Ob in den Büros oder in der Produktion. Computer sind aus dem täglichen Arbeitsleben einfach nicht mehr wegzudenken. Doch die IT-Unterstützung hat ihren Preis. In Verwaltungsbereichen verbrauchen Rechner und Bildschirme über 50 Prozent des Strombedarfs eines Betriebs. Das muss jedoch nicht sein, meint ein Experten-Team aus Neu-Ulm, das mit dem Projekt „Kosten Exzellenz IT (KexIT)“ Unternehmen hilft, in diesem Bereich elementare Kosten einzusparen. Abgerecht wird ausschließlich auf Erfolgsbasis.
So unerlässlich Computer, Scanner und Drucker bei der täglichen Arbeit auch sind, manchmal befinden sich leider auch Geld verschlingende Energiefresser unter ihnen. Und auch einige Mitarbeiter werfen mit ihrem Arbeitsverhalten am Computer bei so manchem Firmenchef die Frage auf, ob man auch bei der hauseigenen EDV-Anlagen auf die Kostenbremse drücken kann. Man kann. Das von Albert Paul geführte Dienstleistungs-unternehmen „Cost €xpert“ hat einen feingliedrigen Mehrstufen-Plan entwickelt und aufgestellt, mit dem man die Energiekosten im IT-Bereich und den CO2- Ausstoß nach-haltig senken und somit auch einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz leistet kann.
Analyse identifiziert Sparpotenziale
Albert Paul: „Mit der Kosten-Exzellenz IT kann der Energieverbrauch in der EDV vom Rechenzentrum über die Klimatisierung bis hin zu allen Endgeräten analysiert werden. Das Unternehmen sieht exakt, wann und wo wie viel Strom verbraucht wird.“ Dabei gehen die Experten aus Neu-Ulm beileibe nicht mit der Brechstange ans Werk, indem sie vorschnell jeden energiefressenden Rechner auf den Schrotthaufen verbannen. Ganz im Gegenteil. In der ersten Phase des ausgeklügelten IT-Energie- und Lizenzmanagements kann ohne einen Investitions-Aufwand eine Energieeinsparung von bis zu einem Drittel des bisherigen Verbrauchs erreicht werden. Als Basis dient hierfür eine umfangreiche Analyse des Ist-Zustands, die mit Hilfe einer speziellen Software erstellt wird. Sie wird kostenfrei in das IT-Netzwerk des Kunden eingespielt, wo sie alle relevanten Vorgänge registriert und so im Laufe von vier Wochen eine Vielzahl an Daten ausspuckt, die wichtige Erkenntnisse über den Energieverbrauch vermitteln. Hier wird der erste Hebel angesetzt und gemeinsam mit dem IT-Leiter der Firma passgenaue Lösungen erarbeitet und umgesetzt. Albert Paul: „In dieser ersten Phase können bereits Kosten reduziert werden, die keine Änderungen im PC-System erforderlich machen. Die versteckten Energie-Potenziale werden vielmehr durch ein maßgeschneidertes Automatisierungs-Konzept geborgen.“ Dies umfasst in erster Linie ein standardisiertes Management der einzelnen Computerstationen, wodurch vermieden wird, dass die einzelnen Rechner oder Drucker länger als unbedingt nötig laufen. Bei dieser Umsetzung bleiben die Experten aus Neu-Ulm am Ball, denn die eingespielte Software wird auch in den Monaten nach der ersten Analyse den Energieverbrauch des PC-Netzwerkes darlegen, wenn nötig auch den eines jeden einzelnen Arbeitsplatzes. Die Persönlichkeitsrechte werden dabei jedoch nicht verletzt. Denn die Experten haben jederzeit die notwendige Einhaltung des Datenschutzes fest im Visier. Albert Paul: „Wir empfehlen unseren Kunden bereits im Vorfeld des Projekts eine offene Kommunikation mit der gesamten Belegschaft, zum Beispiel durch die Einbeziehung der Mitarbeitervertretungen.“ In der zweiten Phase der angestrebten Sachkosten-Reduzierung werden die größten „Energiesünder“ unter den Rechnern ermittelt sowie ein internes IT-Ranking der Gerätschaft erstellt. Oft kann dabei durch interne Umstrukturierung und den sinnvollen Austausch von Computern innerhalb des Betriebs erhebliches Potenzial eingespart werden. Doch nicht immer ist das möglich. Für das Unternehmen wird in diesem Fall eine Neuinvestition in die IT-Struktur zunehmend
wirtschaftlich sinnvoll. In dieser dritten Phase des Projektes stehen die Kostenexperten mit Rat und Tat bei der Auswahl neuer, energieeffizienterer Computer zur Verfügung, wodurch eine schnelle Amortisation sichergestellt wird.
