Im Rahmen der letzten Konferenz für Zertifizierer, die am 25. und 26. September 2013 in München stattgefunden hat, hat der IFS den Zertifizierungstellen zwei wichtige Änderungen mitgeteilt, die zum einen den IFS Food Standard und zum anderen IFS/BRC-Kombiaudtis betreffen. Im Folgenden sollen beide Änderungen näher ausgeführt werden.
1. Das Management von gehandelten Fertigerzeugnissen sowie von ausgelagerten Prozessen/Produkten
Wie bereits im Juli dieses Jahres kommuniziert, findet die folgende Regelung seit dem 1. Juli 2013 Anwendung:
Die Möglichkeit der Einbindung von gehandelten Fertigerzeugnissen in den Scope eines IFS Food Audits wird zurückgezogen
Das Management von Handelsprodukten unter dem Scope des IFS Food hat sich als sehr komplex herausgestellt. Die Kombination von Grundvoraussetzungen, die erfüllt werden müssen, um die Produkte in den Auditumfang eines IFS Food Audits integrieren zu können, ist anspruchsvoll. Aus diesem Grund wurde entschieden, dass Fertigerzeugnisse aus dem Umfang des IFS Food Audits gestrichen werden sollen. Produkte, die nicht durch das Unternehmen hergestellt, verpackt und gekennzeichnet werden, das sich im Zertifizierungsprozess des IFS Food befindet, und die mit dem Namen eines anderen Produzenten gekennzeichnet sind, werden aus dem Scope des IFS Food ausgeschlossen.
Seit dem 1. Juli 2013 gilt daher:
- Gehandelte Fertigerzeugnisse werden nicht mehr im Scope des Audits erfasst: eine besondere Erwähnung auf dem Zertifikat ist nicht erforderlich, da Fertigerzeugnisse nicht mehr Bestandteil des Auditumfangs sind.
- Das komplette Kapitel 4.4.2 der IFS Audit-Checkliste muss mit „NA“ bewertet werden.
- Im Unternehmensprofil des Auditberichts muss klar definiert werden, falls gehandelte Fertigerzeugnisse Bestandteil des Portfolios sind. Diese fallen jedoch nicht in die Zertifizierung nach IFS Food. Falls ein Lebensmittel verarbeitender Betrieb die Zertifizierung seiner Fertigerzeugnisse wünscht, ist dieses nur im Rahmen eines kombinierten IFS Broker/IFS Food-Audits möglich.
Damit wird die Regel Nummer 1.4.3 der IFS Food Doktrin, die sich auf das Management von zugekauften Produkten im Auditumfang eines IFS Food Audits bezieht, obsolet und durch die neue Regelung ersetzt. Ende dieses Jahres ist eine Aktualisierung der Version 6 des IFS Food Standards vorgesehen, die diese Neuerung direkt in den Standard integrieren soll.
Darüber hinaus wurde im Rahmen des letzten Treffens des Internationalen Technischen Komitees die folgende zusätzliche Regelung getroffen:
Management ausgelagerter Prozesse im IFS Food Standard
Wenn ein nach IFS Food zertifiziertes, Lebensmittel verarbeitendes Unternehmen (A) Teile seiner Prozesse an das Unternehmen B auslagert und die Produkte nicht unter dem Firmennamen des Unternehmens B firmieren, muss der Zertifizierer in dem Unternehmen, das den ausgelagerten Prozess durchführt, kein separates Audit mehr durchführen. Darüber hinaus sind zwei Situationen zu unterscheiden.
1. Ein nach IFS Food zertifiziertes Unternehmen A produziert ein Handelsmarkenprodukt und lagert einen Teilprozess an ein Unternehmen B aus. In diesem Fall muss das Unternehmen, das den ausgelagerten Prozess durchführt (B) ebenfalls nach IFS Food zertifiziert sein, sofern das Unternehmen A keine abweichende Vereinbarung mit seinen Kunden getroffen hat und letztere diese abweichende Vereinbarung akzeptieren.
2. Wenn der ausgelagerte Prozess für ein Unternehmen (A) durchgeführt wird, das Produkte unter seinem eigenen Namen kennzeichnet (A-Marke), soll das Unternehmen, das den ausgelagerten Prozess verwaltet (B), im Rahmen des beim Unternehmen A durchgeführten IFS-Audits durch eine Bewertung der in Kapitel 4.4 definierten Einkaufskriterien überprüft werden. Dabei soll der Fokus insbesondere auf den Anforderungen liegen, die das Management von Lieferanten und Dienstleistern betreffen.
