Mit dem Prüfen von Rechnungen sind in manchen Firmen ganze Abteilungen beschäftigt. Jeder Absender hat eigene Vorstellungen davon, wie ein solches Dokument auszusehen hat. Oft muss jede einzelne Position geprüft und einer Kostenstelle zugeordnet werden. Nicht selten sind Nachfragen bei Kollegen und Lieferanten notwendig.
Die Armacell Logistics GmbH (s. Kasten) hat diesen Vorgang extrem vereinfacht. Die zur Armacell-Gruppe gehörende Spedition bezahlt die rund 40 ständig für sie tätigen Transporteure im Gutschriftverfahren. Die Frachtführer müssen somit keine Rechnungen schreiben und profitieren von einer sehr schnellen Zahlungsabwicklung. Diese Methode funktioniert seit zwei Jahren völlig reibungslos und beruht auf dem Transport-Management-System M3 Logisticware von Dr. Malek Software.
Armacell Logistics hat das Programm im Jahr 2006 eingeführt und nutzt es seitdem als Speditionsprogramm. "Wir setzen M3 neben der Frachtabrechnung hauptsächlich für Disposition und Tourenoptimierung ein und geben als Anwender regelmäßig unsere Wünsche und Impulse an Dr. Malek weiter", berichtet Claus Seiler, Geschäftsführer von Armacell Logistics.
Nach der Einführung von SAP als konzernweites Warenwirtschaftssystem hatte Malek das Modul "M-Tracing" zum Beispiel an das ERP-System angepasst. Der Vorteil für die externen Dienstleister ist immens: Seit November 2007 können sich die von Armacell beauftragten Transportunternehmen via Internet vorab über die anstehenden Frachten informieren und frühzeitig disponieren. Zudem ersparen sie sich die aufwändige und fehlerträchtige Erfassung der Aufträge. "Die über M-Tracing übermittelten Daten können sich unsere Dienstleister direkt in ihre eigene Speditionssoftware importieren", erklärt Britta Kabst, die Leiterin der Frachtabteilung bei Armacell Logistics.
Transportunternehmen, die regelmäßig für Armacell fahren wollen, müssen sich dafür jedoch dem hauseigenen Tarifmodell des Schaumstoff-Produzenten anpassen, das in M3 Logisticware hinterlegt ist. "Unsere Dienstleister bekommen optimierte Touren zugewiesen, die sie nach Bedarf ergänzen oder unter Einhaltung der Liefertermine verändern können", erläutert Seiler. Die Vergütung richtet sich jedoch in jedem Fall nach der in M3 errechneten Fracht. 80 bis 100 Lkw-Ladungen, beziehungsweise mehr als 2.000 Kubikmeter der Schaumstoff-Produkte werden pro Tag auf diese Weise verladen und verrechnet.
Ausnahmen vom Gutschriftverfahren lässt Armacell nur bei den weltweit operierenden Paketdiensten wie zum Beispiel UPS oder DHL sowie im Luftfrachtbereich zu. In diesen Fällen akzeptiert Armacell auch Rechnungen, die dann durch das Team von Britta Kabst geprüft werden müssen. Durch eine speziell für Armacell eingerichtete Programmanpassung können dabei die Fremdbelege jedoch leicht erfasst werden. "Jetzt können wir mit M3 Logisticware einzelne Positionen von Eingangsrechnungen auf unterschiedliche Vorgänge verteilen", erklärt die Abteilungsleiterin. Von M3 werden die Eingangsrechnungen dann direkt an die Finanzbuchhaltung übermittelt.
Eine dritte Ausnahme vom Gutschriftenverfahren gilt für die nur gelegentlich für Armacell tätigen Frachtführer, die bei Bedarf über die Plattform von Transporeon beauftragt werden - in diesem Pool befinden sich rund 35 Dienstleister. Besonders in Wochen, in denen es durch einen Feiertag eng wird, muss Armacell auf diese Gruppe zurückgreifen.
