Immer lauter werden die Stimmen, die behaupten, Deutschland hätte den Abschwung der Wirtschaftskrise bereits überwunden. Zwar geht es in einigen Unternehmen schon wieder bergauf, dennoch sind Kosteneinsparungen und effizientes Arbeiten noch immer klare Treiber mit Markt. Besonders in der Rechnungslogistik liegen hier noch immer in vielen Unternehmen Potenziale brach. Die Unternehmen sollten sich außerdem im kommenden Jahr für die Herausforderungen der Zukunft wappnen. Der Informations- und Dokumentenlogistiker Itella hat Themen identifiziert, die im kommenden Jahr von Bedeutung sein werden:
Mit Outsourcing aus der Krise
Laut einer Umfrage, die Itella unter finnischen CFOs durchgeführt hat, suchen diese im ausgehenden Jahr besonders nach preiswerten Alternativen für das Outsourcen ihrer Finanzprozesse, die dennoch die Punkte Zuverlässigkeit, Servicequalität und Flexibilität nicht vermissen lassen. Übergibt ein Unternehmen etwa die Rechnungslogistikprozesse an einen Dienstleister, variabilisiert es damit auf einen Schlag die anfallenden Kosten. Hat ein Unternehmen in Zeiten des Aufschwungs viele Projekten mit schmalen Budgets und limitierten Ressourcen zu stemmen, übernimmt der Dienstleister die ihm anvertrauten Aufgaben zuverlässig und kann die Produktion mit steigendem Auftragsaufkommen und Erreichen der Normalauslastung im Unternehmen flexibel und sukzessive anpassen.
Internationalisierung der Rechnungsprozesse
Während das Hauptaugenmerk vieler Firmen in den letzten Jahren auf der erfolgreichen Internationalisierung der Kernprozessen lag, gewinnt heute die länderübergreifende Optimierung und Zusammenführung nachgelagerter Abläufe wie der Rechnungslogistik z.B. in Shared Service Centern an Bedeutung. Wer Standorte im Ausland betreibt oder mit ausländischen Kunden und Lieferanten zusammenarbeitet, steht vor vielen neuen Herausforderungen – auch im Rechnungsaustausch. Hier gilt es für Unternehmen zwischen maximaler Zentralisierung und damit verbundenen Skaleneffekten und lokalen Besonderheiten abzuwägen. In einer professionellen IT-Verarbeitung müssen z.B. im Rechnungsausgang nationale Layouts, Vertragsbedingungen oder Formvorschriften beachtet werden. Anschließend können die Dokumente für den Postversand zentral gedruckt und über „local entry-Partner“ Kosten sparend ins Land der Rechnungsstellung versandt werden. Insbesondere im internationalen e-Invoicing sind Dienstleisternetzwerke aufgrund der unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen eine sichere, schnelle und effiziente Umsetzungsmöglichkeit. Auch im internationalen Rechnungseingang verspricht eine Zentralisierung Kostenvorteile und mehr Überblick, etwa durch das Einscannen der Rechnungen im Ursprungsland und die digitale Weiterleitung an den zentralen Rechnungseingang sparen Unternehmen Zeit und Geld.
Rechnungsprozesse überwinden Abteilungsgrenzen
Generell zeigt sich im Markt ein zunehmendes Verständnis der Rechnungslogistik als Einheit, über die man auch verwandte Prozesse mit optimieren kann. So sind in der Beschaffung elektronische Prozesse oft schon Standard. Auf Basis eines solchen Systems ist es leicht, eine Rechnungs-Plattform mit der Lösung zu verbinden und um elektronisches Mapping der Einkaufs- und Rechnungsdaten zu ergänzen. Durch die Verknüpfung beider Systeme erfolgen dann der Abgleich der entsprechenden Rechnungsposition mit Bestellung und Wareneingang und die Freigabe der Rechnung vollautomatisch statt ineffiziente interne Umlaufprozesse zu durchlaufen. Auch im Rechnungsausgang entdecken Unternehmen Potenziale in der engeren Verknüpfung von Rechnungswesen und Marketing: Personalisierte Werbung kann direkt in die Geschäftsdokumente integriert werden. Die Dokumente sind als Trägermedium besonders attraktiv, da laut einer InfoTrend-Umfrage Empfänger von Rechnungen, Kontoauszügen oder Abrechnungen ihre Unterlagen fast drei Minuten studieren, statt sie lediglich schnell zu überfliegen. Aufwändig und teuer produzierte Direktmailings erreichen nicht annähernd diese Aufmerksamkeit. Einfachste Lösungen wie Itella AdVoice können dies mittlerweile ohne großen technischen Aufwand oder großes Projekt über die vorhandenen Rechnungsdaten und ein Webportal.
