Deutsche Unternehmen halten an Papierrechnungen fest und haben beim Thema elektronische Rechnungen im Gegensatz zu anderen Ländern weiterhin Zweifel. Dennoch diskutieren sogar Bundesbehörden und IT-Initiativen verstärkt über Themen wie sichere E-Mail-Verfahren, elektronische Ausweise oder die Digitalisierung von Steuererklärungen. Und auch hierzulande entwickelt sich der Markt und immer mehr Unternehmen setzten auf kostengünstigere elektronische Verarbeitung im Rechnungsverkehr. Daher sollten Unternehmen über einige Themen nachdenken, die 2009 von Bedeutung sind:
Multichannel-Rechnungsversand on demand:
Die Papierrechnung wird bestehen bleiben: Deutsche Endverbraucher sind sogar bereit, zu bezahlen, um ihre Rechnungen auch weiterhin in gedruckter Form zu erhalten. Und auch deutsche Unternehmer setzten neben Plänen zur elektronischen Rechnung zumindest in den nächsten Jahren auch weiterhin auf die Papierrechnung. So gewinnen Multichannel-Services zunehmend an Relevanz. Hier kann der Rechnungssteller je nach Bedarf entscheiden, über welche Versandart er die Rechnungen verschicken möchte: gedruckt per Post oder kostengünstig elektronisch. Insbesondere beim mittelfristigen Übergang von Papierrechnungen hin zu immer mehr e-Rechnungen rechnet sich eine on demand-Lösung. Sie kann flexibel eingesetzt und abgerechnet werden, ohne schlecht ausgelastete Hard-/ Software oder mangelnde Reaktionsfähigkeit in Kauf nehmen zu müssen. Und selbst für Papierrechnungen lässt sich mit Hilfe eines Dienstleisters in der Regel eine deutliche Effizienzsteigerung bei Druck, Kuvertierung und Porto erzielen. Mit leistungsfähigen Multichannel-Lösungen on demand wie Itella sie bietet entscheiden sich Anwender für eine nachhaltige Prozessoptimierung, statt auf kurzfristige Einsparungen wie im klassischen Outsourcing zu spekulieren.
Rationalisierungsbedarf sorgt für ein Umdenken auch beim Rechnungsempfänger:
Der Sachverständigenrat zur Begutachtung der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung prophezeit der deutschen Wirtschaft im kommenden Jahr ein Null-Wachstum. Daher werden deutsche Unternehmen 2009 nach Möglichkeiten suchen, Kosten einzusparen. Im Rechnungswesen ist eine Möglichkeit zur Rationalisierung das Einscannen von Rechnungen direkt bei Rechnungseingang. Dies verspricht Einsparungen von bis zu 60 Prozent. Heute scannen 33 Prozent der großen Unternehmen ihre Rechnungen zwar ein, jedoch geschieht dies erst nach der Bearbeitung zur Archivierung. Diese Vorgehensweise scheint paradox: Wird das Scannen im Prozess nach vorne gestellt, erzielen die Unternehmen eine ungleich höhere Effizienz in der weiteren Verarbeitung der Rechnung, ohne Zusatzaufwand zu tragen. Geschieht dies ebenfalls über einen on demand Dienstleister wie Itella kann die eTransition auch hier einfach durchgeführt werden, denn die Kosten fallen je nach genutztem Kanal und pro Transaktion an. Im Gegensatz dazu entsteht zwangsläufig ein Fix Kosten Problem, wenn die Scanning Technologie durch elektronische Übertragung immer weniger genutzt wird.
Cash-Flow-Optimierung durch elektronischen Versand on demand:
Verzögerungen im Zahlungseingang können in insbesondere in wirtschaftlich schwierigen Zeiten schnell zu Liquiditäts-Problemen führen. Dennoch versendet noch immer eine Vielzahl deutscher Unternehmen Ihre Papierrechnungen erst zum Ende des Monats. Werden Rechnungen dagegen zum Zeitpunkt des tatsächlichen Anfallens on demand verschickt, so lässt sich im besten Falle ein Vorteil von 30 Tagen im Zahlungseingang erzielen. Produkte wie Itella iPost bieten Rechnungsstellern die Möglichkeit ihre Rechnungen mit einem Klick on demand direkt per Post oder elektronisch inklusive e-Signatur zu versenden, wenn sie entstehen - ohne dabei steigende Kosten zu verursachen. Über ein Portal kann der Rechnungssteller auf Wunsch sogar den Weg seiner Rechnung vom eigenen SAP-System bis hin zum Empfänger verfolgen. Der Versender weiß so, wann seine Rechnung beim Empfänger angekommen ist und kann entsprechend die weiteren Schritte im Forderungsmanagement planen.
