Krankenhäuser und andere Organisationen des Gesundheitswesens stehen unter hohem Kostendruck und müssen harte Sparkurse fahren. Besonders beim Informationsmanagement hat die Branche ihre Sparpotenziale aber noch nicht ausgeschöpft: Denn allein für die Archivierung von Dokumenten fallen nach heutigen Erfahrungen im deutschen Gesundheitswesen jedes Jahr Kosten von über 2,5 Milliarden Euro an* – Tendenz steigend. Hinzu kommt, dass die Unterlagen oft auf verschiedenen Medien und an unterschiedlichen Orten archiviert sind. So werden die Stammdaten eines Patienten bei seiner Einlieferung sofort im Krankenhausinformationssystem elektronisch erfasst. Mögliche Befunde vergangener Behandlungen wie Röntgenbilder, EKG oder ehemalige Patientenakten sind dagegen oft auf anderen Medien archiviert. Das erschwert zusätzlich das Ablegen und schnelle Auffinden wichtiger Dokumente und damit auch eine optimale Patientenversorgung. Um sich auf die Patientenpflege konzentrieren zu können und gleichzeitig die Informationsflut in den Griff zu bekommen, sollten Krankenhäuser und Gesundheitsorganisationen auf das Archivmanagement eines externen Dienstleisters zurückgreifen. Iron Mountain, Spezialist für Informationsmanagement, bietet besonders für die Anforderungen des Gesundheitswesens effiziente Lösungen für das Archivieren und Verwalten von Patientenakten.
Zentraler Zugriff auf alle Informationen
Krankenhäuser und Gesundheitsorganisationen können sowohl inaktive Akten als auch ihre aktiven Dokumente von Iron Mountain kostengünstig verwalten lassen. Der externe Dienstleister verwahrt die Patientenakten in hochsicheren Archiven und vernichtet diese auch bei Bedarf nach Ablauf der Archivierungsfrist nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Dadurch sparen Unternehmen wertvollen Platz, der dann für andere Zwecke zur Verfügung steht. Gleichzeitig können Verantwortliche sicher sein, die gesetzlichen Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen und Sicherheit der Patientenakten einzuhalten. Iron Mountain erfüllt zudem die strengen Standards des Qualitätssicherungssystems „Gute Laborpraxis“ (GLP). Dadurch kann das Unternehmen auch GLP-relevantes Archivgut verwalten. Gleichzeitig profitieren Kunden des Gesundheitswesens von den Synergieeffekten der branchenübergreifenden Archivierungsdienste von Iron Mountain.
Ebenso übernimmt Iron Mountain das zeitraubende Einscannen der Dokumente und konvertiert die Patientenakten in eine elektronische Datei. Diese Daten lassen sich in ein herstellerunabhängiges elektronisches Archiv überführen. Damit haben alle Berechtigten über ein zentrales Portal sofort Zugriff auf sämtliche Unterlagen. Je nach Bedarf des Kunden kann Iron Mountain große Mengen vorhandener Unterlagen einscannen oder die Digitalisierung nach Bedarf vornehmen. Bei diesem so genannten Image on Demand (IOD) werden auf Nachfrage dringend benötigte Informationen digitalisiert und im elektronischen Archiv bereitgestellt.
Gesetzeskonforme Sicherheit
Aufgrund gesetzlicher Regularien zur Aufbewahrung, Offenlegung und zum Schutz von Patientenakten scheuen sich jedoch manche Unternehmen, Unterlagen außer Haus zu geben. Zu groß ist die Sorge des Verlusts streng vertraulicher Daten oder bei einer externen Prüfung nicht rechtzeitig auf wichtige Dokumente zugreifen zu können. In diesem Fall können Krankenhäuser und Gesundheitsorganisationen den internen Dokumentenmanagement-Service von Iron Mountain nutzen. Dabei verwalten erfahrene und speziell geschulte Fachkräfte die Archive. Gleichzeitig profitieren Kunden von den hohen Prozess-Standards und neuesten Technologien, die Iron Mountain bietet. Dadurch ist gewährleistet, dass das Archiv auch höchste Sicherheitsansprüche erfüllt und jederzeit den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen ermöglicht.
Dokumentenverfolgung über alle Standorte
Besonders bei Organisationen mit mehreren Standorten stellt die Verfolgung von Dokumenten eine weitere Herausforderung dar. Fehlende oder falsch abgelegte Akten kosten nicht nur wertvolle Zeit, sondern können auch Rechtsstreitigkeiten nach sich ziehen. Hier bietet Iron Mountain mit der Software für das interne Aktenmanagement eine zuverlässige und kosteneffektive Lösung für das Verwalten, Ergänzen, Suchen und Abrufen von Unterlagen. Dabei erhält jede Papierakte einen individuellen Barcode, der sich einscannen und im System hinterlegen lässt. Wechselt das Dokument seinen Standort, wird diese Information durch erneutes Einscannen des Codes im System hinterlegt. So ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter alle Unterlagen jederzeit wieder auffinden können.
