Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Der kleine Unterschied zwischen Praxis und Theorie

Seit dem 1. Januar 2023 müssen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für ihre Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer abrufen. Eine Papierbescheinigung ist seit diesem Zeitpunkt für gesetzliche versicherte Beschäftigte nicht mehr vorgesehen. Was das für Arbeitgeber bedeutet und wie der aktuelle Stand in der Praxis ist, erklärt Ecovis-Steuerberater Andreas Islinger in München.

Welche Umstellung bedeutet die eAU für Arbeitgeber?

Arbeitgeber haben seit 1. Januar 2023 keinen Anspruch mehr auf eine Papierbescheinigung. Arbeitnehmer müssen sich zwar weiterhin krankmelden und sich spätestens ab dem vierten Tag vom Arzt krankschreiben lassen. Der Arbeitgeber muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung jetzt jedoch elektronisch abrufen.

Arbeitgeber müssen daher ihre Prozesse anpassen. Nur so lässt sich gewährleisten, dass
• die Informationen über Krankmeldungen bei den richtigen Personen im Unternehmen ankommen und
• die elektronische Abfrage garantiert ist.

Wie funktioniert die eAU in der Praxis?

„Bisher sehen wir in der Praxis, dass weiterhin viele Ärzte Papierbescheinigungen für Arbeitgeber ausstellen“, sagt Steuerberater Islinger. Der Abruf der eAU scheint in den meisten Fällen zu funktionieren. Die Einführung führt aber bei Steuerberatern und Unternehmen zu technischem und organisatorischem Mehraufwand. „Die Umsetzung ist nicht ganz einfach und verursacht erst einmal Mehraufwand“, fasst Andreas Islinger zusammen. Und weiter: „Langfristig wird die Digitalisierung aber zu Zeitersparnis und weniger Papier in Unternehmen und bei Lohnabrechnungsbüros führen.“

Müssen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter informieren?

Es ist auf jeden Fall sinnvoll, dass Arbeitgeber ihre Mitarbeiter schriftlich informieren, wie zukünftig mit Krankenmeldungen umzugehen ist. Dazu sollten sie unternehmensintern klären:

• Sollen Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit telefonisch, per Mail oder auf anderem Weg an den Arbeitgeber melden?
• An welche Stelle oder Person im Unternehmen ist die Meldung vorzunehmen?

„Arbeitgeber sollten die Arbeitnehmer am besten mittels einer kurzen schriftlichen Mitarbeiterinformation aufklären, wie künftig der Prozess mit der Krankmeldung aussehen soll“, empfiehlt Steuerberater Andreas Islinger.

Und wenn der Abruf der eAU nicht klappt?

Vereinzelt kommt es vor, dass der Abruf der eAU nicht klappt. Dies kann verschiedene Gründe haben, beispielsweise eine fehlende Übermittlung durch die Arztpraxis oder eine falsche Angabe des Arbeitnehmers. Arbeitgeber sollten in diesem Fall Kontakt mit der Krankenkasse und dem Arbeitnehmer aufnehmen, um das Problem zu klären. „Nicht in allen Fällen wird eine eAU übermittelt“, weiß Islinger, „bei Privatärzten, Ärzten im Ausland, bei Privatpatienten und im Fall von Kinderkrankengeld ist nämlich eine elektronische AU nicht vorgesehen“.