Praxistaugliche Migrationskonzepte zur e-Rechnung
Elektronische Rechnungen sind auch hierzulande auf dem Vormarsch. Dennoch wird auch die physische Papierrechnung bestehen bleiben. Für 2010 gilt daher „Evolution statt Revolution“. Unternehmen dürfen nicht mehr nur zwischen „e“ oder nur „Papier“ unterscheiden, sondern müssen die Grundlage für einen geplanten und effizienten Übergang sowohl im Rechnungseingang als auch -ausgang legen. Da in den seltensten Fällen zwei Unternehmen gleichzeitig die Idee haben, auf e-Rechnungen umzustellen, gilt es, Hemmschwellen abzubauen und selektiv den Druck auf die Geschäftspartner zu erhöhen, z.B. durch immer populärer werdende Maßnahmen wie gezielte Rabattaktionen oder Bearbeitungsgebühren pro Papierrechnung.
Staatliches Engagement zur Förderung der e-Rechnung
Europaweit sollen künftig die technischen Standards und Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung vereinheitlicht werden. Insgesamt 18 Mrd. Euro könnten die Unternehmen dadurch an Verwaltungskosten einsparen. Und auch die neue Regierung in Deutschland will laut Koalitionsvertrag die elektronische Rechnungsstellung auf möglichst unbürokratische Weise ermöglichen. Zwar dauert die Legislaturperiode noch bis 2013, doch sind ersten Entscheidungen zur Gesetzgebung schon im nächsten Jahr möglich, insbesondere im Rahmen des De-Mail-Projekts und vor dem Hintergrund des Klimaschutzes. Denn elektronische Rechnungen haben nicht nur Vorteile für die Unternehmen, sondern auch für die Umwelt: 40 Prozent weniger CO2 sind laut Untersuchungen von Itella möglich.
„2009 war für viele Unternehmen in Deutschland ein schwieriges Jahr. Dennoch hat sich besonders im Bereich der Rechnungslogistik viel getan“, so Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella Deutschland. „Die elektronische Rechnung ist auch in Deutschland weiterhin auf dem Vormarsch und viele Unternehmen erkennen gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten, wie viel Potenzial insbesondere auch noch in ihren bestehenden Papierprozessen steckt. Um sich für die Zukunft zu rüsten sollten Unternehmen von Anfang an auf eine flexible, skalierbare Technologie und Lösung zu setzen, die die eigenen Ziele von Anfang an monetär messbar unterstützt und Möglichkeiten eröffnet, möglichst viele Partner möglichst einfach für die e-Umstellung zu gewinnen.“
Mit Outsourcing aus der Krise
Laut einer Umfrage, die Itella unter finnischen CFOs durchgeführt hat, suchen diese im ausgehenden Jahr besonders nach preiswerten Alternativen für das Outsourcen ihrer Finanzprozesse, die dennoch die Punkte Zuverlässigkeit, Servicequalität und Flexibilität nicht vermissen lassen. Übergibt ein Unternehmen etwa die Rechnungslogistikprozesse an einen Dienstleister, variabilisiert es damit auf einen Schlag die anfallenden Kosten. Hat ein Unternehmen in Zeiten des Aufschwungs viele Projekten mit schmalen Budgets und limitierten Ressourcen zu stemmen, übernimmt der Dienstleister die ihm anvertrauten Aufgaben zuverlässig und kann die Produktion mit steigendem Auftragsaufkommen und Erreichen der Normalauslastung im Unternehmen flexibel und sukzessive anpassen.
Internationalisierung der Rechnungsprozesse
Während das Hauptaugenmerk vieler Firmen in den letzten Jahren auf der erfolgreichen Internationalisierung der Kernprozessen lag, gewinnt heute die länderübergreifende Optimierung und Zusammenführung nachgelagerter Abläufe wie der Rechnungslogistik z.B. in Shared Service Centern an Bedeutung. Wer Standorte im Ausland betreibt oder mit ausländischen Kunden und Lieferanten zusammenarbeitet, steht vor vielen neuen Herausforderungen – auch im Rechnungsaustausch. Hier gilt es für Unternehmen zwischen maximaler Zentralisierung und damit verbundenen Skaleneffekten und lokalen Besonderheiten abzuwägen. In einer professionellen IT-Verarbeitung müssen z.B. im Rechnungsausgang nationale Layouts, Vertragsbedingungen oder Formvorschriften beachtet werden. Anschließend können die Dokumente für den Postversand zentral gedruckt und über „local entry-Partner“ Kosten sparend ins Land der Rechnungsstellung versandt werden. Insbesondere im internationalen e-Invoicing sind Dienstleisternetzwerke aufgrund der unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen eine sichere, schnelle und effiziente Umsetzungsmöglichkeit. Auch im internationalen Rechnungseingang verspricht eine Zentralisierung Kostenvorteile und mehr Überblick, etwa durch das Einscannen der Rechnungen im Ursprungsland und die digitale Weiterleitung an den zentralen Rechnungseingang sparen Unternehmen Zeit und Geld.
