Was versteht man unter Bestandsoptimierung?

Lagerbestände sind für Unternehmen immer ein Spagat: Haben Sie zu wenig Ware verfügbar, können Aufträge nicht bedient werden und Kund:innen wandern möglicherweise ab. Lagern Sie zu viel ein, wird Kapital gebunden, die Flächen werden knapper und laufende Kosten steigen. Vielen Betrieben ist klar, dass „im Lager irgendetwas nicht rund läuft“, aber im Tagesgeschäft fehlt die Zeit, sich strukturiert darum zu kümmern. Bestellungen werden nach Gefühl ausgelöst, Inventuren einmal im Jahr „abgehakt“ und Auswertungen verteilen sich auf verschiedene Excel-Dateien, die schnell veraltet sind.

Genau hier setzt Bestandsoptimierung an. Ziel ist es, den Lagerbestand so zu steuern, dass Sie jederzeit lieferfähig bleiben, ohne unnötig viel Ware auf Lager zu halten. Mit digitalen Lösungen wie der COSYS Lagerverwaltungssoftware, der COSYS Inventur Software und den Business-Intelligence-Auswertungen holen Sie Ihre Bestände aus der Blackbox. Bestände werden transparent, steuerbar und planbar.

Definition Bestandsoptimierung – Ziel, Anlass und Vorgehen

Unter Bestandsoptimierung fasst man alle organisatorischen und technischen Maßnahmen zusammen, mit denen ein Unternehmen seine Lagerbestände wirtschaftlich sinnvoll ausrichtet und gleichzeitig die Versorgung der Kundschaft sicherstellt. In einfachen Worten: Sie möchten genau die Artikel vorrätig haben, die Ihre Kunden brauchen – und zwar dann und dort, wo sie benötigt werden – aber eben nicht mehr als nötig.

Warum ist das Pflichtprogramm und nicht „nice to have“? Jeder gelagerte Artikel verursacht Kosten, unabhängig davon, ob er sich schnell verkauft oder kaum bewegt. Jedes Gebinde, das länger als nötig im Regal steht, blockiert Geld und erhöht das Risiko von Veralterung, Verderb oder Wertminderung. Gleichzeitig steigen die Erwartungen an kurze Lieferzeiten und hohe Verfügbarkeit. Ohne aktive Steuerung geraten Unternehmen hier schnell in Schieflage.

In der Praxis bedeutet Bestandsoptimierung zum Beispiel:

• Regelmäßige Analyse der Bestände: Welche Artikel sind echte Renner, welche drehen sich kaum, welche unterliegen starken saisonalen Schwankungen?
• Festlegen von Melde- und Mindestbeständen: Es werden klare Schwellen definiert, ab denen ein Artikel automatisch zur Disposition ansteht.
• Klassifizierung der Artikel: Häufig erfolgt eine Einteilung in A-, B- und C-Artikel. A-Artikel sind besonders wichtig und umsatzstark und werden eng überwacht, während C-Artikel weniger kritisch sind und mit einem anderen Steuerungsaufwand geführt werden.

Ein weiterer zentraler Baustein sind Inventuren und laufende Zwischeninventuren. Nur wenn der gebuchte Bestand mit dem tatsächlich vorhandenen Bestand übereinstimmt, können Einkauf und Disposition verlässliche Entscheidungen treffen. Ohne digitale Unterstützung ist diese Arbeit sehr zeitintensiv und fehleranfällig. Mit passender Software lassen sich viele Abläufe standardisieren, vereinfachen und automatisieren.

Was passiert ohne laufende Kontrolle und Optimierung?

Wer seine Bestände nicht aktiv begleitet, handelt früher oder später nur noch reaktiv. Typischerweise entsteht eine Mischung aus Überbeständen und Fehlbeständen:

• Auf der einen Seite stapeln sich Paletten voller Ware, die sich nur langsam dreht.
• Auf der anderen Seite fehlen wichtige Artikel immer wieder, wodurch Lieferengpässe und hektische Nachbestellungen entstehen.

Oft wird dann „auf Zuruf“ bestellt, weil niemand genau weiß, wie die reale Bestandssituation aussieht.

Fehlbestände wirken sich sofort auf Umsatz und Kundenzufriedenheit aus: Aufträge müssen verschoben, aufgeteilt oder in mehreren Teillieferungen verschickt werden. Das führt zu höherem Bearbeitungsaufwand, mehr Abstimmung und im schlimmsten Fall zum Verlust von Kund:innen, die beim nächsten Mal direkt zur Konkurrenz wechseln.

