Automatisierter Dokumentenversand im Energiebereich - die Stadtwerke Düren entscheiden sich für Itella

Kosten einsparen, Risiko minimieren und Fokus auf die Kernkompetenz dank optimiertem Dokumentenversand

(PresseBox) ( Düsseldorf/Düren, )
Seit der Implementierung von iBilling des Dokumenten- und Informationslogistikers Itella im Oktober 2009 werden bei den Stadtwerken Düren Rechnungen, Ablesekarten, Mahnungen oder auch Marketingaktionsschreiben optimiert verarbeitet. Um Ausfälle veralteter Maschinen zu vermeiden sowie Kosten zu sparen und Risiken zu minimieren, entschieden sich die Stadtwerke Düren, den Dokumentenversand in die Hände eines externen Dokumenten- und Informationslogistikers zu geben. Itella bereitet die Daten zu Sendungen auf und druckt diese. Das Unternehmen verschickt damit über iBilling jährlich rund 300.000 Sendungen an etwa 60.000 Kunden zu rund 70 Prozent der vorherigen Kosten.

Der Anstoß für ein neues - aber vor allem optimiertes System - wurde bereits im Winter 2008/2009 gegeben. Zu dieser Zeit wurde der Wechsel des Energieabrechnungs- und Informationssystems vorgenommen. Die Daten werden seit dieser Zeit direkt aus dem System LIMA1 über eine zentrale Schnittstelle via FTP an Itella übergeben. Auf diese Weise werden die Druckströme zentralisiert und dies erlaubt maximale Bündelungseffekte für das gesamte Output-Management. Mitarbeiter im Unternehmen sorgen selbst für die Erstellung von Rechnungen, Mahnungen oder auch Vertragsbestätigungen und geben diese über die Schnittstelle an Itella zum Druck weiter. Ein Großteil der 300.000 Dokumente wird dabei zum Ende des Monats sowie zu bestimmten Stichtagen im November (Versand der Ablesekarten) und im Januar (Abrechnung des Jahresverbrauches der Privat- und Gewerbekunden) versandt. Pro Monat ist dabei mit zusätzlich rund 1.500 - 2.000 Mahnungen zu rechnen. Zusätzlich zum Jahres-verbrauchsaufkommen gibt es einen monatlichen Rechnungslauf für Sondervertragskunden. Bis heute überwiegen Print-Rechnungen im Endkundengeschäft, allerdings versenden die Stadtwerke Düren aktuell bereits fünf Prozent ihrer Rechnungen elektronisch via E-Mail inklusive angehängtem PDF. Den Versand übernimmt ebenfalls Itella.

Der Dokumenten- und Informationslogistiker ermöglicht den Stadtwerken Düren den gesamten Produktions- und Zustellprozess lückenlos zu verfolgen. Durch vorher definierte Service Level Agreements (SLA's) zwischen Itella und den Stadtwerken sind die Reaktionszeiten, die Schnelligkeit der Bearbeitung sowie die Versandmodalitäten festgehalten. Das Call Center wird in Bezug auf mögliche Anrufschwankungen anhand der vereinbarten SLA's auf dem Laufenden gehalten.

"Das interessante an der Zusammenarbeit mit den Stadtwerken Düren ist, dass der Druckumlauf im Falle von Preisinformationsschreiben keinen Aufschub erlaubt", erklärt Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. "Ändert sich etwa der Gaspreis, müssen alle Kunden umgehend schriftlich informiert werden. Über iBilling können wir diese großen Datenströme problemlos entgegennehmen und diese schnell und produktiv an den Endverbraucher weiterleiten."

"Die Vorteile, die aus iBilling resultieren, sind enorm", weiß Jürgen Eismar, kaufmännischer Leiter der Stadtwerke Düren. "Bis zu 30 Prozent der Personal- und Sachkosten können durch den optimierten Dokumentenversand eingespart werden. Auch das Ausfallrisiko wird reduziert, da nun weder nicht-verfügbare Personalressourcen noch defekte Maschinen den Druckprozess aufhalten. Es gibt natürlich noch weitere Vorteile, die sich durch einen optimierten Dokumentenversand für unser Unternehmen ergeben: Neben Kosteneffizienzgründen und der Minimierung von Ausfallrisiken etwa können wir uns nun wieder auf die Kernkompetenzen - die nicht im Betreiben einer Poststelle liegen - konzentrieren."

Über Stadtwerke Düren:

Die Stadtwerke Düren GmbH ist der Energie- und Wasserversorger der Stadt Düren und der Gemeinde Merzenich. Sie bietet ihren rund 60.000 Kunden Strom, Gas, Wasser und damit verbundene Dienstleistungen aus einer Hand. SWD beschäftigen rund 260 Mitarbeiter, davon 20 Auszubildende. In den Jahren 2008, 2009 und 2010 wurde das Unternehmen wiederholt vom Energieverbraucherportal zum TOPLOKAL-VERSORGER ausgezeichnet. Das Umweltmanagementsystem der SWD entspricht der international geltenden Umweltnorm DIN EN ISO 14001, geprüft durch den TÜV Nord. Das Unternehmen ist zudem TSM zertifiziert.
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