Die Dunkel GmbH, ein auf Internetsicherheit und -verfügbarkeit spezialisierter Lösungsanbieter aus dem Rhein-Main-Gebiet, ergänzt ihren Mail Security Service um eine revisionssichere eMail-Archivierung. Firmen können jetzt ihre eMail-Kommunikation umfassend schützen, Spam einfach abweisen und gleichzeitig die gesamte Geschäftsmail verlustfrei und sicher archivieren lassen. Der Service ist kompatibel zu allen gängigen Mailsystemen und kann schnell und ohne Installationsaufwand aktiviert werden.
Viele mittelständische Unternehmen sind noch unentschieden, ob bzw. wie sie ihre eMail archivieren sollen. Laut Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung sind alle Unterlagen, die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Aufhebung eines Geschäfts dienen oder anderweitig steuerlich relevant sind, archivierungspflichtig – auch wenn diese per eMail ausgetauscht wurden. Eine elektronische und rechtssichere Archivierung ist für steuerlich relevante Unterlagen, die mit einem DV-System erstellt wurden, vorgeschrieben (siehe GdPDU). Betriebsprüfer können zwar bei mangelhaft verfügbaren Unterlagen zu unangenehmen Sanktionen greifen, in der Praxis dürfte aber eine fehlende eMail-Archivierung für die Betroffenen das kleinere Problem sein. Viel häufiger nutzen Unternehmen ihre eMail-Archive bei Unstimmigkeiten oder Rechtsstreitigkeiten mit Geschäftspartnern. In solchen Fällen kann ein zweifelsfreier Nachweis des Originalzustandes einer Nachricht, aber auch ein Nachweis, dass eine bestimmte eMail nicht eingegangen ist, Gold wert sein. Das alles sind Argumente für eine revisionssichere, digitale Archivierung der Geschäftsmail noch bevor sie den Empfänger erreicht und verändert werden kann.
Für Firmen, die den Aufwand für den Betrieb einer geeigneten Archivierungslösung scheuen, ist der Managed Service der Dunkel GmbH eine bequeme Alternative. Dunkel eMail-Archivierung stellt sicher, dass alle ein- und ausgehenden eMails verlustfrei, unveränderbar und wiederauffindbar archiviert werden. Die Integrität jeder eMail wird unter anderem mit Prüfsummen und signaturgesetzkonformen Zeitstempeln gewährleistet. Im Gegensatz zu den meisten Archivierungslösungen kann Dunkel auch einen fälschungssicheren Nachweis liefern, dass eine eMail nicht eingegangen ist. Die Benutzer behalten die volle Kontrolle über ihre Mail, können ihre Archive durchsuchen und eMails bei Bedarf noch einmal zustellen lassen.
Axel Dunkel, Geschäftsführer der Dunkel GmbH, weiß aus eigener Erfahrung, dass gerade kleinere und mittelständische Firmen die eMail-Archivierung am liebsten outsourcen würden, aber Vorbehalte gegenüber einer externen Speicherung der archivierten Geschäftsmail haben. „Objektiv betrachtet, sind die vermeintlichen Nachteile eher Vorteile“, argumentiert Axel Dunkel, „denn wir können mit unserer professionellen Infrastruktur in modernen, sehr sicheren Rechenzentren die Daten unserer Kunden meist viel besser schützen als sie selbst im eigenen Netzwerk. Zusätzlich speichern wir ein verschlüsseltes Backup aller Archive an einem räumlich getrennten Standort.“
Der große Spamanteil in der elektronischen Mail ist ein Problem für eine automatisierte eMail-Archivierung, das der Managed Service der Dunkel GmbH praktischerweise gleich mit löst. So weist Axel Dunkel darauf hin, dass „viele Spamfilter erst dann aktiv werden, nachdem die eMail vom Mailserver angenommen wurde. Wird nach der Filterung archiviert, ist der Nachweis einer vollständigen und verlustfreien Archivierung – eine Bedingung für die Revisionssicherheit – praktisch nicht mehr möglich.“ Dunkel archiviert ebenfalls erst nach Überprüfung der eMail durch den Mail Security Service des Sicherheitsanbieters, doch erkennt dieser Spam und Viren bereits während der SMTP-Kommunikation und weist betroffene eMails einfach ab. So ist sichergestellt, dass ausnahmslos jede eMail, die den Mailserver des Kunden erreicht, als Kopie in seinem Archiv gespeichert wurde.
