Viele Unternehmer werfen nur einen kurzen Blick auf ihre betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Es genügt ihnen schon, wenn das vorläufige Ergebnis stimmt. Dann wird die BWA zumeist abgeheftet und nicht weiter betrachtet. „Die BWA ist für den Unternehmer wie die Gehaltsabrechnung für den Arbeitnehmer“, sagt Nadine Schädlich, Steuerberaterin bei Ecovis. Und nur zu oft sehen Unternehmer in der Auswertung lediglich ein Sammelsurium von Zahlen.
Dabei kann die BWA, richtig gelesen, zu einem wichtigen Erfolgsfaktor werden. „Die BWA ist eine Art Zahlen-Cockpit zur Steuerung des Unternehmens. Denn sie basiert auf den laufenden Daten der Buchhaltung und gibt dem Unternehmer einen umfassenden Überblick über die aktuelle Kosten-, Umsatz- und Gewinnsituation“, stellt Sabine Winter, Mittelstandsberaterin bei Ecovis, fest. Selbst kleinste Veränderungen im Betrieb lassen sich mithilfe einer BWA rechtzeitig erkennen. „Daher leistet sie auch wertvolle Unterstützung in Gesprächen mit den Banken, besonders, wenn es um Kredite geht.“ Sie vermittelt einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens und unterstützt bei operativen und strategischen Entscheidungen.
Worauf Banken achten
Die BWA spielt somit gerade bei Gesprächen mit den Banken eine wichtige Rolle und gehört zu den Unterlagen, die eine Bank vom Unternehmer grundsätzlich anfordert. Bereits eine zügige Vorlage monatlicher BWAs zeigt der Bank, dass der Unternehmer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, der ihn fachlich berät und seine unternehmerischen Ziele fördert. Schädlich: „Für die Bank muss sich aus der Folge der monatlichen BWAs und im Vergleich mit anderen Unterlagen ein schlüssiges Bild über die finanzielle Situation des Unternehmens ergeben.“
Banken vergleichen zudem die in der BWA enthaltenen Angaben mit den Daten der Branche, in der das Unternehmen tätig ist. Dadurch können sie erkennen, wie sich ein Unternehmen im Vergleich zum Wettbewerb entwickelt und ob ein Unternehmer sein eigenes Geschäft auf dem Markt realistisch einschätzt.
Für die Präsentation der BWA sowie der übrigen Unterlagen bei der Bank gilt daher: Alles muss zusammenpassen. „Widersprüche und Abweichungen erfordern nachvollziehbare Begründungen – und zwar vorab und nicht erst auf Nachfrage“, warnt Sabine Winter. „In der Regel ist es zwecklos, bestimmte Zahlen verbergen oder von der BWA ausnehmen zu wollen, weil die Bank im Verlauf einer Finanzierung ohnehin weitere Unterlagen anfordern wird.“
Finanzspiegel des Unternehmens
Spätestens bei Vorlage des Jahresabschlusses werden nur einmal jährlich anfallende Geschäftsvorfälle sichtbar. Entscheidende Größen der BWA sind die Umsatzerlöse, die Bestandsveränderungen, der Materialeinsatz, der Rohertrag, der Personaleinsatz, die Abschreibungen, die Steuern und das Betriebsergebnis. „Um das vorläufige Ergebnis einer BWA wirklich beurteilen zu können, sollten Unternehmer zunächst prüfen, wie hoch die Gesamtausgaben sind“, rät Nadine Schädlich. Erst dann können sie ermitteln, welcher Gewinn wirklich ausreichend ist. „Einen Anhaltspunkt über diese Ausgaben geben die Liquiditätsrechnung und die Summen- und Saldenliste der BWA.“ Um die eigene BWA richtig interpretieren zu können, sind Vergleichswerte sinnvoll. Sehr nützlich sind ein Vorjahresvergleich, ein Branchenvergleich sowie ein Soll-Ist-Vergleich. Der erste Schritt, die Zahlen und Entwicklung des eigenen Unternehmens eingehend kennenzulernen, ist der BWA-Vorjahresvergleich. Darauf folgt am besten der regelmäßige Abgleich mit dem Branchendurchschnitt. Im Idealfall handelt es sich dabei um Parameter, die denen des eigenen Unternehmens ähneln.
