Was unterscheidet die E-Mail vom klassischen Brief?

Korrespondenz, so gelingt sie (inkl. E-Mail Korrespondenz) (PresseBox) ( Fürstenzell, )
Brief und E-Mail unterscheidet nicht viel – und doch eine ganze Menge. Zum einen gilt für den Brief das Briefgeheimnis. Das besagt, dass zunächst nur der Adressat das Schreiben lesen darf. Nur wenn er den Brief jemand anderem zum Lesen gibt, darf derjenige ihn ebenfalls lesen. Für E-Mails, die auch im geschäftlichen Verkehr häufig unverschlüsselt versendet werden, gilt das nicht. Im Gegenteil, sie sind sogar öffentlich einsehbar. Wer den verschlüsselten und damit geschützten Versand wählt, stellt für die E-Mail wieder mehr Privatheit her.

Als Nächstes ist die E-Mail schneller am Ziel als der Brief. Sie ist in der Regel auch schneller geschrieben, muss nicht ausgedruckt und zur Post gebracht werden. Eine E-Mail braucht mehr als der klassische Brief eine gute Betreffzeile. Denn die Betreffzeile entscheidet mit, ob eine E-Mail geöffnet oder gelöscht wird.

Für beide Kommunikationsinstrumente gilt beim Verfassen die gleiche Sorgfaltspflicht. Das bedeutet, die Fehlerquote sollte in Richtung Null tendieren. Das ist in der E-Mail schwieriger zu erreichen, eben weil sie so schnell verschickt werden kann und vielen von uns Fehler auf Papier eher auffallen als in elektronischer Form. Außerdem gibt es in Unternehmen für Briefe häufig das Vier-Augen-Prinzip, nicht aber für E-Mails.

Andererseits kann man bei E-Mails beliebig viele Menschen mit in den Verteiler aufnehmen, sichtbar und unsichtbar. Das verführt schon mal zu langen Listen, kann aber auch nützlich sein. Briefe werden dagegen weniger häufig in Kopie an Dritte geschickt.

Mit der E-Mail haben wir quasi so etwas wie die gute alte Hauspost jetzt auch für Kunden und Lieferanten. Denn schließlich kann man mit der Antwortfunktion alle Infos zu einem Projekt in einer Hin-und-Her-E-Mail sammeln und jederzeit einsehen. Das macht bei komplexen Projekten die E-Mail und Übertragungszeit lang und länger. Deshalb ist gerade bei E-Mails Disziplin wichtig: nur schreiben, was zum Thema gehört. Und immer bedenken, wer alles mitliest. Der Vorteil ist allerdings, dass man immer alle Informationen vorliegen hat.

Es spricht also viel für die E-Mail. Das ist sicher auch der Grund für ihren Siegeszug. Nutzen Sie die Vorzüge der schnellen Kommunikation und verzichten Sie darauf, andere mit nichtssagenden Floskel-Mails zu überhäufen.

Die Autorin:
Gabriele Baron, seit 25 Jahren freiberufliche Texterin sowie Trainerin mit dem Schwerpunkt empfängerorientierte Korrespondenz und Kundenorientierung in der Kommunikation. Autorin u.a. des Bestsellers „Praxisbuch Mailings. Print- und Online-Mailings planen, texten und gestalten.“, mi-Verlag sowie „Glückwunsch! Passende Worte zu Jubiläum, Beförderung & Co.“, Verlag C.H. Beck.

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