Für eine jährliche Servicegebühr pro Benutzer werden die eMails 10 Jahre lang archiviert. Dennoch muss sich eine Firma nicht für die gesamte Zeit an den Dienstleister binden, sondern kann ihr eMail-Archiv auch exportieren – falls sich die IT-Abteilung irgendwann doch für eine eigene Archivierungslösung entscheiden sollte.
Weitere Informationen unter http://www.dunkel.de/...
Viele mittelständische Unternehmen sind noch unentschieden, ob bzw. wie sie ihre eMail archivieren sollen. Laut Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung sind alle Unterlagen, die der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Aufhebung eines Geschäfts dienen oder anderweitig steuerlich relevant sind, archivierungspflichtig – auch wenn diese per eMail ausgetauscht wurden. Eine elektronische und rechtssichere Archivierung ist für steuerlich relevante Unterlagen, die mit einem DV-System erstellt wurden, vorgeschrieben (siehe GdPDU). Betriebsprüfer können zwar bei mangelhaft verfügbaren Unterlagen zu unangenehmen Sanktionen greifen, in der Praxis dürfte aber eine fehlende eMail-Archivierung für die Betroffenen das kleinere Problem sein. Viel häufiger nutzen Unternehmen ihre eMail-Archive bei Unstimmigkeiten oder Rechtsstreitigkeiten mit Geschäftspartnern. In solchen Fällen kann ein zweifelsfreier Nachweis des Originalzustandes einer Nachricht, aber auch ein Nachweis, dass eine bestimmte eMail nicht eingegangen ist, Gold wert sein. Das alles sind Argumente für eine revisionssichere, digitale Archivierung der Geschäftsmail noch bevor sie den Empfänger erreicht und verändert werden kann.
Für Firmen, die den Aufwand für den Betrieb einer geeigneten Archivierungslösung scheuen, ist der Managed Service der Dunkel GmbH eine bequeme Alternative. Dunkel eMail-Archivierung stellt sicher, dass alle ein- und ausgehenden eMails verlustfrei, unveränderbar und wiederauffindbar archiviert werden. Die Integrität jeder eMail wird unter anderem mit Prüfsummen und signaturgesetzkonformen Zeitstempeln gewährleistet. Im Gegensatz zu den meisten Archivierungslösungen kann Dunkel auch einen fälschungssicheren Nachweis liefern, dass eine eMail nicht eingegangen ist. Die Benutzer behalten die volle Kontrolle über ihre Mail, können ihre Archive durchsuchen und eMails bei Bedarf noch einmal zustellen lassen.
Axel Dunkel, Geschäftsführer der Dunkel GmbH, weiß aus eigener Erfahrung, dass gerade kleinere und mittelständische Firmen die eMail-Archivierung am liebsten outsourcen würden, aber Vorbehalte gegenüber einer externen Speicherung der archivierten Geschäftsmail haben. „Objektiv betrachtet, sind die vermeintlichen Nachteile eher Vorteile“, argumentiert Axel Dunkel, „denn wir können mit unserer professionellen Infrastruktur in modernen, sehr sicheren Rechenzentren die Daten unserer Kunden meist viel besser schützen als sie selbst im eigenen Netzwerk. Zusätzlich speichern wir ein verschlüsseltes Backup aller Archive an einem räumlich getrennten Standort.“
Der große Spamanteil in der elektronischen Mail ist ein Problem für eine automatisierte eMail-Archivierung, das der Managed Service der Dunkel GmbH praktischerweise gleich mit löst. So weist Axel Dunkel darauf hin, dass „viele Spamfilter erst dann aktiv werden, nachdem die eMail vom Mailserver angenommen wurde. Wird nach der Filterung archiviert, ist der Nachweis einer vollständigen und verlustfreien Archivierung – eine Bedingung für die Revisionssicherheit – praktisch nicht mehr möglich.“ Dunkel archiviert ebenfalls erst nach Überprüfung der eMail durch den Mail Security Service des Sicherheitsanbieters, doch erkennt dieser Spam und Viren bereits während der SMTP-Kommunikation und weist betroffene eMails einfach ab. So ist sichergestellt, dass ausnahmslos jede eMail, die den Mailserver des Kunden erreicht, als Kopie in seinem Archiv gespeichert wurde.
Für eine jährliche Servicegebühr pro Benutzer werden die eMails 10 Jahre lang archiviert. Dennoch muss sich eine Firma nicht für die gesamte Zeit an den Dienstleister binden, sondern kann ihr eMail-Archiv auch exportieren – falls sich die IT-Abteilung irgendwann doch für eine eigene Archivierungslösung entscheiden sollte.
Weitere Informationen unter http://www.dunkel.de/...
