Auf dem Weg zum papierlosen Büro: Scan-Service vom Experten

Referenzbericht - Mit dem Münchener Scan-Service DOCUBYTE hat VRG HR einen zuverlässigen Partner für die Digitalisierung von Papierdokumenten gefunden

Scan Service - Scan Dienstleistungen
(PresseBox) ( Planegg-Martinsried, )
Der Scan-Service DOCUBYTE und VRG HR, ein führender Anbieter für Personalabrechnung und -verwaltung begleiten Unternehmen auf dem Weg zum papierlosen Büro und zu mehr Prozesseffizienz. In dieser Pressemitteilung wird skizziert, wie eine komplette Aktendigitalisierung abläuft und welche Vorteile dabei für das Unternehmen entstehen.

Die Ausgangssituation

Per Post, E-Mail und Fax gehen in einem Unternehmen viele Informationen ein, die für das Tagesgeschäft unabdingbar sind - meist besteht zudem ein nicht minder wichtiger "Dokumentenschatz" bereits in den Aktenschränken. Digitale Archivierung und digitales Dokumentenmanagement sind nicht häufig anzutreffen.

Gerade in der Personalabteilung häufen sich mit der Zeit viele Dokumente, Verträge, Akten sowie Informationen zu Arbeitnehmern und ehemaligen Mitarbeitern, die archiviert werden müssen. Ein wichtiger Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro ist die Aktendigitalisierung und Dokumentendigitalisierung von eingehenden Dokumenten. Von Hand geschriebene Notizzettel, zerknickte oder beidseitig beschriftete Dokumente können schnell zu einer Herausforderung werden. VRG HR suchte daher einen zuverlässigen und erfahrenen Scanservice-Partner, der das Portfolio aus Software und HR-Services bestmöglich unterstützt.

Scan-Service Partner DOCUBYTE

DOCUBYTE mit Sitz in Planegg nahe München fokussiert sich seit Gründung im Jahre 2002 neben Datenerfassungsdienstleistungen auch auf Scan-Service und Dokumenten-Management.

Bei der Einführung einer Lösung für digitales Dokumentenmanagement und digitale Archivierung bietet VRG HR auf Wunsch Unterstützung bei der Aktendigitalisierung an. Auf der Suche nach einem zuverlässigen und erfahrenen Partner informierte sich VRG HR am Markt und führte persönliche Gespräche mit Hans-Peter Huber, Vertriebsleiter von DOCUBYTE, und Holger Martens, Inhaber von DOCUBYTE.

Mit DOCUBYTE hat VRG HR einen zuverlässigen Scan-Service gefunden, der im Rahmen einer der Erst-Aktendigitalisierung dafür Sorge trägt, dass Daten zeitnah, strukturiert und vollständig digitalisiert in das Dokumenten Management System oder digitale Archiv überführt werden. Seit 2012 konnten die beiden Unternehmen bereits zahlreiche Projekte gemeinsam zum Erfolg führen.

Die Erst-Aktendigitalisierung

Die Erst-Aktendigitalisierung, auch bekannt als "Erstverscannung" ist ein zentraler Schritt auf dem Weg zum effizienten papierlosen Büro. Bei der Einführung einer Dokumentenmanagement- oder Archivierungslösung kann das Scannen der vorhandenen Dokumente ohne professionelle Unterstützung schnell zum Stolperstein werden. Hier schafft der Scan-Service von DOCUBYTE Entlastung: Entweder chargenweise oder auf einen Schlag verwandelt der Scandienstleister Dokumente in Bits und Bytes. Aktenberge werden so sukzessive abgebaut und die Informationen in die leicht verwaltbare elektronische Form gebracht.

DOCUBYTE hat eine spezielle Software für die Klassifizierung entwickelt, die es erlaubt, die richtige Dokumentenklasse sicher und schnell auszuwählen. So wird gewährleistet, dass alle gescannten Dokumente der richtigen digitalen Akte zugeordnet werden. DOCUBYTE scannt grundsätzlich alle Akten ohne Mehrkosten in Farbe. Das hat den Vorteil, dass alle digitalen Dokumente den Originalen entsprechen und farbige Markierungen sichtbar bleiben. Durch die anschließende Hochkomprimierung werden die Dateigrößen so reduziert, dass sie nur unwesentlich größer als schwarz/weiß-Dateien sind.

Geschäftsakten enthalten naturgemäß personenbezogene Daten. Diese müssen gemäß

Datenschutz-Richtlinien geschützt werden und dürfen nicht in falsche Hände geraten. DOCUBYTE ist entsprechend zertifiziert und hat einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt, so dass während des gesamten Scan-Service alle Akten nur mit größter Sorgfalt behandelt werden.

Vorteile und Nutzen des DOCUBYTE Scan-Service

Mit der Einführung einer digitalen Archivierungslösung können Unternehmen eine effizientere Arbeitsweise in allen Geschäftsbereichen ermöglichen, Kosten reduzieren und die Umwelt entlasten. Zeit, die bislang in die Suche von Dokumenten investiert wurde, kann nun in das Kerngeschäft investiert werden. Als erfahrener Scandienstleister führt DOCUBYTE die Erstverscannung zuverlässig und datenschutzkonform durch - für eine Archivlösung im Mittelstand oder bei der Einführung einer digitalen Personalakte bei einem Großkonzern.

"Aus Vertrauen entsteht Leistung! Als starkes Team tragen VRG HR und DOCUBYTE gemeinsam dazu bei, Unternehmen die tägliche Arbeit zu erleichtern. Denn Digitalisieren bedeutet Zeitersparnis. So können Sie direkt vom Schreibtisch aus in der gewünschten Akte blättern."

Holger Martens, Inhaber von DOCUBYTE: Scan-Service, Digitale Archivierung, digitales Dokumentenmanagement & Mehr

DOCUBYTE- Von Papier befreit
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