Software gezielt einsetzen
Doch nicht nur im Bereich der Hardware, sondern auch bei der Software steckt der Kostenteufel mitunter im Detail – oft unerkannt von der Firmenleitung. Hier setzten die Neu-Ulmer das Modul des Lizenzmanagements ein, das verdeutlicht, in welchem Umfang die gekauften Programm-Lizenzen von den einzelnen Mitarbeitern in den verschiedenen Ab-teilungen tatsächlich genutzt werden. Zum Beispiel: Wer arbeitet tagtäglich definitiv mit Excel und wer mit Power Point? Oder welche mitunter sehr kostspieligen Grafik- oder Konstruktionsprogramme werden in einer Entwicklungsabteilung oder in einem Architekturbüro in der Tat von allen Ingenieuren genutzt? Die Liste dieser vielleicht unbequemen Fragen ist wohl genauso lang wie die Anzahl der häufig unüberlegt oder aber voreilig bestellten Programme. Denn auch bei den Lizenzgebühren kann gespart werden. Albert Paul: „Beim nächsten Update sollte man darauf achten, dass man konkrete Versionen kauft, die ausschließlich die Module beinhalten, die tatsächlich benötigt werden. Durch eine detaillierte Nutzungs-Analyse lässt sich das Lizenzvolumen reduzieren und genau anpassen.“ Hat ein Unternehmen über 100 Angestellte oder Arbeiter mit entsprechenden PC-Stationen, so bietet sich das Stromsparprojekt aus Neu-Ulm an, welches erstmals eine Optimierung des IT-Energie- und Lizenzmanagements kombiniert. Der Vorteil für den Unternehmer liegt klar auf der Hand, da er für die geleistete Beratung und die anschließende Umsetzung aller erforderlichen Maßnahmen in keine finanzielle Vorleistung treten muss. Albert Paul rechnet die Leistung seines Teams ausschließlich nach messbaren Größen ab. Das Honorar bemisst sich anteilig zu der jeweiligen eingesparten Summe, bezogen auf den Betrachtungszeitraum. Erste Erfolge mit „KexIT“ kann der innovative Dienstleister bereits aufweisen, das effektive Sachkosten-Reduzierungen auch in den Bereichen Logistik, Gebäudemanagement und Büro anbietet. Albert Paul: „Als Testbetrieb konnten eine große Brauerei aus dem Allgäu sowie eine Marketing-Firma aus Süddeutschland allein in der ersten Phase, sprich mit nicht-investigativen Umstellungen, 27 bzw. 32 Prozent ihrer IT-Energiekosten einsparen.“
www.cost-expert.de
So unerlässlich Computer, Scanner und Drucker bei der täglichen Arbeit auch sind, manchmal befinden sich leider auch Geld verschlingende Energiefresser unter ihnen. Und auch einige Mitarbeiter werfen mit ihrem Arbeitsverhalten am Computer bei so manchem Firmenchef die Frage auf, ob man auch bei der hauseigenen EDV-Anlagen auf die Kostenbremse drücken kann. Man kann. Das von Albert Paul geführte Dienstleistungs-unternehmen „Cost €xpert“ hat einen feingliedrigen Mehrstufen-Plan entwickelt und aufgestellt, mit dem man die Energiekosten im IT-Bereich und den CO2- Ausstoß nach-haltig senken und somit auch einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz leistet kann.