Rechnungsprozesse überwinden Abteilungsgrenzen
Generell zeigt sich im Markt ein zunehmendes Verständnis der Rechnungslogistik als Einheit, über die man auch verwandte Prozesse mit optimieren kann. So sind in der Beschaffung elektronische Prozesse oft schon Standard. Auf Basis eines solchen Systems ist es leicht, eine Rechnungs-Plattform mit der Lösung zu verbinden und um elektronisches Mapping der Einkaufs- und Rechnungsdaten zu ergänzen. Durch die Verknüpfung beider Systeme erfolgen dann der Abgleich der entsprechenden Rechnungsposition mit Bestellung und Wareneingang und die Freigabe der Rechnung vollautomatisch statt ineffiziente interne Umlaufprozesse zu durchlaufen. Auch im Rechnungsausgang entdecken Unternehmen Potenziale in der engeren Verknüpfung von Rechnungswesen und Marketing: Personalisierte Werbung kann direkt in die Geschäftsdokumente integriert werden. Die Dokumente sind als Trägermedium besonders attraktiv, da laut einer InfoTrend-Umfrage Empfänger von Rechnungen, Kontoauszügen oder Abrechnungen ihre Unterlagen fast drei Minuten studieren, statt sie lediglich schnell zu überfliegen. Aufwändig und teuer produzierte Direktmailings erreichen nicht annähernd diese Aufmerksamkeit. Einfachste Lösungen wie Itella AdVoice können dies mittlerweile ohne großen technischen Aufwand oder großes Projekt über die vorhandenen Rechnungsdaten und ein Webportal.
Praxistaugliche Migrationskonzepte zur e-Rechnung
Elektronische Rechnungen sind auch hierzulande auf dem Vormarsch. Dennoch wird auch die physische Papierrechnung bestehen bleiben. Für 2010 gilt daher „Evolution statt Revolution“. Unternehmen dürfen nicht mehr nur zwischen „e“ oder nur „Papier“ unterscheiden, sondern müssen die Grundlage für einen geplanten und effizienten Übergang sowohl im Rechnungseingang als auch -ausgang legen. Da in den seltensten Fällen zwei Unternehmen gleichzeitig die Idee haben, auf e-Rechnungen umzustellen, gilt es, Hemmschwellen abzubauen und selektiv den Druck auf die Geschäftspartner zu erhöhen, z.B. durch immer populärer werdende Maßnahmen wie gezielte Rabattaktionen oder Bearbeitungsgebühren pro Papierrechnung.
Staatliches Engagement zur Förderung der e-Rechnung
Europaweit sollen künftig die technischen Standards und Gesetze zur elektronischen Rechnungsstellung vereinheitlicht werden. Insgesamt 18 Mrd. Euro könnten die Unternehmen dadurch an Verwaltungskosten einsparen. Und auch die neue Regierung in Deutschland will laut Koalitionsvertrag die elektronische Rechnungsstellung auf möglichst unbürokratische Weise ermöglichen. Zwar dauert die Legislaturperiode noch bis 2013, doch sind ersten Entscheidungen zur Gesetzgebung schon im nächsten Jahr möglich, insbesondere im Rahmen des De-Mail-Projekts und vor dem Hintergrund des Klimaschutzes. Denn elektronische Rechnungen haben nicht nur Vorteile für die Unternehmen, sondern auch für die Umwelt: 40 Prozent weniger CO2 sind laut Untersuchungen von Itella möglich.
„2009 war für viele Unternehmen in Deutschland ein schwieriges Jahr. Dennoch hat sich besonders im Bereich der Rechnungslogistik viel getan“, so Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella Deutschland. „Die elektronische Rechnung ist auch in Deutschland weiterhin auf dem Vormarsch und viele Unternehmen erkennen gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten, wie viel Potenzial insbesondere auch noch in ihren bestehenden Papierprozessen steckt. Um sich für die Zukunft zu rüsten sollten Unternehmen von Anfang an auf eine flexible, skalierbare Technologie und Lösung zu setzen, die die eigenen Ziele von Anfang an monetär messbar unterstützt und Möglichkeiten eröffnet, möglichst viele Partner möglichst einfach für die e-Umstellung zu gewinnen.“
