Die DMS EXPO hat ein neues Highlight: Erstmals visualisiert die Koelnmesse, neuer Veranstalter von Europas führender Fachmesse- und Konferenz rund um das digitale Management, ein papierloses Büro. Auf gut 200 qm entsteht in Halle 2 ein Muster-Großraumbüro, das Besuchern der Messe Einblick in die Abläufe einer digitalen Bearbeitung von Geschäftsvorgängen bietet. So können sie sich anhand exemplarischer Dokumente aus einem fiktiven Posteingang darüber informieren, wie diese elektronisch erfasst und in einem Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen und Arbeitsplätzen an den richtigen Mitarbeiter geleitet werden. Der weitere Fluss durch Buchhaltung, Personalwesen, Einkauf oder Vertrieb bis hin zur Postausgangsstelle erfolgt ebenfalls digital und mittels verschiedener Technologien, die die Interessenten „hautnah“ erleben können. Das ambitionierte Projekt, das auf der DMS EXPO in Essen vom 27. bis 29. September 2005 erstmals zu sehen ist, wurde in Zusammenarbeit mit dem Competence Center Postbearbeitung des VOI Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. entwickelt. Verschiedene Aussteller der DMS unterstützen das Projekt mit ihren Softwarelösungen.
„Wir wollen mehr Transparenz in das komplexe Thema der unternehmens-weiten digitalen Bearbeitung von Dokumenten und Informationen bringen. Was könnte da anschaulicher sein, als ein tatsächlich erlebbares Büro?“ so Jörg Schmale, Produktmanager der DMS bei der Koelnmesse GmbH. „Angesichts der nach wie vor bestehenden Hemmungen vieler Unternehmen, ihre Büros auf eine elektronische Dokumentenbearbeitung umzustellen, gehört die Visualisierung dieser komplizierten Technologien und Zusammenhänge zu unseren dringlichsten Anliegen auf der DMS.“
Der Messebesucher betritt das digitale Büro an der Posteingangsstelle und kann dort an vier beispielhaften Dokumenttypen verfolgen, wie diese eingescannt und papierlos von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet werden, bis schließlich in der Postausgangsstelle wieder Papier in Form einer Gutschrift oder Antwort entsteht. Er kann sich aussuchen, ob er den Weg einer Rechnung, einer Bestellung, einer Bewerbung, einer Seminareinladung oder eines anderen Schriftstücks durch das Musterunternehmen mitverfolgen möchte. Dabei stehen die einzelnen Arbeitsplätze nicht nur für die Abteilung – z.B. Buchhaltung, Vertrieb, Lager oder Einkauf - eines Unternehmens sondern auch jeweils für eine eigene Technologie: per Workflow-Funktionen, zu sehen in der IT-Abteilung, werden beispielsweise die Dokumente und Informationen verteilt. Elektronische Signaturen sichern schon im Posteingangsbereich die Rechnungsbearbeitung. Im Archiv, ebenfalls zu sehen in der IT-Abteilung, werden die Belege abgelegt und stehen dort im Nu für einen erneuten Zugriff bereit. Alle Arbeitsplätze sind untereinander vernetzt und über Schnittstellen verbunden. So erfährt der Besucher, dass er bestehende Insellösungen in seinem Unternehmen ohne großen Aufwand mit Lösungen anderer Hersteller verbinden kann. Bisherige Investitionen im Unternehmen bleiben damit erhalten. Weiterhin veranschaulicht das digitale Büro, wie schnell der Informationsfluss im Gegensatz zu herkömmlichen, papierbasierten Prozessen, durch die einzelnen Unternehmensabteilungen gestaltet werden kann
„Wir wollen mehr Transparenz in das komplexe Thema der unternehmens-weiten digitalen Bearbeitung von Dokumenten und Informationen bringen. Was könnte da anschaulicher sein, als ein tatsächlich erlebbares Büro?“ so Jörg Schmale, Produktmanager der DMS bei der Koelnmesse GmbH. „Angesichts der nach wie vor bestehenden Hemmungen vieler Unternehmen, ihre Büros auf eine elektronische Dokumentenbearbeitung umzustellen, gehört die Visualisierung dieser komplizierten Technologien und Zusammenhänge zu unseren dringlichsten Anliegen auf der DMS.“
Der Messebesucher betritt das digitale Büro an der Posteingangsstelle und kann dort an vier beispielhaften Dokumenttypen verfolgen, wie diese eingescannt und papierlos von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz geleitet werden, bis schließlich in der Postausgangsstelle wieder Papier in Form einer Gutschrift oder Antwort entsteht. Er kann sich aussuchen, ob er den Weg einer Rechnung, einer Bestellung, einer Bewerbung, einer Seminareinladung oder eines anderen Schriftstücks durch das Musterunternehmen mitverfolgen möchte. Dabei stehen die einzelnen Arbeitsplätze nicht nur für die Abteilung – z.B. Buchhaltung, Vertrieb, Lager oder Einkauf - eines Unternehmens sondern auch jeweils für eine eigene Technologie: per Workflow-Funktionen, zu sehen in der IT-Abteilung, werden beispielsweise die Dokumente und Informationen verteilt. Elektronische Signaturen sichern schon im Posteingangsbereich die Rechnungsbearbeitung. Im Archiv, ebenfalls zu sehen in der IT-Abteilung, werden die Belege abgelegt und stehen dort im Nu für einen erneuten Zugriff bereit. Alle Arbeitsplätze sind untereinander vernetzt und über Schnittstellen verbunden. So erfährt der Besucher, dass er bestehende Insellösungen in seinem Unternehmen ohne großen Aufwand mit Lösungen anderer Hersteller verbinden kann. Bisherige Investitionen im Unternehmen bleiben damit erhalten. Weiterhin veranschaulicht das digitale Büro, wie schnell der Informationsfluss im Gegensatz zu herkömmlichen, papierbasierten Prozessen, durch die einzelnen Unternehmensabteilungen gestaltet werden kann
