Ein gut strukturiertes Dokumentenmanagement-System kann den Anwendern Zeit sparen, die Durchlaufzeiten erhöhen und die Effizienz steigern. Zusätzlich lassen sich Geschäftsprozesse optimieren und das Risiko, Dokumente zu verlieren, wird verringert. Treiber des Themas Dokumentenmanagement sind neben gesetzlichen Anforderungen auch Risikominimierung und Kostenreduzierungsmöglichkeiten.
Bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems sollten Anwenderunternehmen auf folgende Kriterien ein besonderes Augenmerk richten:
Kosten: Einstiegssysteme sind durchaus für wenige Hundert Euro pro Lizenz zu erhalten. Mit zunehmender Funktionalität steigt allerdings auch der Preis.
Skalierbarkeit: Sowohl im Hinblick auf die Anzahl der Nutzer als auch bezüglich der Menge der zu verwaltenden Dokumente sollte das System nicht zu schnell an Grenzen stoßen.
Einfache Einführung: Das Basissystem sollte schnell und möglichst ohne Systemumstellungen installiert und konfiguriert werden können.
Einfache Bedienung: Browser-Benutzeroberflächen haben sich als sinnvoll erwiesen.
Vor der Entscheidung für ein System sollten die Anwenderunternehmen einen Überblick haben, welche Dokumententypen und Inhalte verwaltet werden sollen und welche weiteren Geschäftsprozesse damit verbunden sind. Auch die eigene IT-Umgebung und die Schnittstellen zum DMS sollten berücksichtigt werden. Wichtig ist auch zu definieren, welche Probleme durch die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems gelöst werden sollen, um eine zielorientierte Auswahl treffen zu können.