Leicht gemacht hatte es sich das Landratsamt Karlsruhe nicht mit der Suche nach einem geeigneten Dokumentenmanagementsystem für den gesamten Landkreis. Mehr als 20 Systeme aller Top-Anbieter wurden im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung getestet. Das Ergebnis: Nur das Programm der Firma Hans Held GmbH aus Stuttgart REGISAFE IQ war in der Lage, die komplexen Anforderungen im Landkreis Karlsruhe vollständig abzudecken. Jetzt wird das System in der Landkreisverwaltung großflächig eingeführt, in der Endausbaustufe werden dann über 1.200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Schriftverkehr mit REGISAFE IQ digital abwickeln, auf elektronischem Wege Dokumente verwalten und archivieren u.v.m.
„Über fünf Jahre lang haben wir den Markt eingehend studiert“, erklärt Helmut Ernst, Abteilungsleiter für interne Organisation im Landratsamt, „und kein System gefunden, welches unsere Arbeitsweise so exakt abgebildet hätte, wie es REGISAFE IQ vermag.“ Dem Wettbewerb überlegen war REGISAFE IQ zudem in der Funktionsbreite und – besonders wichtig für die Entscheider in Karlsruhe – bei der Bedienbarkeit. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen schließlich tagaus tagein mit der Software arbeiten“, so Helmut Ernst, „als wir gemerkt haben, dass die Anwender in der Testphase mit REGISAFE IQ deutlich am besten zurechtkamen, war eigentlich schon alles klar.“
Derzeit läuft die Startphase mit knapp 100 Arbeitsplätzen, im Endstadium sollen es rund 1.200 sein. Das Landratsamt nutzt dann nahezu alle Funktionen von REGISAFE IQ – von der Aktenplan-, Schriftgut- und Registratur-Verwaltung über die Integration in verschiedenste Fachverfahren, die Anbindung an SAP R/3 und das Formularwesen bis hin zur elektronischen Archivlösung. Auch bei „OK.Vorfahrt“ ist die Hans Held GmbH auf der Überholspur. Zu diesem KFZ-Zulassungsverfahren bietet REGISAFE IQ eine Standard-Schnittstelle – eine Kombination, die in Bayern bereits eingeführt wurde. Beste Voraussetzungen also auch für einen ähnlichen Einsatz in Baden-Württemberg.
Bis Anfang 2005 hatte man im Landkreis Karlsruhe nur auf Papierbasis gearbeitet. Der Platzbedarf für die Akten wurde immer größer, mit der Verwaltungsreform zum 1.Januar 2005 kamen dann noch einmal rund acht Kilometer Akten hinzu. Spätestens da standen die Karlsruher vor der Frage: Entweder neue Räume anmieten oder auf entsprechende Software umsteigen. Schon seit mehreren Jahren hatte man den Markt sondiert auf der Suche nach einer geeigneten Lösung zur elektronischen Verwaltung und Archivierung der Dokumente und sämtlichen Schriftguts. Langfristig sollten möglichst viele Informationen nur noch digital vorgehalten werden – außer in gesetzlich vorgeschriebenen Sonderfällen, etwa bei bestimmten Verträgen oder Dokumenten- und Urkundscharakter, die man auch weiterhin auf Papier vorhalten wird.
Gerade, dass REGISAFE IQ den hybriden Ansatz verfolgt mit problemloser Realisierung der Schwerpunkte – Papierarchivierung wo es nötig ist, elektronische Verwaltung, wo es möglich ist – war für die IT-Verantwortlichen in Karlsruhe ein großer Pluspunkt. „Dies entspricht genau unserer Denkweise“, so Helmut Ernst. Die Software bildet die Arbeitsweise der bisher bewährten Ablage identisch ab und berücksichtigt dabei vor allem den kommunalen Aktenplan. Diesen hatten die Experten der Hans Held GmbH in enger Zusammenarbeit mit dem Landkreis Karlsruhe auf die Bedürfnisse des Landkreises hin erstellt und eingeführt. „Es gibt keinen Hersteller am Markt, der sich durch seine Vorreiterrolle bei der Erstellung von Aktenplänen so gut in die Bedürfnisse und Arbeitsabläufe öffentlicher Kommunen hineindenken kann wie die Hans Held GmbH“, ist Helmut Ernst überzeugt, „auf Basis dieser Erfahrungen bietet das Unternehmen die umfassendste Lösung und war für uns daher erste Wahl.“
Auch viele der zum Landkreis gehörenden Gemeinden haben bereits REGISAFE IQ im Einsatz. Sie werden in den jetzt abgeschlossenen Rahmenvertrag mit eingebunden und erhalten bei der Einführung weiterer REGISAFE IQ Module künftig die gleichen Konditionen wie das Landratsamt.
