Die Revisionsprozesse der beiden Managementnormen ISO 9001 und ISO 14001 sind in der letzten Entwicklungsstufe und Unternehmen bereiten sich darauf vor, die neuen Anforderungen zu erfüllen. Einen Überblick über den Stand der Umsetzungen, welche Maßnahmen dazu verwendet werden und eine Experteneinschätzung von DNV GL bietet die neue Serie von Umfragen, die unter dem Namen ViewPoint Espresso von dem Zertifizierungsunternehmen durchgeführt wird.
Im Fokus: Kapitel 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes
Für die erste Umfrage, die sich mit der neuen Anforderung aus dem Kapitel 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes befasst, befragte DNV GL zwischen dem 23. Februar 2015 und dem 1. März 2015 995 qualifizierte Qualitäts- und Umweltmanagementsystem-Experten. Das Kapitel 4.1 fordert, dass Unternehmen externe und interne Aspekte bestimmten müssen, die für ihre Ziele und strategische Ausrichtung relevant sind und sich auf die Fähigkeit ihres Managementsystems auswirken.
Sind Unternehmen bereits konform mit Kapitel 4.1?
Knapp 16% der Teilnehmer sind der Meinung, die Anforderungen der zukünftigen Standards komplett zu erfüllen (Bewertung 9 oder 10). Dabei ist allerdings ein Unterschied zwischen Anwendern der ISO 14001 und der ISO 9001 zu erkennen: bei der ISO 14001 waren sich 21% sicher und bei ISO 9001 nur 14%. Die Teilnehmer, die sich einigermaßen sicher sind, machen 44% der Befragten aus (Bewertung 7 oder 8). 14% schätzen das Unternehmen so ein, dass es die Anforderungen nicht erfüllen wird (Bewertung 1 bis 4). Hier ist erneut ein Unterschied zwischen ISO 14001 (11%) und ISO 9001 (20%) zu erkennen.
Mit welchen Maßnahmen werden Unternehmen das Kapitel 4.1 erfüllen?
Die Top-3-Aktionen, die die befragten Unternehmen durchführen möchten, um den Kontext der Organisation zu verstehen, sind: Management Reviews (60%), Meetings mit verschiedenen Abteilungen innerhalb der Organisation (45%) und Risikobewertungen von externen und internen Einflüssen (38%). Auch verschiedene andere Maßnahmen haben eine hohe Anzahl an Stimmen erhalten. Hier zeigt sich, dass ein Mix verschiedener Vorgehensweisen bevorzugt wird.
Die Einschätzung von DNV GL
Um eine geeignete, Fakten basierte Risikobewertung durchzuführen, ist es ausschlaggebend, die beeinflussenden Faktoren zu verstehen. Außerdem muss ein effizientes Managementsystem etabliert sein, das sicherstellt, das beabsichtigte Unternehmensziel zu erreichen. Oft ist die größte Herausforderung, externe Faktoren, die das Unternehmen beeinflussen, zu verstehen und zu analysieren. Ein guter Anfang ist die Überprüfung und Auswertung der bereits vorhandenen Informationen. Solche Maßnahmen können in verschiedenen Funktionsbereichen, wie Marketing/Sales, Design, Einkauf, Recht, etc. durchgeführt werden. Nicht einmalig, sondern als fortlaufender Prozess, der sich an veränderte Bedingungen anpasst. Obwohl es nicht explizit gefordert ist, empfehlen wir eine Dokumentation der Ergebnisse, um einen beständigen und wiederholbaren Prozess zu gewährleisten.
Der externe Kontext von Unternehmen variiert in Abhängigkeit von Faktoren wie zum Beispiel Branche, Größe, Standort, Grad der Regulierung, Wettbewerb. Laut der Norm ISO 31000, auf der das Kapitel 4.1 basiert, umfasst der externe Kontext eines Unternehmens mindestens folgendes:
Zum Verständnis des internen Kontextes eines Unternehmens sollten mindestens folgende Punkte berücksichtigt werden:
Mit Hilfe von ViewPoint Espresso möchten DNV GL zeigen, was andere Unternehmen denken und wie diese mit aktuellen Themen umgehen. Ziel ist es, damit auf aktuelle Themen aufmerksam zu machen, zum besseren Verständnis beizutragen sowie Anregungen für die Praxis zu geben.
Bei den Espresso-Umfragen handelt es sich um eine erweiterte Initiative des Befragungsportals ViewPoint. Während das Studienprojekt ViewPoint von DNV GL tiefgehende Analysen beinhaltet, ist die Intention von ViewPoint Espresso kurzfristig aktuelle Einsichten in ein bestimmtes Thema zu geben.
Die nächste ViewPoint Espresso-Umfrage befasst sich mit dem Kapitel 4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien.
Im Fokus: Kapitel 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes
Für die erste Umfrage, die sich mit der neuen Anforderung aus dem Kapitel 4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes befasst, befragte DNV GL zwischen dem 23. Februar 2015 und dem 1. März 2015 995 qualifizierte Qualitäts- und Umweltmanagementsystem-Experten. Das Kapitel 4.1 fordert, dass Unternehmen externe und interne Aspekte bestimmten müssen, die für ihre Ziele und strategische Ausrichtung relevant sind und sich auf die Fähigkeit ihres Managementsystems auswirken.
