Die Postbearbeitung – eine wichtige Aufgabe
Die Postbearbeitung ist eine der wichtigsten, aber auch unscheinbarsten Aufgaben in einem Unternehmen. Häufig wird die Wichtigkeit der Postbearbeitung unterschätzt, nicht jedoch, wenn mal eine wichtige Sendung zu spät kommt oder gar verloren geht. Daher ist es wichtig, dass die Arbeit effizient gestaltet wird und die richtigen Hilfsmittel verwendet werden. Besonders wichtig ist eine gründliche Dokumentation, damit Fehler vermieden und schlimmsten Fall aufgeklärt werden können.
Von einer effektiven und sauberen Postbearbeitung profitiert das gesamte Unternehmen. Durch schnelle Kommunikationswege und Warentransporte werden alle wichtigen Geschäftsprozesse optimal unterstützt. Um dies zu erreichen, empfiehlt es sich, einige Hilfsmittel einzusetzen. Da kann es schon viel Helfen, die Poststelle gut auszurüsten und für klare Prozesse und Zuständigkeiten zu sorgen. Besonders effektiv ist die Einführung einer digitalen Lösung aus Hardware und Software. So kann jede Sendung einfach per Barcode erfasst und zurückverfolgt werden sowie man es von den Paketdiensten her kennt.
Warum eine Software als Hilfsmittel für die Postbearbeitung nutzen?
Eine Software, die speziell auf die Postbearbeitung abgestimmt ist, sorgt für Ordnung und hält gleichzeitig die Mitarbeiter nicht lange auf. Ganz im Gegenteil! Die Software kann die Mitarbeiter sogar entlasten und Zeit sparen. Einige Vorgänge lassen sich sogar vollständig automatisieren. Das Benachrichtigen der Empfänger bei Sendungseingang kann beispielsweise durch eine E-Mail Benachrichtigung automatisiert werden.
Die Vorteile der Postbearbeitungssoftware von COSYS
COSYS gehört zu den Top-Anbietern von Komplettsystemen für die Postbearbeitung. Die Software bietet Funktionen für alle internen Sendungen. Egal ob von extern nach intern, intern nach intern oder intern nach extern, mit einer Software von COSYS haben Sie alle Sendungen im Blick. Hier eine Übersicht der wichtigsten Vorteile:
- Unterstützung von Cloud und On Premise Betrieb
- Modular aufgebautes System
- Erfassung jeglicher Waren und Post
- Anbindung an das Active Directory und Single-Sign-On (SSO)
- Anbindung an andere Systeme wie Warenwirtschaft oder Gebäudemanagement
- Auswertung aller Prozessdaten
- Optische Texterkennung
- Automatische E-Mail Benachrichtigungen
- Fotoerfassung
In kleinen Betrieben mit wenigen Mitarbeitern und einem kleinen Posteingang kann die Anschaffung einer eigenen Software übertrieben wirken. Für Betriebe, die etwas größer sind und bereits Probleme mit Verlust von Sendungen hatten, lohnt sich eine Investition jedoch häufig. Für manche spielt das nicht einmal die Hauptrolle. Für manche Unternehmen bringt es alleine schon einen großen Mehrwert intern ein Zeichen für die Digitalisierung zu setzen. Da die meisten Mitarbeiter regelmäßig in Kontakt mit der Poststelle kommen, wird es zum Beispiel beim Unterschreiben auf einem Gerät auffallen.
Wenn Sie gerne mehr über uns und unsere Lösung erfahren möchten, finden Sie mehr Informationen auf unserer Webseite oder im persönlichen Gespräch mit uns. Sie erreichen uns per Mail an Anfrage@cosys.de oder telefonisch unter +49 5062 900 0.