Überbestände sind auf den ersten Blick weniger sichtbar, aber nicht minder kritisch. Ein scheinbar gut gefülltes Lager täuscht darüber hinweg, dass ein erheblicher Anteil der Ware erst spät oder womöglich gar nicht verkauft wird. Geld, das für Investitionen, Skonto-Vorteile im Einkauf oder andere Projekte genutzt werden könnte, liegt sprichwörtlich im Regal. Zusätzlich entstehen Lager- und Versicherungskosten sowie Risiken durch Veralterung oder Abschreibungen.

Verschärft wird die Situation durch ungenau gepflegte oder veraltete Bestandsdaten. Wenn der Buchbestand nicht zum tatsächlichen Bestand passt, werden Bestellungen auf falscher Basis ausgelöst. Mitarbeitende müssen suchen, nachzählen, umbuchen – ein Zeitfresser, der Nerven kostet und die Abläufe im Lager bremst. Die Folge: steigende Komplexität bei gleichzeitig sinkender Transparenz.

Wie COSYS bei der Bestandsoptimierung unterstützt

COSYS setzt genau an diesen Schwachstellen an und bietet eine integrierte Lösung aus Lagerverwaltungssoftware, Inventur Software und Business-Intelligence-Auswertungen, mit der Sie Ihre Bestände nicht nur korrekt erfassen, sondern auch gezielt steuern und optimieren können.

COSYS Lagerverwaltungssoftware

Die COSYS Lagerverwaltungssoftware bildet sämtliche Lagerbewegungen digital ab:

• Wareneingang
• Einlagerung und Umlagerung
• Kommissionierung
• Warenausgang

Mitarbeitende nutzen MDE-Geräte oder Smartphones und scannen Barcodes oder QR-Codes. So entstehen in Echtzeit präzise Bestandsdaten mit klarer Zuordnung: Welcher Artikel liegt in welcher Menge auf welchem Lagerplatz? Geführte Dialoge auf den Geräten minimieren Eingabefehler und erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeitender.

COSYS Inventur Software

Die COSYS Inventur Software vereinfacht Inventuren und Zwischeninventuren erheblich. Anstatt mit Papierlisten durch das Lager zu laufen und im Anschluss Zahlen manuell in Excel oder das ERP-System zu übertragen, werden Bestände direkt digital erfasst. Das bedeutet:

• Schnellere Inventuren
• Weniger Zähl- und Übertragungsfehler
• Nahe Übereinstimmung von Buch- und Ist-Bestand

Dadurch können Sie häufiger und flexibler zählen – zum Beispiel rollierend oder nur in Teilbereichen – ohne den laufenden Betrieb stark zu unterbrechen.

COSYS Business Intelligence

Auf der Basis dieser sauberen, aktuellen Daten setzt COSYS Business Intelligence auf. Die Lösung bereitet Bestands- und Bewegungsdaten in übersichtlichen Dashboards und Auswertungen auf. Sie erhalten unter anderem Einblick in:

• Renner- und Penner-Artikel
• Artikel mit zu hohen oder zu niedrigen Beständen
• Bestandsreichweiten
• Entwicklung der Kapitalbindung

Statt sich durch unübersichtliche Tabellen zu kämpfen, erkennen Sie Auffälligkeiten auf einen Blick und können direkt Handlungsoptionen ableiten – etwa Bestände reduzieren, Bestellmengen neu ausrichten oder Mindestbestände anpassen.

Fazit: Bestandsoptimierung als kontinuierlicher Prozess

Bestandsoptimierung ist keine einmalige Aktion, sondern ein fortlaufender Verbesserungsprozess. Wer seine Lagerbestände nicht aktiv steuert, riskiert Überbestände, Fehlmengen, unnötig hohe Kosten und unzufriedene Kund:innen.

Mit der richtigen digitalen Unterstützung lässt sich dieses komplexe Thema jedoch beherrschbar machen. Die Kombination aus COSYS Lagerverwaltungssoftware, Inventur Software und Business Intelligence schafft die Basis für:

• verlässliche Bestandsdaten
• transparente Auswertungen
• fundierte Entscheidungsgrundlagen

Sie gewinnen die Kontrolle über Ihre Bestände zurück, senken Kosten und erhöhen gleichzeitig Ihre Lieferfähigkeit. So entwickelt sich Ihr Lager von einem reinen Kostenfaktor zu einem echten Erfolgsfaktor – durch konsequente, datenbasierte Bestandsoptimierung mit COSYS.