Durch diese neue Regelung wird die bisherige Regel Nummer 1.4.2.1 der IFS Food Doktrin, die sich auf den Umgang mit ausgelagerten Prozessen bezieht, obsolet. Die neue Regelung kann ab sofort angewandt werden und wird ab dem 1. Januar 2014 verpflichtend eingeführt.
2. Management von IFS/BRC-Kombiaudits
Für Unternehmen, die sowohl die Auditvariante der unangekündigten BRC-Audits gewählt haben als auch ein kombiniertes IFS- und BRC-Audit durchführen wollen, hat der IFS die folgende Regelung getroffen:
- Die IFS-Anforderungen müssen auf jeden Fall erfüllt werden. (Ein besonderes Augenmerk soll dabei darauf liegen, dass das Datum des Kombiaudits rechtzeitig zwei Wochen vor Auditbeginn im Portal eingetragen ist und die Berichte innerhalb des vorgegebenen Zeitraums hochgeladen werden.)
- Wird ein unangekündigtes BRC-Audit weit vor Ablauf der Frist zum Eintrag des Auditdatums für das Kombiaudit in das Online-Portal durchgeführt, kann das Audit-Datum für das IFS/BRC-Kombiaudit auch einige Tage nach dem unangekündigten BRC-Audit in das Portal eingetragen werden. Spätestens 14 Tage vor dem Auditbeginn des regulären Audits muss das Datum jedoch eingetragen sein. Damit wäre die Durchführung eines Kombiaudits innerhalb von zwei Wochen vor dem Audittermin nicht mehr möglich. Es sei hier nochmal darauf hingewiesen, dass das im IFS-Standard regulär vorgesehene Zeitfenster für die Durchführung eines Audits von insgesamt zehn Wochen (acht Wochen vor und zwei Wochen nach dem Audittermin) sich in diesem Fall auf sechs Wochen verkürzt. Nur so können die Anforderungen beider Standards zur Auditplanung und Durchführung eingehalten werden.
- Da alle Anwender von IFS-Standards die Regelung, das Auditdatum spätestens zwei Wochen vor Auditbeginn in das Online-Portal einzutragen, befolgen müssen, wird die Einhaltung dieser Regelung im Rahmen des IFS Integrity Programs strengstens überprüft und bei Nichteinhaltung entsprechend geahndet werden. Wenn sich der IFS darüber hinaus mit Beschwerden von Retailern konfrontiert sehen sollte, dass beispielsweise Benachrichtigungen aus der Datenbank unklar sind, wird das Integrity Program diesen Sachverhalt ebenfalls entsprechend überprüfen.
„Mit den Neuerungen im Bereich des Managements von gehandelten Fertigerzeugnissen sowie ausgelagerten Prozessen im Bereich des IFS Food Standards wird der IFS Standard der Komplexität der Lieferketten gerecht. Durch eine separate Betrachtung dieses Bereichs wird den Auditoren die notwendige Zeit gegeben, die Prozesse sorgfältig zu prüfen, andererseits werden durch die Unterscheidung zwischen Retailermarke und Marke des produzierenden Unternehmens auch die Bedürfnisse des Handelsunternehmens und gesetzlichen Anforderungen an das Handelsunternehmen berücksichtigt. Insgesamt wird die neue Regelung weiter helfen die Transparenz in den Handelsbeziehungen, die letztlich die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Händlern und produzierenden Unternehmen ist, weiter zu stärken“, so Dr. Andrea Niemann-Haberhausen, Manager Food Services bei DNV Business Assurance.
