Wie entsteht eigentlich ein Projekt? Manchmal hat man den Eindruck, Projekte entstehen, weil der Chef schlecht geschlafen hat, zuviel Zeit zum Nachdenken hatte und dabei eine Idee geboren wurde. Manchmal sind sie eine Reaktion auf äußere Veränderungen; manchmal kommen sie von innen, um eine Entwicklung voranzutreiben, zu gestalten und zu steuern. Was immer auch die Motivation ist, am Anfang des Projektes steht eine mehr oder weniger diffuse Idee, für eine bestimmte Zeit etwas Einmaliges, etwas Besonderes im Unternehmen zu machen. Wo immer sie hergekommen ist, jetzt ist sie da: Die Idee. Und damit einer der kritischsten Punkte in jedem Projekt: Aus der unstrukturierten Idee muss ein wohl durchdachter Projektauftrag werden, der dem ganzen Projekt den Weg zum Erfolg ebnen soll. Diesen Weg bezeichnet man im Projektmanagement als Multiprojektinitiative.
Nebenbei bemerkt: Die webbasierte Projektmanagement-Software ibo netProject der ibo Software GmbH bietet für diesen Weg aus gutem Grund einen eigenen Workflow.
Aber warum ist dieser Schritt so kritisch? Kritisch ist dieser Schritt, weil er ein sorgfältiges Arbeiten erfordert. Aus der Idee müssen die Ziele abgeleitet werden (z. B. mit der SMART-Formel) und die Rahmenbedingungen für das Projekt müssen abgesteckt werden:
• Was darf das ganze Kosten?
• Wer macht mit (Stichwort: Ressourcen)?
• Welche Chancen und welche Risiken sind damit verbunden?
• Welche Rahmenbedingungen müssen sonst noch beachtet werden?
• Was darf die Projektleitung und was nicht (Stichwort: Kompetenzen)?
• In welchen Schritten erfolgt die Projektumsetzung (Stichwort: Meilensteine)?
• Wie ist die Ausgangslage?
• Welche äußeren Einflüsse müssen berücksichtigt werden?
• In welchem organisatorischen Rahmen bewegt sich das Projekt?
Die Beantwortung all dieser Fragen geht leicht auf Kosten der Begeisterung und des Elans bei den Projektinitiatoren. Aber sie ist zwingend notwendig: Alles was im Projektauftrag nicht geregelt ist, sondern nachträglich geklärt werden muss, kostet Kraft, Nerven, Ressourcen und Zeit und gefährdet damit den Projekterfolg. Je nach dem wer die Idee hat, muss er auch erst noch seine Kollegen, seine Vorgesetzten und die Entscheidungsträger für diese Idee begeistern und einen Auftraggeber finden. Auch da kann Energie und Kraft verloren gehen, die eigentlich für den Projektauftrag benötigt wird. In der Praxis hat sich gezeigt: Wenn der Projektauftrag von oben nach unten diktiert wird, reduziert das die Erfolgsaussichten des Projekts von Anfang an. Projektleitung und Projektteam müssen sich mit „ihrem“ Projekt identifizieren. Deshalb sollte der Projektauftrag immer das Ergebnis eines Diskussionsprozesses zwischen Auftraggeber und Projektleitung sein – am besten unter Einbeziehung des Projektteams.
Also zweifellos ein hartes Stück Arbeit, so ein Projektauftrag. Ein hartes Stück Arbeit, das sich im Projekt selbst aber immer bezahlt macht. Von Vorteil ist es da, wenn auch die eingesetzte Software diese Arbeit gezielt und effektiv unterstützt. ibo netProject unterstützt die Multiprojektinitiave von der Idee über den Antrag bis zum Projektauftrag.
In einheitlichen Eingabemasken können Projektanträge ausgefüllt, geprüft und genehmigt werden. Projektmitarbeiter (z. B. die Projektleiter) können ihre Anträge direkt bearbeiten und zur Prüfung oder Genehmigung vorlegen. Ideen, Vorhaben, Anträge und Aufträge werden samt mitgeltenden Unterlagen strukturiert und einheitlich für das ganze Unternehmen verwaltet und zur Verfügung gestellt. Alle Unterlagen können unabhängig vom Dateiformat zu den einzelnen Ideen und Anträgen abgelegt und von dort aufgerufen werden.