„Über fünf Jahre lang haben wir den Markt eingehend studiert“, erklärt Helmut Ernst, Abteilungsleiter für interne Organisation im Landratsamt, „und kein System gefunden, welches unsere Arbeitsweise so exakt abgebildet hätte, wie es REGISAFE IQ vermag.“ Dem Wettbewerb überlegen war REGISAFE IQ zudem in der Funktionsbreite und – besonders wichtig für die Entscheider in Karlsruhe – bei der Bedienbarkeit. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen schließlich tagaus tagein mit der Software arbeiten“, so Helmut Ernst, „als wir gemerkt haben, dass die Anwender in der Testphase mit REGISAFE IQ deutlich am besten zurechtkamen, war eigentlich schon alles klar.“
Derzeit läuft die Startphase mit knapp 100 Arbeitsplätzen, im Endstadium sollen es rund 1.200 sein. Das Landratsamt nutzt dann nahezu alle Funktionen von REGISAFE IQ – von der Aktenplan-, Schriftgut- und Registratur-Verwaltung über die Integration in verschiedenste Fachverfahren, die Anbindung an SAP R/3 und das Formularwesen bis hin zur elektronischen Archivlösung. Auch bei „OK.Vorfahrt“ ist die Hans Held GmbH auf der Überholspur. Zu diesem KFZ-Zulassungsverfahren bietet REGISAFE IQ eine Standard-Schnittstelle – eine Kombination, die in Bayern bereits eingeführt wurde. Beste Voraussetzungen also auch für einen ähnlichen Einsatz in Baden-Württemberg.
Bis Anfang 2005 hatte man im Landkreis Karlsruhe nur auf Papierbasis gearbeitet. Der Platzbedarf für die Akten wurde immer größer, mit der Verwaltungsreform zum 1.Januar 2005 kamen dann noch einmal rund acht Kilometer Akten hinzu. Spätestens da standen die Karlsruher vor der Frage: Entweder neue Räume anmieten oder auf entsprechende Software umsteigen. Schon seit mehreren Jahren hatte man den Markt sondiert auf der Suche nach einer geeigneten Lösung zur elektronischen Verwaltung und Archivierung der Dokumente und sämtlichen Schriftguts. Langfristig sollten möglichst viele Informationen nur noch digital vorgehalten werden – außer in gesetzlich vorgeschriebenen Sonderfällen, etwa bei bestimmten Verträgen oder Dokumenten- und Urkundscharakter, die man auch weiterhin auf Papier vorhalten wird.
Gerade, dass REGISAFE IQ den hybriden Ansatz verfolgt mit problemloser Realisierung der Schwerpunkte – Papierarchivierung wo es nötig ist, elektronische Verwaltung, wo es möglich ist – war für die IT-Verantwortlichen in Karlsruhe ein großer Pluspunkt. „Dies entspricht genau unserer Denkweise“, so Helmut Ernst. Die Software bildet die Arbeitsweise der bisher bewährten Ablage identisch ab und berücksichtigt dabei vor allem den kommunalen Aktenplan. Diesen hatten die Experten der Hans Held GmbH in enger Zusammenarbeit mit dem Landkreis Karlsruhe auf die Bedürfnisse des Landkreises hin erstellt und eingeführt. „Es gibt keinen Hersteller am Markt, der sich durch seine Vorreiterrolle bei der Erstellung von Aktenplänen so gut in die Bedürfnisse und Arbeitsabläufe öffentlicher Kommunen hineindenken kann wie die Hans Held GmbH“, ist Helmut Ernst überzeugt, „auf Basis dieser Erfahrungen bietet das Unternehmen die umfassendste Lösung und war für uns daher erste Wahl.“
Auch viele der zum Landkreis gehörenden Gemeinden haben bereits REGISAFE IQ im Einsatz. Sie werden in den jetzt abgeschlossenen Rahmenvertrag mit eingebunden und erhalten bei der Einführung weiterer REGISAFE IQ Module künftig die gleichen Konditionen wie das Landratsamt.