Geschäftsentwicklung wichtig
Der direkte Weg zum Unternehmenserfolg führt sodann über eine individuelle Umsatz- und Kostenplanung für zwei bis drei Jahre und einen regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich. Besonders zu beachten ist Sabine Winter zufolge die Rendite, also das Betriebsergebnis im Verhältnis zur Gesamtleistung: „Fragen Sie sich, ob die monatlichen und die kumulierten Renditen in etwa im gleichen prozentualen Bereich liegen. Hieran erkennt man nämlich, ob Handlungsbedarf besteht. Die Rendite gibt ein mögliches Indiz dafür, ob die Entwicklung des Unternehmens positiv, konstant oder negativ verläuft.“
Die Kosten in der BWA werden sowohl in Euro als auch in Prozent vom Umsatz dargestellt. Nadine Schädlich: „Man sollte beide Zahlen unbedingt im Auge behalten. Schon kleine prozentuale Veränderungen bei den Positionen mit den höchsten
Euro-Beträgen haben große Wirkung.“ Hier sind neben den laufenden Aufwendungen besonders die Personal- und Raumkosten zu überwachen. Die letzte Position sollte von Anfang an niedrig gehalten werden. Je genauer der Unternehmer seine Zahlen kennt, umso besser kann er im Gespräch mit Finanzinstituten seine Lage interpretieren und die richtigen Argumente finden. Banken fordern grundsätzlich eine qualifizierte, also umfassende, tief greifende und analytisch verwertbare BWA. Die Erfahrung hat die Beraterinnen Nadine Schädlich und Sabine Winter gelehrt: „Aus Sicht der Banken sollte die BWA vom Dezember nicht wesentlich vom Jahresabschluss abweichen. Ist die BWA gut, dann verläuft auch das Gespräch mit der Bank für den Unternehmer gut.“
Dabei kann die BWA, richtig gelesen, zu einem wichtigen Erfolgsfaktor werden. „Die BWA ist eine Art Zahlen-Cockpit zur Steuerung des Unternehmens. Denn sie basiert auf den laufenden Daten der Buchhaltung und gibt dem Unternehmer einen umfassenden Überblick über die aktuelle Kosten-, Umsatz- und Gewinnsituation“, stellt Sabine Winter, Mittelstandsberaterin bei Ecovis, fest. Selbst kleinste Veränderungen im Betrieb lassen sich mithilfe einer BWA rechtzeitig erkennen. „Daher leistet sie auch wertvolle Unterstützung in Gesprächen mit den Banken, besonders, wenn es um Kredite geht.“ Sie vermittelt einen Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens und unterstützt bei operativen und strategischen Entscheidungen.
Worauf Banken achten
Die BWA spielt somit gerade bei Gesprächen mit den Banken eine wichtige Rolle und gehört zu den Unterlagen, die eine Bank vom Unternehmer grundsätzlich anfordert. Bereits eine zügige Vorlage monatlicher BWAs zeigt der Bank, dass der Unternehmer mit einem Steuerberater zusammenarbeitet, der ihn fachlich berät und seine unternehmerischen Ziele fördert. Schädlich: „Für die Bank muss sich aus der Folge der monatlichen BWAs und im Vergleich mit anderen Unterlagen ein schlüssiges Bild über die finanzielle Situation des Unternehmens ergeben.“
Banken vergleichen zudem die in der BWA enthaltenen Angaben mit den Daten der Branche, in der das Unternehmen tätig ist. Dadurch können sie erkennen, wie sich ein Unternehmen im Vergleich zum Wettbewerb entwickelt und ob ein Unternehmer sein eigenes Geschäft auf dem Markt realistisch einschätzt.
