Make or buy? Ob Maschinenbau-, Medizintechnik- oder IT-Unternehmen: Für viele Firmen ist klar, sie haben die Technische Dokumentation gerne im eigenen Haus, sitzen doch hier die ausgewiesenen Produktspezialisten. Und dann immer das gleiche Spiel: Die Deadline eines Projektes naht, die Zeit wird knapp – und die Doku hinkt hoffnungslos hinterher, verheddert sich im Gestrüpp der Dateiversionen. Nichts will so recht zusammenpassen.
Was läuft da schief? Ganz einfach: Produkt-Know-how ist zwar wichtig für eine gute Technische Dokumentation – qualifiziert allein aber noch lange nicht, beispielsweise eine gute Online-Hilfe zu erstellen. Welcher Produktmanager oder Produktentwickler verfügt schon über das notwendige linguistische und redaktionelle Handwerkszeug und weiß, welche Techniken sich hinter modularem oder übersetzungsoptimiertem Schreiben bei der Erstellung der Quelltexte verbergen? „Technische Dokumentation ist eine eigene Displizin. Sehen Sie im Technischen Redakteur am besten einen Sprachingenieur“, bringt es Johannes Dreikorn, Leiter Technische Dokumentation beim Erlanger Beratungsunternehmen doctima, auf den Punkt. „Wenn es bei den Doku-Arbeiten regelmäßig hakt, ist die Ursache meist simpel: Es beschäftigen sich die falschen Leute damit, mit den falschen Qualifikationen und dem falschen Instrumentarium.“
Und wenn nichts mehr geht, ist der Anruf beim Spezialisten oft der letzte Strohhalm. Johannes Dreikorn freut’s: „Natürlich holen wir im Falle des Falles gerne die Kohlen aus dem Feuer und schauen, dass wir ein hausintern schief gelaufenes Projekt zu einem glücklichen Ende bringen.“ Für Kunden, die in der Technischen Dokumentation immer wieder Probleme haben, ist aber Ursachenforschung langfristig viel spannender. Dreikorn: „Ein guter Ansatz dabei ist, sich für ein bestimmtes Projekt einen versierten Doku-Spezialisten ins Haus zu holen. Das hilft, eine neue Sicht auf die Prozesse in der Technischen Dokumentation zu bekommen. Schwachstellen werden dadurch schnell aufgedeckt und können gezielt beseitigt werden.“
„Die eigenen Mitarbeiter können während des Projekts dem Fachmann über die Schulter schauen und sich so auch Basiskompetenzen in Sachen Linguistik und Prozessoptimierung in der Technischen Dokumentation aneignen. Der externe Experte im eigenen Haus verschafft also auch Zugang zu wertvollem Know-how, das sich natürlich auch nach Projektabschluss weiter nutzen lässt“, so Dreikorn. Im Rahmen solcher Projekte können sich darüber hinaus interessante Ansatzpunkte für einige grundlegende Optimierungen ergeben – etwa hinsichtlich der Prüfung oder Erstellung von Standard-Textmodulen, der Vereinheitlichung von Terminologien und Erstellung von Wording-Lists oder der Entwicklung eines Styleguides.
Bleibt die Frage: An welchen Spezialisten für Technische Dokumentation soll ich mich wenden? Eine gute Anlaufstelle, um sich zu informieren und einen ersten Überblick zu verschaffen, ist der Fachverband für Technische Kommunikation, kurz:
tekom. Hier erfahren Sie auch, wann Tagungen, Messen und Vorträge stattfinden, auf denen sich potenzielle Partner vorstellen. „Nutzen Sie solche Veranstaltungen, um mögliche Dienstleister kennenzulernen und ihnen auf den Zahn zu fühlen“, rät Johannes Dreikorn. „Informieren Sie sich, mit welchen Arbeitstechniken und mit welcher Infrastruktur die beschäftigten Redakteure arbeiten. Und ganz wichtig: Der ins Auge gefasste Dienstleister sollte schon über Erfahrung in Ihrer Branche verfügen. Fragen Sie daher nach Referenzen und lassen Sie sich Musterdokumente zeigen. Entscheiden Sie sich im Zweifelsfall für den Anbieter mit der meisten Branchenerfahrung.“
Wichtig: Sollten Sie eine längere kontinuierliche Zusammenarbeit ins Auge fassen, achten Sie bitte unbedingt darauf, dass das Partnerunternehmen über eine Personalüberlassungslizenz verfügt und einer Tarifgemeinschaft wie dem Arbeitgeberverband Mittelständischer Personaldienstleister (AMP) angeschlossen ist. So haben Sie von Beginn an die Sicherheit, dass auch alle Auflagen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) erfüllt sind.