Was die Regelungen zu den IFS/BRC-Kombiaudits für die Unternehmen, die sich außerdem für unangekündigte BRC-Audits angemeldet haben, angeht, stellt Dr. Andrea Niemann-Haberhausen fest: „Auch hier wurde seitens des IFS ein pragmatischer Ansatz gewählt, um Unternehmen, die weiterhin beide Zertifizierungen aufrecht erhalten, zu unterstützen. Zu beachten ist, dass dieser Ansatz nur für die Option 1, also ein vollständiges unangekündigtes Audit, und nicht für die Option 2, ein gesplittetes Audit, bei dem der Betriebsrundgang und die Dokumentenprüfung getrennt stattfinden, gilt.“
1. Das Management von gehandelten Fertigerzeugnissen sowie von ausgelagerten Prozessen/Produkten
Wie bereits im Juli dieses Jahres kommuniziert, findet die folgende Regelung seit dem 1. Juli 2013 Anwendung:
Die Möglichkeit der Einbindung von gehandelten Fertigerzeugnissen in den Scope eines IFS Food Audits wird zurückgezogen
Das Management von Handelsprodukten unter dem Scope des IFS Food hat sich als sehr komplex herausgestellt. Die Kombination von Grundvoraussetzungen, die erfüllt werden müssen, um die Produkte in den Auditumfang eines IFS Food Audits integrieren zu können, ist anspruchsvoll. Aus diesem Grund wurde entschieden, dass Fertigerzeugnisse aus dem Umfang des IFS Food Audits gestrichen werden sollen. Produkte, die nicht durch das Unternehmen hergestellt, verpackt und gekennzeichnet werden, das sich im Zertifizierungsprozess des IFS Food befindet, und die mit dem Namen eines anderen Produzenten gekennzeichnet sind, werden aus dem Scope des IFS Food ausgeschlossen.
Seit dem 1. Juli 2013 gilt daher:
- Gehandelte Fertigerzeugnisse werden nicht mehr im Scope des Audits erfasst: eine besondere Erwähnung auf dem Zertifikat ist nicht erforderlich, da Fertigerzeugnisse nicht mehr Bestandteil des Auditumfangs sind.
- Das komplette Kapitel 4.4.2 der IFS Audit-Checkliste muss mit „NA“ bewertet werden.
- Im Unternehmensprofil des Auditberichts muss klar definiert werden, falls gehandelte Fertigerzeugnisse Bestandteil des Portfolios sind. Diese fallen jedoch nicht in die Zertifizierung nach IFS Food. Falls ein Lebensmittel verarbeitender Betrieb die Zertifizierung seiner Fertigerzeugnisse wünscht, ist dieses nur im Rahmen eines kombinierten IFS Broker/IFS Food-Audits möglich.
Damit wird die Regel Nummer 1.4.3 der IFS Food Doktrin, die sich auf das Management von zugekauften Produkten im Auditumfang eines IFS Food Audits bezieht, obsolet und durch die neue Regelung ersetzt. Ende dieses Jahres ist eine Aktualisierung der Version 6 des IFS Food Standards vorgesehen, die diese Neuerung direkt in den Standard integrieren soll.
Darüber hinaus wurde im Rahmen des letzten Treffens des Internationalen Technischen Komitees die folgende zusätzliche Regelung getroffen:
Management ausgelagerter Prozesse im IFS Food Standard
Wenn ein nach IFS Food zertifiziertes, Lebensmittel verarbeitendes Unternehmen (A) Teile seiner Prozesse an das Unternehmen B auslagert und die Produkte nicht unter dem Firmennamen des Unternehmens B firmieren, muss der Zertifizierer in dem Unternehmen, das den ausgelagerten Prozess durchführt, kein separates Audit mehr durchführen. Darüber hinaus sind zwei Situationen zu unterscheiden.
1. Ein nach IFS Food zertifiziertes Unternehmen A produziert ein Handelsmarkenprodukt und lagert einen Teilprozess an ein Unternehmen B aus. In diesem Fall muss das Unternehmen, das den ausgelagerten Prozess durchführt (B) ebenfalls nach IFS Food zertifiziert sein, sofern das Unternehmen A keine abweichende Vereinbarung mit seinen Kunden getroffen hat und letztere diese abweichende Vereinbarung akzeptieren.
2. Wenn der ausgelagerte Prozess für ein Unternehmen (A) durchgeführt wird, das Produkte unter seinem eigenen Namen kennzeichnet (A-Marke), soll das Unternehmen, das den ausgelagerten Prozess verwaltet (B), im Rahmen des beim Unternehmen A durchgeführten IFS-Audits durch eine Bewertung der in Kapitel 4.4 definierten Einkaufskriterien überprüft werden. Dabei soll der Fokus insbesondere auf den Anforderungen liegen, die das Management von Lieferanten und Dienstleistern betreffen.
