Ab dem 31. Januar 2007 wird die neue europäische Richtlinie "Markets in Financial Instruments Directive“ oder kurz MiFID in Kraft treten und ab November 2007 dann in nationales Recht übergehen. Ziele dieser Direktive sind ein verbesserter Anlegerschutz, mehr Transparenz bei der Anlageberatung, ein größerer Wettbewerb und die Harmonisierung des europäischen Finanzmarktes. MiFID verpflichtet die Banken dazu, ehrlich, redlich und professionell im besten Interesse ihrer Kunden zu handeln. Im Klartext bedeutet dies, dass Banken erstmals die Kosten für Finanzdienstleistungen und Provisionen schonungslos offen legen müssen. Experten befürchten durch MiFID eine Informationsflut, die für die Finanzinstitutionen ähnliche Auswirkungen wie der Übergang ins Jahr 2000 oder Basel II und Sarbanes Oxley haben könnten. Die Firma Iron Mountain Incorporated (NYSE:IRM) wird deshalb eine Beratungsinitiative speziell für den Banken- und Finanzsektor starten, um die Branche bei der Vorbereitung ihrer Informationsmanagement-Systeme auf MiFID optimal zu unterstützen. Iron Mountain ist ein globaler Anbieter von Information Protection und Storage Services und unterstützt Unternehmen zudem bei der Einhaltung globaler und regionaler Vorschriften und Compliance-Standards sowie bei der Sicherung von Informationen im Katastrophenfall. Iron Mountain betreut mehr als 70% der weltweit größten Banken beim Management, der Sicherung und Archivierung ihrer Informationen.
Um die Informationsflut durch MiFID zu bewältigen, raten die Experten von Iron Mountain zur Beachtung folgender Regeln:
-Keine Zeit verlieren: Da MiFID ab 2007 in Kraft tritt, sollte in den nächsten Monaten mit den Planungen für das künftige Akten- und Informationsmanagement begonnen werden. Nur so kann ein zusätzlicher Kapital- und Ressourcenbedarf rechtzeitig einkalkuliert werden.
-Bestandsaufnahme: Jetzt ist es an der Zeit, die Anforderungen und Konsequenzen durch MiFID zu ermessen und eine interne Bestandsaufnahme durchzuführen, um Änderungen rechtzeitig ins Auge zu fassen. Es muss sichergestellt sein, dass die Unternehmensleitung sowie insbesondere der Chief Information Officer (CIO) und der Chief Financial Officer (CFO) über die Konsequenzen von MiFID und die Auswirkungen auf die Funktionsträger unter den Mitarbeitern Bescheid wissen. Gezielte Personalschulungen helfen, den künftig anfallenden Zeit- und Arbeitsaufwand enorm zu senken – besonders in Bezug auf die Aufrechterhaltung eines reibungslosen Geschäftsbetriebs.
-Informationen sichern: Banken sollten sicherstellen, dass alle potenziell von der Direktive erfassten Dokumente – gleich ob in physischer oder digitalisierter Form – in einer sicheren und geschützten Umgebung abgelegt werden. Online-Datensicherung, Electronic Vaulting und die Off-Site-Speicherung sollten zu einem Gesamtkonzept integriert werden.
-Akten managen und nicht horten: Die bevorstehende Einführung von MiFID sollte die Zuständigen nicht dazu veranlassen, einfach alles abzuspeichern, nur um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein. Akten müssen gemanagt und nicht gehortet werden. Deshalb sollte jedes installierte System flexibel genug sein, um künftige Anforderungen jeglicher Art zu erfüllen.
„Schlagzeilen über neue Vorschriften sollten nicht dazu führen, dass Unternehmen in Panik geraten und das Management ihrer Online- und Offline-Dokumente einfach vollständig umstrukturieren“, rät Andy Maurice, Head of Consultancy bei Iron Mountain. „Schließlich ist MiFID nur eine von 40 EU-Direktiven, die bis zum Jahr 2010 auf dem Finanzsektor umgesetzt werden. Worauf es aber bei MiFID heute ankommt, ist eine klare Planung und Strukturierung des Records Management. Mit Hilfe unserer Beratung und unseren Services im Bereich Informationsmanagement und Informationssicherung gewährleisten wir unseren Kunden, dass ihre Systeme und Prozesse flexibel mit den Folgen von künftigen Compliance-Anforderungen fertig werden.“
Um die Informationsflut durch MiFID zu bewältigen, raten die Experten von Iron Mountain zur Beachtung folgender Regeln:
-Keine Zeit verlieren: Da MiFID ab 2007 in Kraft tritt, sollte in den nächsten Monaten mit den Planungen für das künftige Akten- und Informationsmanagement begonnen werden. Nur so kann ein zusätzlicher Kapital- und Ressourcenbedarf rechtzeitig einkalkuliert werden.
-Bestandsaufnahme: Jetzt ist es an der Zeit, die Anforderungen und Konsequenzen durch MiFID zu ermessen und eine interne Bestandsaufnahme durchzuführen, um Änderungen rechtzeitig ins Auge zu fassen. Es muss sichergestellt sein, dass die Unternehmensleitung sowie insbesondere der Chief Information Officer (CIO) und der Chief Financial Officer (CFO) über die Konsequenzen von MiFID und die Auswirkungen auf die Funktionsträger unter den Mitarbeitern Bescheid wissen. Gezielte Personalschulungen helfen, den künftig anfallenden Zeit- und Arbeitsaufwand enorm zu senken – besonders in Bezug auf die Aufrechterhaltung eines reibungslosen Geschäftsbetriebs.
-Informationen sichern: Banken sollten sicherstellen, dass alle potenziell von der Direktive erfassten Dokumente – gleich ob in physischer oder digitalisierter Form – in einer sicheren und geschützten Umgebung abgelegt werden. Online-Datensicherung, Electronic Vaulting und die Off-Site-Speicherung sollten zu einem Gesamtkonzept integriert werden.
-Akten managen und nicht horten: Die bevorstehende Einführung von MiFID sollte die Zuständigen nicht dazu veranlassen, einfach alles abzuspeichern, nur um für alle Eventualitäten gerüstet zu sein. Akten müssen gemanagt und nicht gehortet werden. Deshalb sollte jedes installierte System flexibel genug sein, um künftige Anforderungen jeglicher Art zu erfüllen.
„Schlagzeilen über neue Vorschriften sollten nicht dazu führen, dass Unternehmen in Panik geraten und das Management ihrer Online- und Offline-Dokumente einfach vollständig umstrukturieren“, rät Andy Maurice, Head of Consultancy bei Iron Mountain. „Schließlich ist MiFID nur eine von 40 EU-Direktiven, die bis zum Jahr 2010 auf dem Finanzsektor umgesetzt werden. Worauf es aber bei MiFID heute ankommt, ist eine klare Planung und Strukturierung des Records Management. Mit Hilfe unserer Beratung und unseren Services im Bereich Informationsmanagement und Informationssicherung gewährleisten wir unseren Kunden, dass ihre Systeme und Prozesse flexibel mit den Folgen von künftigen Compliance-Anforderungen fertig werden.“
