Kaum ein mittelständisches Unternehmen hat sich schon ernsthaft damit auseinander gesetzt, wie die Druck-, Bearbeitungs- und Versandkosten für die täglich erzeugten Postausgangsbelege reduziert werden können. Dabei lassen sich gerade in diesem Bereich oft mehrere zehntausend Euro pro Jahr einsparen.
Einen einfachen Lösungsansatz bieten hier zentrale Print-Output- und Mail-Management-Lösungen. Sie empfangen und analysieren alle Druckdatenströme und entscheiden anhand flexibler Kriterien über den richtigen Kommunikationsweg (Fax, E-Mail, Post) des jeweiligen Dokuments.
Bei Fax- oder E-Mail-Versand erfolgt die Übermittlung meist sofort, auf Wunsch auch mit digitaler Signatur. Im Vergleich zur Briefpost fallen hierfür natürlich nur geringe Gebühren an.
Anders verhält es sich beim Postversand. Alle Dokumente werden in einer Datenbank automatisch gesammelt, nach vorgegebenen Kriterien sortiert und dann postkonform gruppiert. Erst dann erfolgt die Druckausgabe, wenn nötig mit OMR-Codes für das automatische Verpacken in einer Kuvertiermaschine, oder mit Andruck einer elektronischen Briefmarke für DV-Freimachung. Damit entfällt das manuelle Sortieren, Kuvertieren und Frankieren. Durch Anwendung des „intelligenten Duplexdrucks“ kann zudem Papier und nochmals Porto eingespart werden.
Selbst wenn keine Kuvertiermaschine vorhanden ist oder aufgrund zu niedriger Belegmengen die DV-Freimachung der Post nicht in Frage kommt, reduziert sich Aufwand für händische Arbeiten und Versandkosten in vielen Fällen erheblich.
Hilfreiche Informationen und Lösungsansätze finden sich im Internet unter www.dms-optimizer.de
Einen einfachen Lösungsansatz bieten hier zentrale Print-Output- und Mail-Management-Lösungen. Sie empfangen und analysieren alle Druckdatenströme und entscheiden anhand flexibler Kriterien über den richtigen Kommunikationsweg (Fax, E-Mail, Post) des jeweiligen Dokuments.
Bei Fax- oder E-Mail-Versand erfolgt die Übermittlung meist sofort, auf Wunsch auch mit digitaler Signatur. Im Vergleich zur Briefpost fallen hierfür natürlich nur geringe Gebühren an.
Anders verhält es sich beim Postversand. Alle Dokumente werden in einer Datenbank automatisch gesammelt, nach vorgegebenen Kriterien sortiert und dann postkonform gruppiert. Erst dann erfolgt die Druckausgabe, wenn nötig mit OMR-Codes für das automatische Verpacken in einer Kuvertiermaschine, oder mit Andruck einer elektronischen Briefmarke für DV-Freimachung. Damit entfällt das manuelle Sortieren, Kuvertieren und Frankieren. Durch Anwendung des „intelligenten Duplexdrucks“ kann zudem Papier und nochmals Porto eingespart werden.
Selbst wenn keine Kuvertiermaschine vorhanden ist oder aufgrund zu niedriger Belegmengen die DV-Freimachung der Post nicht in Frage kommt, reduziert sich Aufwand für händische Arbeiten und Versandkosten in vielen Fällen erheblich.
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