Analyse identifiziert Sparpotenziale
Albert Paul: „Mit der Kosten-Exzellenz IT kann der Energieverbrauch in der EDV vom Rechenzentrum über die Klimatisierung bis hin zu allen Endgeräten analysiert werden. Das Unternehmen sieht exakt, wann und wo wie viel Strom verbraucht wird.“ Dabei gehen die Experten aus Neu-Ulm beileibe nicht mit der Brechstange ans Werk, indem sie vorschnell jeden energiefressenden Rechner auf den Schrotthaufen verbannen. Ganz im Gegenteil. In der ersten Phase des ausgeklügelten IT-Energie- und Lizenzmanagements kann ohne einen Investitions-Aufwand eine Energieeinsparung von bis zu einem Drittel des bisherigen Verbrauchs erreicht werden. Als Basis dient hierfür eine umfangreiche Analyse des Ist-Zustands, die mit Hilfe einer speziellen Software erstellt wird. Sie wird kostenfrei in das IT-Netzwerk des Kunden eingespielt, wo sie alle relevanten Vorgänge registriert und so im Laufe von vier Wochen eine Vielzahl an Daten ausspuckt, die wichtige Erkenntnisse über den Energieverbrauch vermitteln. Hier wird der erste Hebel angesetzt und gemeinsam mit dem IT-Leiter der Firma passgenaue Lösungen erarbeitet und umgesetzt. Albert Paul: „In dieser ersten Phase können bereits Kosten reduziert werden, die keine Änderungen im PC-System erforderlich machen. Die versteckten Energie-Potenziale werden vielmehr durch ein maßgeschneidertes Automatisierungs-Konzept geborgen.“ Dies umfasst in erster Linie ein standardisiertes Management der einzelnen Computerstationen, wodurch vermieden wird, dass die einzelnen Rechner oder Drucker länger als unbedingt nötig laufen. Bei dieser Umsetzung bleiben die Experten aus Neu-Ulm am Ball, denn die eingespielte Software wird auch in den Monaten nach der ersten Analyse den Energieverbrauch des PC-Netzwerkes darlegen, wenn nötig auch den eines jeden einzelnen Arbeitsplatzes. Die Persönlichkeitsrechte werden dabei jedoch nicht verletzt. Denn die Experten haben jederzeit die notwendige Einhaltung des Datenschutzes fest im Visier. Albert Paul: „Wir empfehlen unseren Kunden bereits im Vorfeld des Projekts eine offene Kommunikation mit der gesamten Belegschaft, zum Beispiel durch die Einbeziehung der Mitarbeitervertretungen.“ In der zweiten Phase der angestrebten Sachkosten-Reduzierung werden die größten „Energiesünder“ unter den Rechnern ermittelt sowie ein internes IT-Ranking der Gerätschaft erstellt. Oft kann dabei durch interne Umstrukturierung und den sinnvollen Austausch von Computern innerhalb des Betriebs erhebliches Potenzial eingespart werden. Doch nicht immer ist das möglich. Für das Unternehmen wird in diesem Fall eine Neuinvestition in die IT-Struktur zunehmend
wirtschaftlich sinnvoll. In dieser dritten Phase des Projektes stehen die Kostenexperten mit Rat und Tat bei der Auswahl neuer, energieeffizienterer Computer zur Verfügung, wodurch eine schnelle Amortisation sichergestellt wird.
Software gezielt einsetzen
Doch nicht nur im Bereich der Hardware, sondern auch bei der Software steckt der Kostenteufel mitunter im Detail – oft unerkannt von der Firmenleitung. Hier setzten die Neu-Ulmer das Modul des Lizenzmanagements ein, das verdeutlicht, in welchem Umfang die gekauften Programm-Lizenzen von den einzelnen Mitarbeitern in den verschiedenen Ab-teilungen tatsächlich genutzt werden. Zum Beispiel: Wer arbeitet tagtäglich definitiv mit Excel und wer mit Power Point? Oder welche mitunter sehr kostspieligen Grafik- oder Konstruktionsprogramme werden in einer Entwicklungsabteilung oder in einem Architekturbüro in der Tat von allen Ingenieuren genutzt? Die Liste dieser vielleicht unbequemen Fragen ist wohl genauso lang wie die Anzahl der häufig unüberlegt oder aber voreilig bestellten Programme. Denn auch bei den Lizenzgebühren kann gespart werden. Albert Paul: „Beim nächsten Update sollte man darauf achten, dass man konkrete Versionen kauft, die ausschließlich die Module beinhalten, die tatsächlich benötigt werden. Durch eine detaillierte Nutzungs-Analyse lässt sich das Lizenzvolumen reduzieren und genau anpassen.“ Hat ein Unternehmen über 100 Angestellte oder Arbeiter mit entsprechenden PC-Stationen, so bietet sich das Stromsparprojekt aus Neu-Ulm an, welches erstmals eine Optimierung des IT-Energie- und Lizenzmanagements kombiniert. Der Vorteil für den Unternehmer liegt klar auf der Hand, da er für die geleistete Beratung und die anschließende Umsetzung aller erforderlichen Maßnahmen in keine finanzielle Vorleistung treten muss. Albert Paul rechnet die Leistung seines Teams ausschließlich nach messbaren Größen ab. Das Honorar bemisst sich anteilig zu der jeweiligen eingesparten Summe, bezogen auf den Betrachtungszeitraum. Erste Erfolge mit „KexIT“ kann der innovative Dienstleister bereits aufweisen, das effektive Sachkosten-Reduzierungen auch in den Bereichen Logistik, Gebäudemanagement und Büro anbietet. Albert Paul: „Als Testbetrieb konnten eine große Brauerei aus dem Allgäu sowie eine Marketing-Firma aus Süddeutschland allein in der ersten Phase, sprich mit nicht-investigativen Umstellungen, 27 bzw. 32 Prozent ihrer IT-Energiekosten einsparen.“
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