Reisekosten fallen in den meisten Betrieben an. Unternehmer sollten die Änderungen zum Jahreswechsel kennen. Und sie sollten die Abläufe im Betrieb auf den aktuellen Stand bringen. Was zu beachten ist, und wie Arbeitnehmer und Unternehmer profitieren, verrät Ecovis-Steuerberater Stefan Wirth in Wismar.
Außendienstler, Monteure, aber auch Unternehmer sind je nach Branche und Betrieb häufig unterwegs. Ihren Mitarbeitern können Unternehmer mit steuerfreien Reisekosten Gutes tun. Ab 2020 vergrößert sich hier der Spielraum. Denn mit dem 1. Januar 2020 gelten neue Verpflegungspauschalen. „Doch nicht nur Arbeitnehmer profitieren“, sagt Ecovis-Steuerberater Wirth, „denn auch Unternehmerinnen und Unternehmer können ihre Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen und profitieren somit ebenfalls.“
Was ist das Besondere an den Verpflegungspauschalen?
Wer geschäftlich unterwegs ist, kann sich den Mehraufwand mit den Verpflegungspauschalen ausgleichen lassen. Die Pauschalen gibt es, weil sich die tatsächlich entstandenen Kosten kaum ermitteln lassen. Unternehmer können ihren Mitarbeitern die Pauschalen zusätzlich zum Gehalt auszahlen. Das Charmante daran: Die Pauschalen sind lohnsteuer- und sozialabgabenfrei.
Die neuen steuerfreien Pauschalen ab 2020 im Überblick
Bei mehr als acht Stunden Abwesenheit steigt die Verpflegungspauschale von zwölf auf 14 Euro; bei über 24 Stunden von 24 auf 28 Euro. „Mit zwei Tassen Kaffee und etwas zu Essen im Bordrestaurant der Bahn sind die 14 Euro allerdings schon aufgebraucht“, kommentiert Ecovis-Steuerberater Stefan Wirth in Wismar die seiner Meinung nach schmale Erhöhung. Positiv findet er jedoch die neue acht-Euro Übernachtungspauschale für Lkw-Fahrer. „Viele Fahrer können nur im eigenen Fahrzeug schlafen“, sagt er, „der Gesetzgeber erweitert hier den Arbeitgebern den Spielraum, dass sie das auch anerkennen.“
Jetzt Reisekosten-Formulare aktualisieren
Wer mit Hilfe eines Formulars Reisekosten abrechnet oder eine Reisekostenordnung im Betrieb hat, sollte die hinterlegten Werte zum Jahreswechsel aktualisieren. In Unternehmen mit viel Reisetätigkeit, erhöhen sich mit den neuen Verpflegungspauschalen natürlich die Kosten. „Nur um es kurz klarzustellen, grundsätzlich muss niemand Verpflegungspauschalen zahlen“, beruhigt Steuerberater Wirth. Damit die Mitarbeiter allerdings nicht auf ihren Kosten sitzen bleiben können sie ihren Verpflegungsmehraufwand in ihrer eigenen Lohnsteuererklärung angeben.
Tipp:
Mit dem Ecovis-Reisekostenrechner lassen sich Reisekosten schon von unterwegs erfassen: https://www.onlinesteuerrecht.de/reisekosten.
Außendienstler, Monteure, aber auch Unternehmer sind je nach Branche und Betrieb häufig unterwegs. Ihren Mitarbeitern können Unternehmer mit steuerfreien Reisekosten Gutes tun. Ab 2020 vergrößert sich hier der Spielraum. Denn mit dem 1. Januar 2020 gelten neue Verpflegungspauschalen. „Doch nicht nur Arbeitnehmer profitieren“, sagt Ecovis-Steuerberater Wirth, „denn auch Unternehmerinnen und Unternehmer können ihre Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen und profitieren somit ebenfalls.“
Was ist das Besondere an den Verpflegungspauschalen?
Wer geschäftlich unterwegs ist, kann sich den Mehraufwand mit den Verpflegungspauschalen ausgleichen lassen. Die Pauschalen gibt es, weil sich die tatsächlich entstandenen Kosten kaum ermitteln lassen. Unternehmer können ihren Mitarbeitern die Pauschalen zusätzlich zum Gehalt auszahlen. Das Charmante daran: Die Pauschalen sind lohnsteuer- und sozialabgabenfrei.
Die neuen steuerfreien Pauschalen ab 2020 im Überblick
Bei mehr als acht Stunden Abwesenheit steigt die Verpflegungspauschale von zwölf auf 14 Euro; bei über 24 Stunden von 24 auf 28 Euro. „Mit zwei Tassen Kaffee und etwas zu Essen im Bordrestaurant der Bahn sind die 14 Euro allerdings schon aufgebraucht“, kommentiert Ecovis-Steuerberater Stefan Wirth in Wismar die seiner Meinung nach schmale Erhöhung. Positiv findet er jedoch die neue acht-Euro Übernachtungspauschale für Lkw-Fahrer. „Viele Fahrer können nur im eigenen Fahrzeug schlafen“, sagt er, „der Gesetzgeber erweitert hier den Arbeitgebern den Spielraum, dass sie das auch anerkennen.“
Jetzt Reisekosten-Formulare aktualisieren
Wer mit Hilfe eines Formulars Reisekosten abrechnet oder eine Reisekostenordnung im Betrieb hat, sollte die hinterlegten Werte zum Jahreswechsel aktualisieren. In Unternehmen mit viel Reisetätigkeit, erhöhen sich mit den neuen Verpflegungspauschalen natürlich die Kosten. „Nur um es kurz klarzustellen, grundsätzlich muss niemand Verpflegungspauschalen zahlen“, beruhigt Steuerberater Wirth. Damit die Mitarbeiter allerdings nicht auf ihren Kosten sitzen bleiben können sie ihren Verpflegungsmehraufwand in ihrer eigenen Lohnsteuererklärung angeben.
Tipp:
Mit dem Ecovis-Reisekostenrechner lassen sich Reisekosten schon von unterwegs erfassen: https://www.onlinesteuerrecht.de/reisekosten.