Die Projekte können direkt aus den genehmigten Aufträgen erstellt werden. Dabei werden alle notwendigen Projektinformationen automatisch in das Projekt übernommen. Die verschiedenen Teilnehmer des Workflows (z. B. Antragsteller oder Prüfer) werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn sie mit dem nächsten Bearbeitungsschritt an der Reihe sind. Per Wiedervorlage werden Sie automatisch per E-Mail an zurückgestellte Vorhaben erinnert.
Weitere Informationen zur webbasierten Projektmanagement-Software ibo netProject finden Sie auf der Produkthomepage: www.netProject.de.
Nebenbei bemerkt: Die webbasierte Projektmanagement-Software ibo netProject der ibo Software GmbH bietet für diesen Weg aus gutem Grund einen eigenen Workflow.
Aber warum ist dieser Schritt so kritisch? Kritisch ist dieser Schritt, weil er ein sorgfältiges Arbeiten erfordert. Aus der Idee müssen die Ziele abgeleitet werden (z. B. mit der SMART-Formel) und die Rahmenbedingungen für das Projekt müssen abgesteckt werden:
• Was darf das ganze Kosten?
• Wer macht mit (Stichwort: Ressourcen)?
• Welche Chancen und welche Risiken sind damit verbunden?
• Welche Rahmenbedingungen müssen sonst noch beachtet werden?
• Was darf die Projektleitung und was nicht (Stichwort: Kompetenzen)?
• In welchen Schritten erfolgt die Projektumsetzung (Stichwort: Meilensteine)?
• Wie ist die Ausgangslage?
• Welche äußeren Einflüsse müssen berücksichtigt werden?
• In welchem organisatorischen Rahmen bewegt sich das Projekt?
Die Beantwortung all dieser Fragen geht leicht auf Kosten der Begeisterung und des Elans bei den Projektinitiatoren. Aber sie ist zwingend notwendig: Alles was im Projektauftrag nicht geregelt ist, sondern nachträglich geklärt werden muss, kostet Kraft, Nerven, Ressourcen und Zeit und gefährdet damit den Projekterfolg. Je nach dem wer die Idee hat, muss er auch erst noch seine Kollegen, seine Vorgesetzten und die Entscheidungsträger für diese Idee begeistern und einen Auftraggeber finden. Auch da kann Energie und Kraft verloren gehen, die eigentlich für den Projektauftrag benötigt wird. In der Praxis hat sich gezeigt: Wenn der Projektauftrag von oben nach unten diktiert wird, reduziert das die Erfolgsaussichten des Projekts von Anfang an. Projektleitung und Projektteam müssen sich mit „ihrem“ Projekt identifizieren. Deshalb sollte der Projektauftrag immer das Ergebnis eines Diskussionsprozesses zwischen Auftraggeber und Projektleitung sein – am besten unter Einbeziehung des Projektteams.
Also zweifellos ein hartes Stück Arbeit, so ein Projektauftrag. Ein hartes Stück Arbeit, das sich im Projekt selbst aber immer bezahlt macht. Von Vorteil ist es da, wenn auch die eingesetzte Software diese Arbeit gezielt und effektiv unterstützt. ibo netProject unterstützt die Multiprojektinitiave von der Idee über den Antrag bis zum Projektauftrag.
In einheitlichen Eingabemasken können Projektanträge ausgefüllt, geprüft und genehmigt werden. Projektmitarbeiter (z. B. die Projektleiter) können ihre Anträge direkt bearbeiten und zur Prüfung oder Genehmigung vorlegen. Ideen, Vorhaben, Anträge und Aufträge werden samt mitgeltenden Unterlagen strukturiert und einheitlich für das ganze Unternehmen verwaltet und zur Verfügung gestellt. Alle Unterlagen können unabhängig vom Dateiformat zu den einzelnen Ideen und Anträgen abgelegt und von dort aufgerufen werden.
Die Projekte können direkt aus den genehmigten Aufträgen erstellt werden. Dabei werden alle notwendigen Projektinformationen automatisch in das Projekt übernommen. Die verschiedenen Teilnehmer des Workflows (z. B. Antragsteller oder Prüfer) werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, wenn sie mit dem nächsten Bearbeitungsschritt an der Reihe sind. Per Wiedervorlage werden Sie automatisch per E-Mail an zurückgestellte Vorhaben erinnert.
Weitere Informationen zur webbasierten Projektmanagement-Software ibo netProject finden Sie auf der Produkthomepage: www.netProject.de.