Durch diese neue Regelung wird die bisherige Regel Nummer 1.4.2.1 der IFS Food Doktrin, die sich auf den Umgang mit ausgelagerten Prozessen bezieht, obsolet. Die neue Regelung kann ab sofort angewandt werden und wird ab dem 1. Januar 2014 verpflichtend eingeführt.
2. Management von IFS/BRC-Kombiaudits
Für Unternehmen, die sowohl die Auditvariante der unangekündigten BRC-Audits gewählt haben als auch ein kombiniertes IFS- und BRC-Audit durchführen wollen, hat der IFS die folgende Regelung getroffen:
- Die IFS-Anforderungen müssen auf jeden Fall erfüllt werden. (Ein besonderes Augenmerk soll dabei darauf liegen, dass das Datum des Kombiaudits rechtzeitig zwei Wochen vor Auditbeginn im Portal eingetragen ist und die Berichte innerhalb des vorgegebenen Zeitraums hochgeladen werden.)
- Wird ein unangekündigtes BRC-Audit weit vor Ablauf der Frist zum Eintrag des Auditdatums für das Kombiaudit in das Online-Portal durchgeführt, kann das Audit-Datum für das IFS/BRC-Kombiaudit auch einige Tage nach dem unangekündigten BRC-Audit in das Portal eingetragen werden. Spätestens 14 Tage vor dem Auditbeginn des regulären Audits muss das Datum jedoch eingetragen sein. Damit wäre die Durchführung eines Kombiaudits innerhalb von zwei Wochen vor dem Audittermin nicht mehr möglich. Es sei hier nochmal darauf hingewiesen, dass das im IFS-Standard regulär vorgesehene Zeitfenster für die Durchführung eines Audits von insgesamt zehn Wochen (acht Wochen vor und zwei Wochen nach dem Audittermin) sich in diesem Fall auf sechs Wochen verkürzt. Nur so können die Anforderungen beider Standards zur Auditplanung und Durchführung eingehalten werden.
- Da alle Anwender von IFS-Standards die Regelung, das Auditdatum spätestens zwei Wochen vor Auditbeginn in das Online-Portal einzutragen, befolgen müssen, wird die Einhaltung dieser Regelung im Rahmen des IFS Integrity Programs strengstens überprüft und bei Nichteinhaltung entsprechend geahndet werden. Wenn sich der IFS darüber hinaus mit Beschwerden von Retailern konfrontiert sehen sollte, dass beispielsweise Benachrichtigungen aus der Datenbank unklar sind, wird das Integrity Program diesen Sachverhalt ebenfalls entsprechend überprüfen.
„Mit den Neuerungen im Bereich des Managements von gehandelten Fertigerzeugnissen sowie ausgelagerten Prozessen im Bereich des IFS Food Standards wird der IFS Standard der Komplexität der Lieferketten gerecht. Durch eine separate Betrachtung dieses Bereichs wird den Auditoren die notwendige Zeit gegeben, die Prozesse sorgfältig zu prüfen, andererseits werden durch die Unterscheidung zwischen Retailermarke und Marke des produzierenden Unternehmens auch die Bedürfnisse des Handelsunternehmens und gesetzlichen Anforderungen an das Handelsunternehmen berücksichtigt. Insgesamt wird die neue Regelung weiter helfen die Transparenz in den Handelsbeziehungen, die letztlich die Basis für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Händlern und produzierenden Unternehmen ist, weiter zu stärken“, so Dr. Andrea Niemann-Haberhausen, Manager Food Services bei DNV Business Assurance.
Was die Regelungen zu den IFS/BRC-Kombiaudits für die Unternehmen, die sich außerdem für unangekündigte BRC-Audits angemeldet haben, angeht, stellt Dr. Andrea Niemann-Haberhausen fest: „Auch hier wurde seitens des IFS ein pragmatischer Ansatz gewählt, um Unternehmen, die weiterhin beide Zertifizierungen aufrecht erhalten, zu unterstützen. Zu beachten ist, dass dieser Ansatz nur für die Option 1, also ein vollständiges unangekündigtes Audit, und nicht für die Option 2, ein gesplittetes Audit, bei dem der Betriebsrundgang und die Dokumentenprüfung getrennt stattfinden, gilt.“