Qualifizierte elektronische Signatur im Endkundenbereich:
Datenskandale und gefälschte Rechnungen zwingen nicht nur das Innenministerium zum Nachdenken über sichere E-Mail-Dienste. Auch Unternehmen setzten die qualifizierte elektronische Signatur (QES) zunehmend für ihre Rechnungen an Endkunden ein. Den Endkunden dient die QES nicht wie bei Geschäftskunden als Voraussetzung zum Abzug der Vorsteuer, sie ist vielmehr aus Sicherheitsgründen wichtig. Denn gerade in Zeiten fingierter oder infizierter elektronischer Post und Spam sind viele Endverbraucher irritiert und verunsichert. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt zum Schutz vor Betrug den Einsatz digitaler Signaturen bei E-Mails.
Effizienzsteigerung durch Rechnungsportale:
Nicht nur die Rechnungsprozesse im Unternehmen lassen sich optimieren. Eine Verknüpfung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen bietet Unternehmen weiteres Potenzial zur Effizienzsteigerung. Vorbild ist hier beispielsweise Nordeuropa: Mit der starken Akzeptanz der elektronischen Rechnungen steigt auch die Bedeutung von standardisierten Plattformlösungen wie dem Itella Exchange. Die einzelnen Plattformen verbinden Rechnungssteller und -empfänger und können wiederum untereinander verknüpft werden. Sie ermöglichen sogar eine direkte Anbindung der Rechnungsstellung an den Payment-Prozess, zum Beispiel über das Online-Banking der Rechnungsempfänger.
„Was in anderen Ländern schon gängige Praxis ist, ist bei uns noch Zukunftsmusik“, sagt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella Deutschland. „Finnland war beispielsweise schon bei der Einführung der elektronischen Rechnung Vorreiter, auch die weitere Entwicklung des deutschen Marktes wird ähnlich wie in Nordeuropa verlaufen. Trotzdem wird uns die Papierrechnung weiterhin erhalten bleiben. Ich halte deshalb on demand-Lösungen, die beide Versandarten parallel optimieren, für einen der wichtigsten Rechnungslegungs-Trends in Deutschland – 2009 und darüber hinaus.“
Multichannel-Rechnungsversand on demand:
Die Papierrechnung wird bestehen bleiben: Deutsche Endverbraucher sind sogar bereit, zu bezahlen, um ihre Rechnungen auch weiterhin in gedruckter Form zu erhalten. Und auch deutsche Unternehmer setzten neben Plänen zur elektronischen Rechnung zumindest in den nächsten Jahren auch weiterhin auf die Papierrechnung. So gewinnen Multichannel-Services zunehmend an Relevanz. Hier kann der Rechnungssteller je nach Bedarf entscheiden, über welche Versandart er die Rechnungen verschicken möchte: gedruckt per Post oder kostengünstig elektronisch. Insbesondere beim mittelfristigen Übergang von Papierrechnungen hin zu immer mehr e-Rechnungen rechnet sich eine on demand-Lösung. Sie kann flexibel eingesetzt und abgerechnet werden, ohne schlecht ausgelastete Hard-/ Software oder mangelnde Reaktionsfähigkeit in Kauf nehmen zu müssen. Und selbst für Papierrechnungen lässt sich mit Hilfe eines Dienstleisters in der Regel eine deutliche Effizienzsteigerung bei Druck, Kuvertierung und Porto erzielen. Mit leistungsfähigen Multichannel-Lösungen on demand wie Itella sie bietet entscheiden sich Anwender für eine nachhaltige Prozessoptimierung, statt auf kurzfristige Einsparungen wie im klassischen Outsourcing zu spekulieren.