„Platzprobleme, personelle Ressourcenknappheit, komplexe Archiv- und Managementstrukturen, lange Aufbewahrungsfristen und strenge gesetzliche Vorgaben – die Herausforderungen für das Gesundheitswesen sind komplexer denn je. Mit der Übertragung des Informationsmanagements an einen externen Spezialisten wie Iron Mountain können sich Gesundheitsorganisationen wieder verstärkt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, das Personal entlasten sowie Aufwand und Kosten senken. Neben freien Ressourcen profitieren Verantwortliche auch von der Sicherheit, alle notwendigen gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und die Patienten optimal zu versorgen“, sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.
* Prof. Dr. Paul Schmücker, Institut für Medizinische Informatik, Hochschule Mannheim, 2008
Zentraler Zugriff auf alle Informationen
Krankenhäuser und Gesundheitsorganisationen können sowohl inaktive Akten als auch ihre aktiven Dokumente von Iron Mountain kostengünstig verwalten lassen. Der externe Dienstleister verwahrt die Patientenakten in hochsicheren Archiven und vernichtet diese auch bei Bedarf nach Ablauf der Archivierungsfrist nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Dadurch sparen Unternehmen wertvollen Platz, der dann für andere Zwecke zur Verfügung steht. Gleichzeitig können Verantwortliche sicher sein, die gesetzlichen Vorgaben zu Aufbewahrungsfristen und Sicherheit der Patientenakten einzuhalten. Iron Mountain erfüllt zudem die strengen Standards des Qualitätssicherungssystems „Gute Laborpraxis“ (GLP). Dadurch kann das Unternehmen auch GLP-relevantes Archivgut verwalten. Gleichzeitig profitieren Kunden des Gesundheitswesens von den Synergieeffekten der branchenübergreifenden Archivierungsdienste von Iron Mountain.
Ebenso übernimmt Iron Mountain das zeitraubende Einscannen der Dokumente und konvertiert die Patientenakten in eine elektronische Datei. Diese Daten lassen sich in ein herstellerunabhängiges elektronisches Archiv überführen. Damit haben alle Berechtigten über ein zentrales Portal sofort Zugriff auf sämtliche Unterlagen. Je nach Bedarf des Kunden kann Iron Mountain große Mengen vorhandener Unterlagen einscannen oder die Digitalisierung nach Bedarf vornehmen. Bei diesem so genannten Image on Demand (IOD) werden auf Nachfrage dringend benötigte Informationen digitalisiert und im elektronischen Archiv bereitgestellt.
Gesetzeskonforme Sicherheit
Aufgrund gesetzlicher Regularien zur Aufbewahrung, Offenlegung und zum Schutz von Patientenakten scheuen sich jedoch manche Unternehmen, Unterlagen außer Haus zu geben. Zu groß ist die Sorge des Verlusts streng vertraulicher Daten oder bei einer externen Prüfung nicht rechtzeitig auf wichtige Dokumente zugreifen zu können. In diesem Fall können Krankenhäuser und Gesundheitsorganisationen den internen Dokumentenmanagement-Service von Iron Mountain nutzen. Dabei verwalten erfahrene und speziell geschulte Fachkräfte die Archive. Gleichzeitig profitieren Kunden von den hohen Prozess-Standards und neuesten Technologien, die Iron Mountain bietet. Dadurch ist gewährleistet, dass das Archiv auch höchste Sicherheitsansprüche erfüllt und jederzeit den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen ermöglicht.
Dokumentenverfolgung über alle Standorte
Besonders bei Organisationen mit mehreren Standorten stellt die Verfolgung von Dokumenten eine weitere Herausforderung dar. Fehlende oder falsch abgelegte Akten kosten nicht nur wertvolle Zeit, sondern können auch Rechtsstreitigkeiten nach sich ziehen. Hier bietet Iron Mountain mit der Software für das interne Aktenmanagement eine zuverlässige und kosteneffektive Lösung für das Verwalten, Ergänzen, Suchen und Abrufen von Unterlagen. Dabei erhält jede Papierakte einen individuellen Barcode, der sich einscannen und im System hinterlegen lässt. Wechselt das Dokument seinen Standort, wird diese Information durch erneutes Einscannen des Codes im System hinterlegt. So ist sichergestellt, dass die Mitarbeiter alle Unterlagen jederzeit wieder auffinden können.
„Platzprobleme, personelle Ressourcenknappheit, komplexe Archiv- und Managementstrukturen, lange Aufbewahrungsfristen und strenge gesetzliche Vorgaben – die Herausforderungen für das Gesundheitswesen sind komplexer denn je. Mit der Übertragung des Informationsmanagements an einen externen Spezialisten wie Iron Mountain können sich Gesundheitsorganisationen wieder verstärkt auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, das Personal entlasten sowie Aufwand und Kosten senken. Neben freien Ressourcen profitieren Verantwortliche auch von der Sicherheit, alle notwendigen gesetzlichen Vorschriften einzuhalten und die Patienten optimal zu versorgen“, sagt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.
* Prof. Dr. Paul Schmücker, Institut für Medizinische Informatik, Hochschule Mannheim, 2008