Sind Unternehmen bereits konform mit Kapitel 4.1?
Knapp 16% der Teilnehmer sind der Meinung, die Anforderungen der zukünftigen Standards komplett zu erfüllen (Bewertung 9 oder 10). Dabei ist allerdings ein Unterschied zwischen Anwendern der ISO 14001 und der ISO 9001 zu erkennen: bei der ISO 14001 waren sich 21% sicher und bei ISO 9001 nur 14%. Die Teilnehmer, die sich einigermaßen sicher sind, machen 44% der Befragten aus (Bewertung 7 oder 8). 14% schätzen das Unternehmen so ein, dass es die Anforderungen nicht erfüllen wird (Bewertung 1 bis 4). Hier ist erneut ein Unterschied zwischen ISO 14001 (11%) und ISO 9001 (20%) zu erkennen.
Mit welchen Maßnahmen werden Unternehmen das Kapitel 4.1 erfüllen?
Die Top-3-Aktionen, die die befragten Unternehmen durchführen möchten, um den Kontext der Organisation zu verstehen, sind: Management Reviews (60%), Meetings mit verschiedenen Abteilungen innerhalb der Organisation (45%) und Risikobewertungen von externen und internen Einflüssen (38%). Auch verschiedene andere Maßnahmen haben eine hohe Anzahl an Stimmen erhalten. Hier zeigt sich, dass ein Mix verschiedener Vorgehensweisen bevorzugt wird.
Die Einschätzung von DNV GL
Um eine geeignete, Fakten basierte Risikobewertung durchzuführen, ist es ausschlaggebend, die beeinflussenden Faktoren zu verstehen. Außerdem muss ein effizientes Managementsystem etabliert sein, das sicherstellt, das beabsichtigte Unternehmensziel zu erreichen. Oft ist die größte Herausforderung, externe Faktoren, die das Unternehmen beeinflussen, zu verstehen und zu analysieren. Ein guter Anfang ist die Überprüfung und Auswertung der bereits vorhandenen Informationen. Solche Maßnahmen können in verschiedenen Funktionsbereichen, wie Marketing/Sales, Design, Einkauf, Recht, etc. durchgeführt werden. Nicht einmalig, sondern als fortlaufender Prozess, der sich an veränderte Bedingungen anpasst. Obwohl es nicht explizit gefordert ist, empfehlen wir eine Dokumentation der Ergebnisse, um einen beständigen und wiederholbaren Prozess zu gewährleisten.
Der externe Kontext von Unternehmen variiert in Abhängigkeit von Faktoren wie zum Beispiel Branche, Größe, Standort, Grad der Regulierung, Wettbewerb. Laut der Norm ISO 31000, auf der das Kapitel 4.1 basiert, umfasst der externe Kontext eines Unternehmens mindestens folgendes:
- Kulturelle, politische, rechtliche, regulatorische, finanzielle, technologische, wirtschaftliche, naturbedingte, demografische und wettbewerbsspezifische Gegebenheiten internationaler, nationaler oder regionaler Art,
- Wichtige Treiber und Trends, welche die Ziele der Organisation beeinflussen, einschließlich Änderungen der Kundenbedürfnisse
- die Beziehungen zu externen Interessengruppen sowie deren Erwartungen und Wertvorstellungen
Zum Verständnis des internen Kontextes eines Unternehmens sollten mindestens folgende Punkte berücksichtigt werden:
- Unternehmensführung, Organisationsstruktur, Rollen und Verantwortlichkeiten
- Unternehmenspolitik und Ziele sowie die Strategien, um diese zu erreichen,
- Fähigkeiten in Bezug auf Ressourcen und Wissen (z.B. Kapital, Zeit, Menschen, Prozesse, Systeme und Technologien),
- Informationssysteme, Informationsflüsse und Entscheidungsprozesse (formelle wie auch informelle),
- die Beziehungen zu internen Interessengruppen, deren Erwartungen und Wertvorstellungen sowie die Unternehmenskultur
- Normen und Richtlinien, die angewendet werden
- Form und Umfang von Vertragsverhältnissen
Mit Hilfe von ViewPoint Espresso möchten DNV GL zeigen, was andere Unternehmen denken und wie diese mit aktuellen Themen umgehen. Ziel ist es, damit auf aktuelle Themen aufmerksam zu machen, zum besseren Verständnis beizutragen sowie Anregungen für die Praxis zu geben.
Bei den Espresso-Umfragen handelt es sich um eine erweiterte Initiative des Befragungsportals ViewPoint. Während das Studienprojekt ViewPoint von DNV GL tiefgehende Analysen beinhaltet, ist die Intention von ViewPoint Espresso kurzfristig aktuelle Einsichten in ein bestimmtes Thema zu geben.
Die nächste ViewPoint Espresso-Umfrage befasst sich mit dem Kapitel 4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien.