Rationalisierungsbedarf sorgt für ein Umdenken auch beim Rechnungsempfänger:
Der Sachverständigenrat zur Begutachtung der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung prophezeit der deutschen Wirtschaft im kommenden Jahr ein Null-Wachstum. Daher werden deutsche Unternehmen 2009 nach Möglichkeiten suchen, Kosten einzusparen. Im Rechnungswesen ist eine Möglichkeit zur Rationalisierung das Einscannen von Rechnungen direkt bei Rechnungseingang. Dies verspricht Einsparungen von bis zu 60 Prozent. Heute scannen 33 Prozent der großen Unternehmen ihre Rechnungen zwar ein, jedoch geschieht dies erst nach der Bearbeitung zur Archivierung. Diese Vorgehensweise scheint paradox: Wird das Scannen im Prozess nach vorne gestellt, erzielen die Unternehmen eine ungleich höhere Effizienz in der weiteren Verarbeitung der Rechnung, ohne Zusatzaufwand zu tragen. Geschieht dies ebenfalls über einen on demand Dienstleister wie Itella kann die eTransition auch hier einfach durchgeführt werden, denn die Kosten fallen je nach genutztem Kanal und pro Transaktion an. Im Gegensatz dazu entsteht zwangsläufig ein Fix Kosten Problem, wenn die Scanning Technologie durch elektronische Übertragung immer weniger genutzt wird.
Cash-Flow-Optimierung durch elektronischen Versand on demand:
Verzögerungen im Zahlungseingang können in insbesondere in wirtschaftlich schwierigen Zeiten schnell zu Liquiditäts-Problemen führen. Dennoch versendet noch immer eine Vielzahl deutscher Unternehmen Ihre Papierrechnungen erst zum Ende des Monats. Werden Rechnungen dagegen zum Zeitpunkt des tatsächlichen Anfallens on demand verschickt, so lässt sich im besten Falle ein Vorteil von 30 Tagen im Zahlungseingang erzielen. Produkte wie Itella iPost bieten Rechnungsstellern die Möglichkeit ihre Rechnungen mit einem Klick on demand direkt per Post oder elektronisch inklusive e-Signatur zu versenden, wenn sie entstehen - ohne dabei steigende Kosten zu verursachen. Über ein Portal kann der Rechnungssteller auf Wunsch sogar den Weg seiner Rechnung vom eigenen SAP-System bis hin zum Empfänger verfolgen. Der Versender weiß so, wann seine Rechnung beim Empfänger angekommen ist und kann entsprechend die weiteren Schritte im Forderungsmanagement planen.
Qualifizierte elektronische Signatur im Endkundenbereich:
Datenskandale und gefälschte Rechnungen zwingen nicht nur das Innenministerium zum Nachdenken über sichere E-Mail-Dienste. Auch Unternehmen setzten die qualifizierte elektronische Signatur (QES) zunehmend für ihre Rechnungen an Endkunden ein. Den Endkunden dient die QES nicht wie bei Geschäftskunden als Voraussetzung zum Abzug der Vorsteuer, sie ist vielmehr aus Sicherheitsgründen wichtig. Denn gerade in Zeiten fingierter oder infizierter elektronischer Post und Spam sind viele Endverbraucher irritiert und verunsichert. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfiehlt zum Schutz vor Betrug den Einsatz digitaler Signaturen bei E-Mails.
Effizienzsteigerung durch Rechnungsportale:
Nicht nur die Rechnungsprozesse im Unternehmen lassen sich optimieren. Eine Verknüpfung von Rechnungs- und Zahlungsprozessen bietet Unternehmen weiteres Potenzial zur Effizienzsteigerung. Vorbild ist hier beispielsweise Nordeuropa: Mit der starken Akzeptanz der elektronischen Rechnungen steigt auch die Bedeutung von standardisierten Plattformlösungen wie dem Itella Exchange. Die einzelnen Plattformen verbinden Rechnungssteller und -empfänger und können wiederum untereinander verknüpft werden. Sie ermöglichen sogar eine direkte Anbindung der Rechnungsstellung an den Payment-Prozess, zum Beispiel über das Online-Banking der Rechnungsempfänger.
„Was in anderen Ländern schon gängige Praxis ist, ist bei uns noch Zukunftsmusik“, sagt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella Deutschland. „Finnland war beispielsweise schon bei der Einführung der elektronischen Rechnung Vorreiter, auch die weitere Entwicklung des deutschen Marktes wird ähnlich wie in Nordeuropa verlaufen. Trotzdem wird uns die Papierrechnung weiterhin erhalten bleiben. Ich halte deshalb on demand-Lösungen, die beide Versandarten parallel optimieren, für einen der wichtigsten Rechnungslegungs-Trends in Deutschland – 2009 und darüber hinaus.“
