Schon in den 1960er Jahren war das papierlose Büro eine Zukunftsvision. Mit der Verbreitung der Digitalisierung nimmt der Gedanke an eine Unternehmensführung, bei der vollständig auf bedrucktes Papier verzichtet werden kann, zunehmend Gestalt an. Dennoch wird bei kritischer Betrachtung eines deutlich: In den meisten Fällen bleibt es beim frommen Wunsch oder zumindest bei partiellen Bemühungen. Auch wenn E-Mail und elektronische Text- und Datenverarbeitung heute für die überwiegende Mehrheit deutscher Unternehmen zum Alltag gehören, ist die Arbeit mit Papier nach wie vor scheinbar unverzichtbar. Spätestens wenn es darum geht, ein Geschäftsanbahnung zu einem verbindlichen Abschluss zu bringen, greifen die meisten Unternehmen buchstäblich zu Stift und Papier und setzen eine Unterschrift unter einen gedruckten Vertrag.
Nicht nur aus ökologischer Sicht ist dieses Hemmnis bedauerlich. Für Unternehmen entstehen so Kosten und Aufwand, die in vielen Fällen vermeidbar wären. Dabei geht es nicht allein um Papier und Tinte; insbesondere die Versuche, die analoge Welt mit der digitalen zu verbinden, verursachen oft enormen Aufwand.
„Den Nutzen der Digitalisierung analoger Geschäftsprozesse haben die meisten Unternehmen durchaus erkannt“, weiß Klaus Kohlbauer, Geschäftsführer der infosense GmbH. „Alleine die Ablage und das gesamte analoge Dokumentenmanagement verursachen wirtschaftlich relevanten Aufwand. Trotzdem wird in vielen Unternehmen jeder analoge Schriftwechsel, vor allen Dingen vom Kunden unterschriebene Verträge, zusätzlich digitalisiert. Das heißt in der Praxis: Vertrag ausdrucken, Dokument übergeben und nach Unterschrift einscannen und digital ablegen. Das ist im Zeitalter von E-Commerce alles, nur nicht zeitgemäß.“
Mit der Einbindung einer elektronischen Unterschrift in das CRM-System iscrm bietet die infosense GmbH Unternehmen die Möglichkeit, den Prozess der klassischen Unterschrift deutlich zu optimieren und damit nachhaltig und wirtschaftlich zu verbessern.
Selbst wenn in vielen Fällen formaljuristisch ganz auf eine Unterschrift verzichtet werden könnte, da Verträge rechtsverbindlich auch ohne diese zustande kommen, verdient die klassische Unterschrift weiterhin Beachtung. So zeigen Studien, dass sich Kunden durch eine Unterschrift eher an einen Vertrag gebunden fühlen und weniger häufig von einem Rücktrittsrecht Gebrauch machen. Umgekehrt ist die Unterschrift des Anbieters unter einem Schriftstück für viele Kunden gewissermaßen eine vertrauensbildende Maßnahme, im Vergleich zu offensichtlich rein elektronisch erstellten Schreiben.
Die Verwendung einer elektronischen Unterschrift ist in Verbindung mit einem CRM-System für Unternehmen und Kunden gleichermaßen denkbar einfach. Die Unterschrift des Verantwortlichen im Unternehmen wird einmal erfasst, hinterlegt und kann so einem neuen Dokument zugeordnet werden. Dabei entfallen das aufwendige Einscannen und Bearbeiten einer Unterschrift. Stattdessen wird diese per Touchscreen, idealerweise mittels Touchpen oder alternativ auch mit dem Finger oder der Computermaus erfasst.
Hinsichtlich der Erfassung der Unterschrift des Kunden bietet sich die elektronische Unterschrift vor allen Dingen dort an, wo es zum direkten Kundenkontakt kommt. Vertriebsmitarbeiter können Verträge vor Ort beim Kunden auf Laptop oder Tablet-PC erstellen und vom Kunden sofort unterschreiben lassen. Dies hat nicht zuletzt den Vorteil, dass der unterschriebene Vertrag sofort digital vorliegt, zum Beispiel an die interne Prüfung weitergeleitet und dort bearbeitet werden kann. Zusätzlicher Aufwand und Verzögerung durch die Übermittlung analoger Vertragsunterlagen entfallen. Eine Kopie eines so unterzeichneten Vertrags kann dem Kunden unmittelbar übersandt werden, sodass auch für ihn eine zusätzliche Wartezeit und auch der Umgang mit gedruckten Vertragsunterlagen entfallen.