Bei dieser Art der Zusammenarbeit sind es die Transporteure, die auf der Basis ihrer eigenen Kalkulation Angebote abgeben. Dabei werden die Offerten nach den unterschiedlichsten Größen abgegeben. "Die einen geben ihren Preis auf der Basis von Lademetern ab, andere rechnen mit Volumen oder Kilogramm", so Kabst. In diesen Fällen hilft ihr das Frachtabrechnungs-Modul von M3, eine Vergleichbarkeit der Angebote herzustellen.
Eine weitere Anwendung dient den Außendienstmitarbeitern des Armacell-Konzerns. "Immer dann, wenn sich die Lieferanschrift eines Kunden ändert, können wir mit M3 Logisticware punktgenau berechnen, wie sich eine neue Adresse auf die Kosten und damit die Preise auswirkt", berichtet Seiler. Der Wirtschafts-Ingenieur und sein Team werden künftig sicher noch weitere Anwendungsmöglichkeiten für M3 finden und entsprechende Wünsche an das Dresdner Softwarehaus richten.
Armacell Logistics GmbH
Die Armacell Logistics GmbH wurde im Jahr 2004 als Tochterunternehmen der Armacell Gruppe gegründet und erwirtschaftet rund 85 Prozent der Umsätze mit Kunden aus dem eigenen Konzern. Armacell Logistics betätigt sich mit rund zehn Mitarbeitern als Spediteur und besitzt keinen eigenen Fuhrpark. Zum Durchführen der Transporte in mehr als 45 europäischen Ländern arbeitet das Unternehmen mit rund 40 Dienstleistern zusammen und setzt täglich 80 bis 100 Fahrzeuge ein.
Die Armacell Gruppe produziert technische Schäume für Isolierungen, Brandschutzsysteme, Solaranlagen, Schallschutz, Ummantelungssysteme und andere Bereiche. Das in Münster in Westfalen beheimatete Unternehmen ist der Weltmarktführer im Bereich der flexiblen technischen Isolierung und erwirtschaftet mit rund 2.500 Mitarbeitern weltweit in 20 Niederlassungen einen Umsatz von über 400 Millionen Euro.
Die Armacell Logistics GmbH (s. Kasten) hat diesen Vorgang extrem vereinfacht. Die zur Armacell-Gruppe gehörende Spedition bezahlt die rund 40 ständig für sie tätigen Transporteure im Gutschriftverfahren. Die Frachtführer müssen somit keine Rechnungen schreiben und profitieren von einer sehr schnellen Zahlungsabwicklung. Diese Methode funktioniert seit zwei Jahren völlig reibungslos und beruht auf dem Transport-Management-System M3 Logisticware von Dr. Malek Software.
Armacell Logistics hat das Programm im Jahr 2006 eingeführt und nutzt es seitdem als Speditionsprogramm. "Wir setzen M3 neben der Frachtabrechnung hauptsächlich für Disposition und Tourenoptimierung ein und geben als Anwender regelmäßig unsere Wünsche und Impulse an Dr. Malek weiter", berichtet Claus Seiler, Geschäftsführer von Armacell Logistics.
Nach der Einführung von SAP als konzernweites Warenwirtschaftssystem hatte Malek das Modul "M-Tracing" zum Beispiel an das ERP-System angepasst. Der Vorteil für die externen Dienstleister ist immens: Seit November 2007 können sich die von Armacell beauftragten Transportunternehmen via Internet vorab über die anstehenden Frachten informieren und frühzeitig disponieren. Zudem ersparen sie sich die aufwändige und fehlerträchtige Erfassung der Aufträge. "Die über M-Tracing übermittelten Daten können sich unsere Dienstleister direkt in ihre eigene Speditionssoftware importieren", erklärt Britta Kabst, die Leiterin der Frachtabteilung bei Armacell Logistics.
