Success Story: Strategische Beratung und digitale Transformation – Microsoft 365 als Erfolgsfaktor bei AMF-Bruns

Die Einführung von Microsoft 365 soll die Zusammenarbeit und das Wissensmanagement optimieren und so die Transparenz und Effizienz steigern.

Ausgangssituation: AMF-Bruns strebt nach moderner, digitaler Zusammenarbeit

Die AMF-Bruns GmbH & Co. KG ist ein mittelständisches Unternehmen, das in verschiedenen Geschäftsbereichen tätig ist. Im Bereich Hubmatik entwickelt das Unternehmen innovative Mobilitätsprodukte für Menschen mit Handicap und bietet behindertengerechte Fahrzeugumbauten an. Darüber hinaus ist AMF-Bruns im Bereich Förderanlagen aktiv und fertigt hochwertige fördertechnische Anlagen für Schüttgüter, die weltweit in Branchen wie Holz, Zucker und Kraftwerke gefragt sind. Zusätzlich entwickelt die AMF-Bruns Freizeitmobile GmbH & Co. KG innovative Camper Vans.

Das Unternehmen wollte seine kollaborativen Prozesse modernisieren, da viele Abläufe noch manuell über E-Mail oder Telefon abgewickelt wurden. Die Ablage- und Informationsstruktur basierte größtenteils auf Fileservern oder in Papierform, was eine geringe Transparenz über Projektarbeitsstände zur Folge hatte. Zudem war die interne Kommunikation zwischen Zentralorganen und Produktionsstätten verbesserungswürdig.

„CONET hat uns mit fundierter Beratung und technischer Expertise optimal auf unserem Weg in die Cloud unterstützt. Dank der maßgeschneiderten Lösungen mit Microsoft 365, Microsoft Teams, SharePoint und Power Apps konnten wir unsere Prozesse erheblich optimieren und eine enge Verzahnung unserer Systeme erreichen. Die vertrauensvolle Zusammenarbeit und agile Umsetzung haben uns geholfen, die Potenziale der Digitalisierung erfolgreich zu realisieren.“

Jan Woltermann, Geschäftsführer AMF-Bruns GmbH & Co. KG

Maßgeschneiderte Microsoft-365-Plattform für moderne Zusammenarbeit

CONET ging in mehreren Schritten vor, um eine effiziente Lösung auf Basis von Microsoft 365 zu realisieren:

1. Analyse der bestehenden Strukturen – Zunächst wurden die bestehenden Prozesse und die aktuelle IT-Infrastruktur von AMF-Bruns analysiert, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Hierbei wurden insbesondere ineffiziente Workflows und Medienbrüche erfasst, um eine strategische Neuausrichtung der digitalen Arbeitsweise zu ermöglichen.
2. Überführung der Ablagestruktur in die Cloud – Um die Informationsverfügbarkeit zu erhöhen, wurde eine moderne Cloud-gestützte Dokumentenverwaltung eingeführt. Dadurch konnten redundante Dateiablagen vermieden und der Zugriff auf relevante Dokumente für alle Mitarbeitenden ortsunabhängig ermöglicht werden.
3. Aufbau einer SharePoint-Umgebung – Es wurde eine individuelle SharePoint-Umgebung entwickelt und sukzessive an die spezifischen Anforderungen der verschiedenen Fachabteilungen angepasst. Diese neue Struktur ermöglicht eine übersichtliche und einheitliche Organisation von Informationen und verbessert die Nachverfolgbarkeit von Projektständen.
4. Implementierung von Microsoft Teams – Teams wurde als zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit eingeführt, um den Austausch zwischen den Mitarbeitenden zu verbessern. Dadurch wurde die interne Abstimmung effizienter und spontane sowie geplante Meetings lassen sich nun einfach organisieren.
5. Optimierung des unternehmensweiten Intranets – Das Intranet wurde erweitert und benutzerfreundlicher gestaltet, um den Zugriff auf unternehmensweite Informationen zu erleichtern. Neben einer verbesserten Navigation wurden unternehmensrelevante Inhalte wie Richtlinien, Schulungsmaterialien und Ankündigungen zentral verfügbar gemacht.
6. Schulungen und Change Management – Mitarbeitende wurden durch gezielte Schulungen und Change-Management-Maßnahmen in die neuen digitalen Prozesse eingeführt. Diese Schulungen sorgten für eine hohe Akzeptanz und befähigten die Beschäftigten dazu, die neuen Tools effektiv in ihren Arbeitsalltag zu integrieren.
7. Individuelle Softwareentwicklungen mit Power Apps und Power Automate – Spezifische Arbeitsprozesse wurden digitalisiert, u. a. durch die Entwicklung eines IT-Ticketsystems und die Verknüpfung von CRM-Daten mit SharePoint-Projekträumen. Diese Automatisierungen reduzieren manuelle Aufgaben und steigern die Effizienz der Geschäftsprozesse.

Nutzen: Effizientere Abläufe, bessere Kommunikation und gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit

Durch die Digitalisierung und die Ablösung von Fileservern sowie manuellen Arbeitsprozessen konnte AMF-Bruns die Effizienz und Transparenz seiner Arbeitsabläufe steigern. Die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens wurde optimiert, und eine einheitliche, benutzerfreundliche SharePoint-Umgebung erleichtert den Zugriff auf Informationen.

Zusätzlich profitiert das Unternehmen von einer verbesserten Kommunikation und einem schnelleren Informationsaustausch zwischen den Abteilungen. Die systemübergreifende Integration sorgt für eine nahtlose Verknüpfung von Prozessen und Daten, wodurch Arbeitsabläufe automatisiert und Fehlerquellen reduziert werden. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und einer effizienteren Ressourcennutzung.

Durch die gezielte Schulung der Mitarbeitenden konnte eine hohe Akzeptanz der neuen Lösungen sichergestellt werden, sodass diese optimal in den Arbeitsalltag integriert wurden. Die durch Power Apps und Power Automate geschaffenen Automatisierungen steigern zudem die Produktivität und ermöglichen es der Belegschaft von AMF-Bruns, sich verstärkt auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Somit wurde eine moderne, zukunftsorientierte Arbeitsumgebung geschaffen, die das Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig macht.

Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Gemeinsam mit dem Kunden wird kontinuierlich an der Microsoft-Roadmap gearbeitet, die eine kontinuierliche Weiterentwicklung der digitalen Arbeitsumgebung sicherstellt. CONET berät seinen langjährigen Kunden zu neuen Themen, wie bspw. Copilot.