„In Kombination mit den vielfältigen weiteren Funktionen unseres iscrm bietet die digitale Unterschrift vielfältige Einsatzmöglichkeiten und beschränkt sich nicht auf einzelne Branchen“, betont Kohlbauer. „Von mittelständischen Handwerksbetrieb, über Vermieter bis hin zu Unternehmen mit vielen Vertriebsmitarbeitern im Außendienst – überall dort, wo die Unterschrift unverzichtbar ist oder zumindest als Zeichen der Seriosität angesehen wird, kann die elektronische Unterschrift Unternehmen und Kunden das Leben erleichtern und gleichzeitig Kosten sparen und Umwelt schonen.“
Nicht nur aus ökologischer Sicht ist dieses Hemmnis bedauerlich. Für Unternehmen entstehen so Kosten und Aufwand, die in vielen Fällen vermeidbar wären. Dabei geht es nicht allein um Papier und Tinte; insbesondere die Versuche, die analoge Welt mit der digitalen zu verbinden, verursachen oft enormen Aufwand.
„Den Nutzen der Digitalisierung analoger Geschäftsprozesse haben die meisten Unternehmen durchaus erkannt“, weiß Klaus Kohlbauer, Geschäftsführer der infosense GmbH. „Alleine die Ablage und das gesamte analoge Dokumentenmanagement verursachen wirtschaftlich relevanten Aufwand. Trotzdem wird in vielen Unternehmen jeder analoge Schriftwechsel, vor allen Dingen vom Kunden unterschriebene Verträge, zusätzlich digitalisiert. Das heißt in der Praxis: Vertrag ausdrucken, Dokument übergeben und nach Unterschrift einscannen und digital ablegen. Das ist im Zeitalter von E-Commerce alles, nur nicht zeitgemäß.“
Mit der Einbindung einer elektronischen Unterschrift in das CRM-System iscrm bietet die infosense GmbH Unternehmen die Möglichkeit, den Prozess der klassischen Unterschrift deutlich zu optimieren und damit nachhaltig und wirtschaftlich zu verbessern.
Selbst wenn in vielen Fällen formaljuristisch ganz auf eine Unterschrift verzichtet werden könnte, da Verträge rechtsverbindlich auch ohne diese zustande kommen, verdient die klassische Unterschrift weiterhin Beachtung. So zeigen Studien, dass sich Kunden durch eine Unterschrift eher an einen Vertrag gebunden fühlen und weniger häufig von einem Rücktrittsrecht Gebrauch machen. Umgekehrt ist die Unterschrift des Anbieters unter einem Schriftstück für viele Kunden gewissermaßen eine vertrauensbildende Maßnahme, im Vergleich zu offensichtlich rein elektronisch erstellten Schreiben.
Die Verwendung einer elektronischen Unterschrift ist in Verbindung mit einem CRM-System für Unternehmen und Kunden gleichermaßen denkbar einfach. Die Unterschrift des Verantwortlichen im Unternehmen wird einmal erfasst, hinterlegt und kann so einem neuen Dokument zugeordnet werden. Dabei entfallen das aufwendige Einscannen und Bearbeiten einer Unterschrift. Stattdessen wird diese per Touchscreen, idealerweise mittels Touchpen oder alternativ auch mit dem Finger oder der Computermaus erfasst.
Hinsichtlich der Erfassung der Unterschrift des Kunden bietet sich die elektronische Unterschrift vor allen Dingen dort an, wo es zum direkten Kundenkontakt kommt. Vertriebsmitarbeiter können Verträge vor Ort beim Kunden auf Laptop oder Tablet-PC erstellen und vom Kunden sofort unterschreiben lassen. Dies hat nicht zuletzt den Vorteil, dass der unterschriebene Vertrag sofort digital vorliegt, zum Beispiel an die interne Prüfung weitergeleitet und dort bearbeitet werden kann. Zusätzlicher Aufwand und Verzögerung durch die Übermittlung analoger Vertragsunterlagen entfallen. Eine Kopie eines so unterzeichneten Vertrags kann dem Kunden unmittelbar übersandt werden, sodass auch für ihn eine zusätzliche Wartezeit und auch der Umgang mit gedruckten Vertragsunterlagen entfallen.
„In Kombination mit den vielfältigen weiteren Funktionen unseres iscrm bietet die digitale Unterschrift vielfältige Einsatzmöglichkeiten und beschränkt sich nicht auf einzelne Branchen“, betont Kohlbauer. „Von mittelständischen Handwerksbetrieb, über Vermieter bis hin zu Unternehmen mit vielen Vertriebsmitarbeitern im Außendienst – überall dort, wo die Unterschrift unverzichtbar ist oder zumindest als Zeichen der Seriosität angesehen wird, kann die elektronische Unterschrift Unternehmen und Kunden das Leben erleichtern und gleichzeitig Kosten sparen und Umwelt schonen.“