Für die Präsentation der BWA sowie der übrigen Unterlagen bei der Bank gilt daher: Alles muss zusammenpassen. „Widersprüche und Abweichungen erfordern nachvollziehbare Begründungen – und zwar vorab und nicht erst auf Nachfrage“, warnt Sabine Winter. „In der Regel ist es zwecklos, bestimmte Zahlen verbergen oder von der BWA ausnehmen zu wollen, weil die Bank im Verlauf einer Finanzierung ohnehin weitere Unterlagen anfordern wird.“
Finanzspiegel des Unternehmens
Spätestens bei Vorlage des Jahresabschlusses werden nur einmal jährlich anfallende Geschäftsvorfälle sichtbar. Entscheidende Größen der BWA sind die Umsatzerlöse, die Bestandsveränderungen, der Materialeinsatz, der Rohertrag, der Personaleinsatz, die Abschreibungen, die Steuern und das Betriebsergebnis. „Um das vorläufige Ergebnis einer BWA wirklich beurteilen zu können, sollten Unternehmer zunächst prüfen, wie hoch die Gesamtausgaben sind“, rät Nadine Schädlich. Erst dann können sie ermitteln, welcher Gewinn wirklich ausreichend ist. „Einen Anhaltspunkt über diese Ausgaben geben die Liquiditätsrechnung und die Summen- und Saldenliste der BWA.“ Um die eigene BWA richtig interpretieren zu können, sind Vergleichswerte sinnvoll. Sehr nützlich sind ein Vorjahresvergleich, ein Branchenvergleich sowie ein Soll-Ist-Vergleich. Der erste Schritt, die Zahlen und Entwicklung des eigenen Unternehmens eingehend kennenzulernen, ist der BWA-Vorjahresvergleich. Darauf folgt am besten der regelmäßige Abgleich mit dem Branchendurchschnitt. Im Idealfall handelt es sich dabei um Parameter, die denen des eigenen Unternehmens ähneln.
Geschäftsentwicklung wichtig
Der direkte Weg zum Unternehmenserfolg führt sodann über eine individuelle Umsatz- und Kostenplanung für zwei bis drei Jahre und einen regelmäßigen Soll-Ist-Vergleich. Besonders zu beachten ist Sabine Winter zufolge die Rendite, also das Betriebsergebnis im Verhältnis zur Gesamtleistung: „Fragen Sie sich, ob die monatlichen und die kumulierten Renditen in etwa im gleichen prozentualen Bereich liegen. Hieran erkennt man nämlich, ob Handlungsbedarf besteht. Die Rendite gibt ein mögliches Indiz dafür, ob die Entwicklung des Unternehmens positiv, konstant oder negativ verläuft.“
Die Kosten in der BWA werden sowohl in Euro als auch in Prozent vom Umsatz dargestellt. Nadine Schädlich: „Man sollte beide Zahlen unbedingt im Auge behalten. Schon kleine prozentuale Veränderungen bei den Positionen mit den höchsten
Euro-Beträgen haben große Wirkung.“ Hier sind neben den laufenden Aufwendungen besonders die Personal- und Raumkosten zu überwachen. Die letzte Position sollte von Anfang an niedrig gehalten werden. Je genauer der Unternehmer seine Zahlen kennt, umso besser kann er im Gespräch mit Finanzinstituten seine Lage interpretieren und die richtigen Argumente finden. Banken fordern grundsätzlich eine qualifizierte, also umfassende, tief greifende und analytisch verwertbare BWA. Die Erfahrung hat die Beraterinnen Nadine Schädlich und Sabine Winter gelehrt: „Aus Sicht der Banken sollte die BWA vom Dezember nicht wesentlich vom Jahresabschluss abweichen. Ist die BWA gut, dann verläuft auch das Gespräch mit der Bank für den Unternehmer gut.“
