Travel Management-Hosting im ITZBund: Eine Erfolgsgeschichte seit über 20 Jahren

Querschnitts-IT

(PresseBox) ( Bonn, )
Das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) hostet in seinen Rechenzentren das Verfahren Travel Management. Die Anwendung bietet derzeit ca. 59.000 Nutzenden aus 45 Bundesbehörden eine digitale Möglichkeit zur Abwicklung von Dienstreisen, Trennungsgeld- und Umzugsangelegenheiten.

Kernelement des Travel Management Systems (TMS) ist die Optimierung und Digitalisierung der Abläufe im Dienstreiseprozess. Dies wird durch die Umstellung des manuellen Dienstreiseantrags-, Dienstreisegenehmigungs- und -abrechnungsverfahrens auf eine webbasierte, workflowgestützte Systemlösung (sog. TMS-Workflow) erreicht. Das System verbindet medienbruchfrei Dienstreisende, ihre Vorgesetzten sowie die Reisevorbereitungs- und Reisekostenabrechnungsstelle. Auf diese Weise wird die Bearbeitung der Anträge erheblich vereinfacht und verkürzt, da wiederholte Dateneingaben ebenso entfallen wie Post- und Botenwege. Reisemittel können im onlinebasierten Direktvertrieb über eine Vielzahl von Schnittstellen (Online Booking Engine (OBE), Bahn Booking Engine (BIBE)) auch ohne Unterstützung eines Reisebüros prozessoptimiert gebucht werden. Gleichzeitig bleiben flexible und individuelle Reiseplanungen möglich.

Die Fachbereiche der Kundenbehörden übernehmen für ihre Dienstreisenden die zentrale Reisevorbereitung und Reisekostenabrechnung, die Berechnung von Trennungsgeld und dienstlich veranlassten Umzugskosten in digitaler Form. Über ein TMS-Portal werden den Dienstreisenden alle für ihre Reiseplanung, -durchführung und -abrechnung relevanten Informationen zur Verfügung gestellt. Hierüber werden die einzelnen IT-Systeme wie der TMS-Workflow, die Buchungsplattform der Deutschen Bahn oder der Hotel Reservation Service zugänglich gemacht. Zudem ist das TMS-Portal die Startseite für alle Online-Anwendungen des Travel Management Systems des Bundes.

Das Travel Management System wurde vom Bundesverwaltungsamt gemeinsam mit dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat entwickelt. Seit über 20 Jahren steht das ITZBund den Kundenbehörden als technischer Ansprechpartner für die Anwendung TMS zur Seite. Das Leistungsangebot des ITZBund beinhaltet die allgemeine Bereitstellung und Überwachung der Netzwerkinfrastruktur und der Serverplattform. Das ITZBund ist zudem für den sicheren und einwandfreien Betrieb und die Pflege der zugrundeliegenden technischen Komponenten der TMS-Software und der angebundenen internen und externen Schnittstellen zuständig. Weiterhin unterstützt das ITZBund seine Kunden im Rahmen des Release-, Change- und Incidentmanagements.
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