Transportunternehmen, die regelmäßig für Armacell fahren wollen, müssen sich dafür jedoch dem hauseigenen Tarifmodell des Schaumstoff-Produzenten anpassen, das in M3 Logisticware hinterlegt ist. "Unsere Dienstleister bekommen optimierte Touren zugewiesen, die sie nach Bedarf ergänzen oder unter Einhaltung der Liefertermine verändern können", erläutert Seiler. Die Vergütung richtet sich jedoch in jedem Fall nach der in M3 errechneten Fracht. 80 bis 100 Lkw-Ladungen, beziehungsweise mehr als 2.000 Kubikmeter der Schaumstoff-Produkte werden pro Tag auf diese Weise verladen und verrechnet.
Ausnahmen vom Gutschriftverfahren lässt Armacell nur bei den weltweit operierenden Paketdiensten wie zum Beispiel UPS oder DHL sowie im Luftfrachtbereich zu. In diesen Fällen akzeptiert Armacell auch Rechnungen, die dann durch das Team von Britta Kabst geprüft werden müssen. Durch eine speziell für Armacell eingerichtete Programmanpassung können dabei die Fremdbelege jedoch leicht erfasst werden. "Jetzt können wir mit M3 Logisticware einzelne Positionen von Eingangsrechnungen auf unterschiedliche Vorgänge verteilen", erklärt die Abteilungsleiterin. Von M3 werden die Eingangsrechnungen dann direkt an die Finanzbuchhaltung übermittelt.
Eine dritte Ausnahme vom Gutschriftenverfahren gilt für die nur gelegentlich für Armacell tätigen Frachtführer, die bei Bedarf über die Plattform von Transporeon beauftragt werden - in diesem Pool befinden sich rund 35 Dienstleister. Besonders in Wochen, in denen es durch einen Feiertag eng wird, muss Armacell auf diese Gruppe zurückgreifen.
Bei dieser Art der Zusammenarbeit sind es die Transporteure, die auf der Basis ihrer eigenen Kalkulation Angebote abgeben. Dabei werden die Offerten nach den unterschiedlichsten Größen abgegeben. "Die einen geben ihren Preis auf der Basis von Lademetern ab, andere rechnen mit Volumen oder Kilogramm", so Kabst. In diesen Fällen hilft ihr das Frachtabrechnungs-Modul von M3, eine Vergleichbarkeit der Angebote herzustellen.
Eine weitere Anwendung dient den Außendienstmitarbeitern des Armacell-Konzerns. "Immer dann, wenn sich die Lieferanschrift eines Kunden ändert, können wir mit M3 Logisticware punktgenau berechnen, wie sich eine neue Adresse auf die Kosten und damit die Preise auswirkt", berichtet Seiler. Der Wirtschafts-Ingenieur und sein Team werden künftig sicher noch weitere Anwendungsmöglichkeiten für M3 finden und entsprechende Wünsche an das Dresdner Softwarehaus richten.
Armacell Logistics GmbH
Die Armacell Logistics GmbH wurde im Jahr 2004 als Tochterunternehmen der Armacell Gruppe gegründet und erwirtschaftet rund 85 Prozent der Umsätze mit Kunden aus dem eigenen Konzern. Armacell Logistics betätigt sich mit rund zehn Mitarbeitern als Spediteur und besitzt keinen eigenen Fuhrpark. Zum Durchführen der Transporte in mehr als 45 europäischen Ländern arbeitet das Unternehmen mit rund 40 Dienstleistern zusammen und setzt täglich 80 bis 100 Fahrzeuge ein.
Die Armacell Gruppe produziert technische Schäume für Isolierungen, Brandschutzsysteme, Solaranlagen, Schallschutz, Ummantelungssysteme und andere Bereiche. Das in Münster in Westfalen beheimatete Unternehmen ist der Weltmarktführer im Bereich der flexiblen technischen Isolierung und erwirtschaftet mit rund 2.500 Mitarbeitern weltweit in 20 Niederlassungen einen Umsatz von über 400 Millionen Euro.