Die auf technische Dokumentation und linguistische Beratung spezialisierte doctima GmbH unterstützt mit der unternehmenseigenen Personalleasing-Gesellschaft doctima People GmbH Kunden beim Outtasking der Technischen Dokumentation.
Was läuft da schief? Ganz einfach: Produkt-Know-how ist zwar wichtig für eine gute Technische Dokumentation – qualifiziert allein aber noch lange nicht, beispielsweise eine gute Online-Hilfe zu erstellen. Welcher Produktmanager oder Produktentwickler verfügt schon über das notwendige linguistische und redaktionelle Handwerkszeug und weiß, welche Techniken sich hinter modularem oder übersetzungsoptimiertem Schreiben bei der Erstellung der Quelltexte verbergen? „Technische Dokumentation ist eine eigene Displizin. Sehen Sie im Technischen Redakteur am besten einen Sprachingenieur“, bringt es Johannes Dreikorn, Leiter Technische Dokumentation beim Erlanger Beratungsunternehmen doctima, auf den Punkt. „Wenn es bei den Doku-Arbeiten regelmäßig hakt, ist die Ursache meist simpel: Es beschäftigen sich die falschen Leute damit, mit den falschen Qualifikationen und dem falschen Instrumentarium.“
Und wenn nichts mehr geht, ist der Anruf beim Spezialisten oft der letzte Strohhalm. Johannes Dreikorn freut’s: „Natürlich holen wir im Falle des Falles gerne die Kohlen aus dem Feuer und schauen, dass wir ein hausintern schief gelaufenes Projekt zu einem glücklichen Ende bringen.“ Für Kunden, die in der Technischen Dokumentation immer wieder Probleme haben, ist aber Ursachenforschung langfristig viel spannender. Dreikorn: „Ein guter Ansatz dabei ist, sich für ein bestimmtes Projekt einen versierten Doku-Spezialisten ins Haus zu holen. Das hilft, eine neue Sicht auf die Prozesse in der Technischen Dokumentation zu bekommen. Schwachstellen werden dadurch schnell aufgedeckt und können gezielt beseitigt werden.“
„Die eigenen Mitarbeiter können während des Projekts dem Fachmann über die Schulter schauen und sich so auch Basiskompetenzen in Sachen Linguistik und Prozessoptimierung in der Technischen Dokumentation aneignen. Der externe Experte im eigenen Haus verschafft also auch Zugang zu wertvollem Know-how, das sich natürlich auch nach Projektabschluss weiter nutzen lässt“, so Dreikorn. Im Rahmen solcher Projekte können sich darüber hinaus interessante Ansatzpunkte für einige grundlegende Optimierungen ergeben – etwa hinsichtlich der Prüfung oder Erstellung von Standard-Textmodulen, der Vereinheitlichung von Terminologien und Erstellung von Wording-Lists oder der Entwicklung eines Styleguides.
Bleibt die Frage: An welchen Spezialisten für Technische Dokumentation soll ich mich wenden? Eine gute Anlaufstelle, um sich zu informieren und einen ersten Überblick zu verschaffen, ist der Fachverband für Technische Kommunikation, kurz:
tekom. Hier erfahren Sie auch, wann Tagungen, Messen und Vorträge stattfinden, auf denen sich potenzielle Partner vorstellen. „Nutzen Sie solche Veranstaltungen, um mögliche Dienstleister kennenzulernen und ihnen auf den Zahn zu fühlen“, rät Johannes Dreikorn. „Informieren Sie sich, mit welchen Arbeitstechniken und mit welcher Infrastruktur die beschäftigten Redakteure arbeiten. Und ganz wichtig: Der ins Auge gefasste Dienstleister sollte schon über Erfahrung in Ihrer Branche verfügen. Fragen Sie daher nach Referenzen und lassen Sie sich Musterdokumente zeigen. Entscheiden Sie sich im Zweifelsfall für den Anbieter mit der meisten Branchenerfahrung.“
Wichtig: Sollten Sie eine längere kontinuierliche Zusammenarbeit ins Auge fassen, achten Sie bitte unbedingt darauf, dass das Partnerunternehmen über eine Personalüberlassungslizenz verfügt und einer Tarifgemeinschaft wie dem Arbeitgeberverband Mittelständischer Personaldienstleister (AMP) angeschlossen ist. So haben Sie von Beginn an die Sicherheit, dass auch alle Auflagen des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG) erfüllt sind.
Die auf technische Dokumentation und linguistische Beratung spezialisierte doctima GmbH unterstützt mit der unternehmenseigenen Personalleasing-Gesellschaft doctima People GmbH Kunden beim Outtasking der Technischen Dokumentation.
