Apollo Optik, führender Anbieter von Brillen aller Art, ist flächendeckend mit knapp 700 Filialen in gesamt Deutschland und Österreich tätig. Bei solch einer großen Anzahl an Filialen fällt natürlich eine Menge an Papier und Unterlagen an.
Bei den täglichen Verkäufen in den Niederlassungen werden die Einkäufe häufig mit EC- oder Kreditkarte bezahlt. Nach wie vor ist die gängigste Methode für die Autorisierung der Zahlung die persönliche Unterschrift des Kunden. Die Abrechnungen wurden in der Vergangenheit wochenaktuell gescannt und in einer Datenbank gespeichert. Da diese Belege allerdings keine steuerliche Relevanz haben, entstand im Prinzip Datenmüll, denn die Zugriffe auf die gescannten Belege tendieren nach kurzer Zeit gegen null. Auch sonst entsteht in den Filialen durch die tägliche Arbeit und den Verkauf eine große Anzahl an Dokumenten, die bisher analog in der Zentrale in Schwabach verarbeitet wurden.
Auf der Suche nach einer praktikablen und pragmatischen Lösung ist Apollo auf den Service von FrankenRaster aufmerksam geworden und hat sich letztendlich dafür entschieden. Der Spezialist für Archivlösungen konnte mit seinem Archiv-Service mit On-Demand Zugriff überzeugen. Die Vorteile lagen klar auf der Hand: Kostengünstige Einlagerung, schneller Zugriff auf die Belege und nach Ablauf einer festgelegten Frist datenschutzgerechte Vernichtung durch FrankenRaster.
Lösung:
Wöchentlich werden sämtliche Belege und Kassenzettel der Filialen in die Produktionszentrale nach Buchdorf geschickt und dort verarbeitet. Die EC- und Kreditkartenabrechnungen mit der Originalunterschrift werden nach einem ausgeklügelten System analog eingelagert und stehen somit innerhalb von wenigen Minuten digital zu Verfügung. Bei Unstimmigkeiten mit der Zahlung des Apollo-Kunden wird der Beleg gesucht und digital zur Verfügung gestellt. Die Reaktionszeiten liegen dabei meist unter einer Stunde. Die restlichen Belege der Filialen werden gescannt und direkt in das hausinterne Dokumentenmanagement eingespielt.
„Wir sind überglücklich“ resümiert Armin Summerer, Projektleiter in der zentralen Buchhaltung in Schwabach, „FrankenRaster bietet uns mit Ihrem Archiv-Service mit On-Demand Zugriff die flexible Lösung, ohne das komplette Belegvolumen einscannen zu müssen. Durch die schnellen Reaktionszeiten können wir zeitnah die geplatzten Zahlungen verfolgen und weitaus schneller reagieren.“ Durch die Prozessumstellung spart Apollo Optik auch bares Geld, denn die Kassenzettel werden nicht mehr gescannt und müssen somit auch nicht gespeichert werden.
Bei den täglichen Verkäufen in den Niederlassungen werden die Einkäufe häufig mit EC- oder Kreditkarte bezahlt. Nach wie vor ist die gängigste Methode für die Autorisierung der Zahlung die persönliche Unterschrift des Kunden. Die Abrechnungen wurden in der Vergangenheit wochenaktuell gescannt und in einer Datenbank gespeichert. Da diese Belege allerdings keine steuerliche Relevanz haben, entstand im Prinzip Datenmüll, denn die Zugriffe auf die gescannten Belege tendieren nach kurzer Zeit gegen null. Auch sonst entsteht in den Filialen durch die tägliche Arbeit und den Verkauf eine große Anzahl an Dokumenten, die bisher analog in der Zentrale in Schwabach verarbeitet wurden.
Auf der Suche nach einer praktikablen und pragmatischen Lösung ist Apollo auf den Service von FrankenRaster aufmerksam geworden und hat sich letztendlich dafür entschieden. Der Spezialist für Archivlösungen konnte mit seinem Archiv-Service mit On-Demand Zugriff überzeugen. Die Vorteile lagen klar auf der Hand: Kostengünstige Einlagerung, schneller Zugriff auf die Belege und nach Ablauf einer festgelegten Frist datenschutzgerechte Vernichtung durch FrankenRaster.
Lösung:
Wöchentlich werden sämtliche Belege und Kassenzettel der Filialen in die Produktionszentrale nach Buchdorf geschickt und dort verarbeitet. Die EC- und Kreditkartenabrechnungen mit der Originalunterschrift werden nach einem ausgeklügelten System analog eingelagert und stehen somit innerhalb von wenigen Minuten digital zu Verfügung. Bei Unstimmigkeiten mit der Zahlung des Apollo-Kunden wird der Beleg gesucht und digital zur Verfügung gestellt. Die Reaktionszeiten liegen dabei meist unter einer Stunde. Die restlichen Belege der Filialen werden gescannt und direkt in das hausinterne Dokumentenmanagement eingespielt.
„Wir sind überglücklich“ resümiert Armin Summerer, Projektleiter in der zentralen Buchhaltung in Schwabach, „FrankenRaster bietet uns mit Ihrem Archiv-Service mit On-Demand Zugriff die flexible Lösung, ohne das komplette Belegvolumen einscannen zu müssen. Durch die schnellen Reaktionszeiten können wir zeitnah die geplatzten Zahlungen verfolgen und weitaus schneller reagieren.“ Durch die Prozessumstellung spart Apollo Optik auch bares Geld, denn die Kassenzettel werden nicht mehr gescannt und müssen somit auch nicht gespeichert werden.
