Die ikb Data GmbH in Düsseldorf, eines der führenden deutschen Dienstleistungsunternehmen im Bereich IT-Infrastruktur und Datensicherheit, hat die Bereiche Kalkulation und Leistungsverrechnung ihres IT Finance Managements auf eine revisionssichere Basis gestellt. Für die transparente Abrechnung von Leistungen der Informationstechnik nutzt sie nun netinsight, die IT Management Plattform der nicetec GmbH mit Sitz in Bissendorf. Das im Jahr 2004 als Shared Service Center der IKB Deutsche Industriebank AG gegründete Unternehmen kann durch die Standardisierung des gesamten Angebots- und Rechnungsstellungsprozesses eine Reihe von manuellen Vorgängen automatisieren und damit das Fehlerrisiko senken.
In der Vergangenheit nutzte der Dienstleister zur Planung, Kalkulation und Rekalkulation von Projekten eigenentwickelte Excel-Lösungen. „Aufgrund des zunehmenden Markterfolgs wurde es unumgänglich, diese wichtigen Prozesse auf ein professionelleres und prüfungssicheres Verfahren umzustellen“, berichtet Kurt Huckriede, Prokurist und kaufmännischer Leiter bei ikb Data. Um schnell eine Lösung zu finden, wurden die drei marktführenden Tools für das IT Finance Management einer intensiven Prüfung unterzogen.
„Unsere Entscheidung pro netinsight fiel aufgrund der hohen Flexibilität, der Stärken im Billing sowie aufgrund der Möglichkeiten, die die grafische Darstellung von Abhängigkeiten bietet“, verrät Huckriede. Denn entscheidend sei die möglichst umfassende Abdeckung der individuellen Anforderungen des IT-Infrastrukturanbieters gewesen. Hauptziel war dabei die Einrichtung eines modular aufgebauten Produktkatalogs, für den die Preise der einzelnen Leistungen auf Basis eines mehrstufigen Kalkulationsverfahrens und der zugehörigen differenzierten Kostenträgerstruktur mit intelligenten Verteilregeln ermittelt werden sollten.
Weitere Aufgaben, die mit Hilfe von netinsight gelöst werden, sind die Abbildung kundenindividueller Preise in verschiedenen Preislisten, die Erstellung von Angeboten auf Basis des äußerst granular angelegten Produktkatalogs sowie eine nutzungsabhängige Leistungsverrechnung inkl. Rechnungserstellung mit kundenindividuellen Rechnungsanlagen. Dazu kommen noch einige Sonderwünsche wie die Aufteilung der Produktpreise in die Teilkomponenten Hardware, Software und Dienstleistungen sowie die Einrichtung einer automatischen Schnittstelle zu SAP SD, über die eine Abbildung der in netinsight erstellten Rechnungen in SAP-Kundenaufträgen ermöglicht wird – einschließlich der nachfolgenden Fakturierung und Übergabe an die Buchhaltung.
Auch individuelle Anpassungen des Billing-Prozesses, z.B. an Konzernhierarchien, waren gefordert. Insgesamt konnten die zuvor sehr hochindividuellen Angebotsprozesse bei ikb Data nun standardisiert und weitestgehend automatisiert werden. „Sämtliche Funktionalitäten lassen sich mit netinsight in einer ganzheitlichen Plattform zentral abbilden, was eine erhebliche Komplexitätsreduktion zur Folge hat“, beschreibt nicetec-Geschäftsführer Ralf Meyer die Vorteile der modular aufgebauten Lösung.
Die Basis bildet das IT-Financial-Controlling-Modul (ITFM) als leistungsfähige Planungs- und Kalkulationslösung (Kosten-/Leistungsrechnung). Nahtlos damit integriert sind weitere Elemente aus der IT-Leistungsverrechnung wie SLA-/Vertragsmanagement, Produktmanagement, Angebotsverwaltung, verursachergerecht erfasste Abnahmen von IT-Leistungen sowie die Ergebnisse der IT-Leistungsverrechnung in Form von Kosten und Erlösen. Dazu kommen verschiedene Kollektoren und Schnittstellen zur Integration beliebiger Datenquellen, Reportingtools und ein Web-Portal für den Mitarbeiter-Selfservice.
In der Vergangenheit nutzte der Dienstleister zur Planung, Kalkulation und Rekalkulation von Projekten eigenentwickelte Excel-Lösungen. „Aufgrund des zunehmenden Markterfolgs wurde es unumgänglich, diese wichtigen Prozesse auf ein professionelleres und prüfungssicheres Verfahren umzustellen“, berichtet Kurt Huckriede, Prokurist und kaufmännischer Leiter bei ikb Data. Um schnell eine Lösung zu finden, wurden die drei marktführenden Tools für das IT Finance Management einer intensiven Prüfung unterzogen.
„Unsere Entscheidung pro netinsight fiel aufgrund der hohen Flexibilität, der Stärken im Billing sowie aufgrund der Möglichkeiten, die die grafische Darstellung von Abhängigkeiten bietet“, verrät Huckriede. Denn entscheidend sei die möglichst umfassende Abdeckung der individuellen Anforderungen des IT-Infrastrukturanbieters gewesen. Hauptziel war dabei die Einrichtung eines modular aufgebauten Produktkatalogs, für den die Preise der einzelnen Leistungen auf Basis eines mehrstufigen Kalkulationsverfahrens und der zugehörigen differenzierten Kostenträgerstruktur mit intelligenten Verteilregeln ermittelt werden sollten.
Weitere Aufgaben, die mit Hilfe von netinsight gelöst werden, sind die Abbildung kundenindividueller Preise in verschiedenen Preislisten, die Erstellung von Angeboten auf Basis des äußerst granular angelegten Produktkatalogs sowie eine nutzungsabhängige Leistungsverrechnung inkl. Rechnungserstellung mit kundenindividuellen Rechnungsanlagen. Dazu kommen noch einige Sonderwünsche wie die Aufteilung der Produktpreise in die Teilkomponenten Hardware, Software und Dienstleistungen sowie die Einrichtung einer automatischen Schnittstelle zu SAP SD, über die eine Abbildung der in netinsight erstellten Rechnungen in SAP-Kundenaufträgen ermöglicht wird – einschließlich der nachfolgenden Fakturierung und Übergabe an die Buchhaltung.
Auch individuelle Anpassungen des Billing-Prozesses, z.B. an Konzernhierarchien, waren gefordert. Insgesamt konnten die zuvor sehr hochindividuellen Angebotsprozesse bei ikb Data nun standardisiert und weitestgehend automatisiert werden. „Sämtliche Funktionalitäten lassen sich mit netinsight in einer ganzheitlichen Plattform zentral abbilden, was eine erhebliche Komplexitätsreduktion zur Folge hat“, beschreibt nicetec-Geschäftsführer Ralf Meyer die Vorteile der modular aufgebauten Lösung.
Die Basis bildet das IT-Financial-Controlling-Modul (ITFM) als leistungsfähige Planungs- und Kalkulationslösung (Kosten-/Leistungsrechnung). Nahtlos damit integriert sind weitere Elemente aus der IT-Leistungsverrechnung wie SLA-/Vertragsmanagement, Produktmanagement, Angebotsverwaltung, verursachergerecht erfasste Abnahmen von IT-Leistungen sowie die Ergebnisse der IT-Leistungsverrechnung in Form von Kosten und Erlösen. Dazu kommen verschiedene Kollektoren und Schnittstellen zur Integration beliebiger Datenquellen, Reportingtools und ein Web-Portal für den Mitarbeiter-Selfservice.
