Die besten Tipps & Tricks für Microsoft Teams – diese Funktionen erleichtern den Arbeitsalltag

Doch obwohl es von vielen täglich genutzt wird, bleiben oft nützliche Funktionen unentdeckt. Egal, ob Sie gerade erst mit Teams starten oder es bereits intensiv nutzen: Es gibt immer neue Tipps und Tricks zu entdecken, die den Arbeitsalltag erleichtern können.

Teams ist umfangreich – und genau das kann es manchmal unübersichtlich machen. Hinzu kommt, dass im Arbeitsalltag oft die Zeit fehlt, sich intensiv mit der Nutzung von Teams auseinanderzusetzen. In unserer Blog-Serie zeigen wir deshalb Schritt für Schritt, wie jeder das Beste aus Teams herausholen kann – ohne viel Aufwand und sofort anwendbar.

Dieser erste Beitrag beinhaltet acht praktische, aber oft übersehene Funktionen, die den Alltag erleichtern. In den kommenden Beiträgen tauchen wir tiefer in Themen wie Einstellungen, Meetings und die optimale Strukturierung von Teams und Kanälen ein.

1) Tastenkombinationen nutzen

Tastenkombinationen sind eine großartige Möglichkeit, um in Microsoft Teams Zeit zu sparen und schnell zwischen den verschiedenen Funktionen zu navigieren. Hier sind einige der nützlichsten Shortcuts:

• “Strg + .” ruft die Hilfe zu Tastaturkürzeln in einem neuen Fenster auf. Wenn man in diesem Fenster oben auf “Tastaturkombinationen” klickt, wird eine Liste aller Kombinationen angezeigt.
• “Strg + E” setzt den Cursor auf die Suchleiste, um schnell nach Personen, Dateien oder Chats zu suchen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn oft zwischen verschiedenen Unterhaltungen oder Projekten gewechselt wird.
• “Strg + Shift + M” schaltet das Mikrofon in Meetings stumm oder wieder an, um unnötige Störungen zu vermeiden.
• “Alt + Pfeiltaste links/rechts” springt zu der vorherigen oder nachfolgenden Handlung in Teams, die man selbst durchgeführt hat. Eine solche Handlung kann beispielsweise der Versand einer Chat-Nachricht sein.
• “Strg + 1/2/3“ erlaubt Ihnen den schnellen Wechsel zwischen den Hauptbereichen von Teams: Aktivitäten, Chats und Teams. Dies ist besonders praktisch beim parallelen Bearbeiten mehrerer Aufgaben.

2) „Alle Hände senken“ in Meetings

In größeren Meetings kann man die Funktion des Händehebens nutzen, um beispielsweise Umfragen zu machen. Damit dann nicht jeder einzelne Teilnehmende die Hand wieder senken muss, kann der Moderierende dies mit der Funktion “alle Hände senken” auf einen Knopfdruck erledigen. Ebenfalls kann dies zur Nutzung kommen, wenn Teilnehmende vergessen die Hände nach einer Wortmeldung zu senken.

So funktioniert es:

• Teilnehmerliste während des Meetings öffnen.
• „Alle Hände senken“ auswählen, um alle Handzeichen zu löschen.

3) Chats in freischwebenden Fenstern öffnen

In Microsoft Teams lässt sich ein Chat problemlos in ein separates Fenster ausklappen. Dies ermöglicht es, mehrere Gespräche gleichzeitig im Blick zu behalten oder einen wichtigen Chat ständig offen zu haben, ohne zwischen verschiedenen Funktionen oder Chats hin und her wechseln zu müssen. So bleibt der Chat freischwebend und jederzeit zugänglich auf dem Bildschirm.

Mehrere Chat-Fenster öffnen:

1. Mit der rechten Maustaste auf einen Chat oder ein Team in der linken Seitenleiste klicken.
2. „In neuem Fenster öffnen“ wählen.

Alternativ kann in der Web-Version auch der Tab dupliziert werden. Hierzu lediglich auf den Teams-Tab rechtsklicken und anschließend duplizieren wählen. Dann können in den Tabs unterschiedliche Chats oder Teams geöffnet werden, wie im Screenshot dargestellt.

4) Gezielt in Chats suchen

Eine oft übersehene Funktion in Teams ist die Chat-Suche. Neben der allgemeinen Suchleiste am oberen Bildschirmrand gibt es auch die Möglichkeit, gezielt in einem bestimmten Chat nach Nachrichten zu suchen. Dies ist besonders hilfreich, um eine bestimmte Information oder Nachricht in einem langen Chatverlauf zu finden.

So funktioniert die Chat-Suche:

1. Den entsprechenden Chat öffnen.
2. Strg + F drücken.
3. Eine Seitenleiste öffnet sich, in der der Suchbegriff eingeben werden kann.

5) Beiträge gleichzeitig in mehreren Kanälen posten

Teams bietet die Möglichkeit, einen Beitrag in einem Kanal zu verfassen und diesen gleichzeitig in anderen Kanälen zu posten, ohne in diese Kanäle wechseln zu müssen. Dadurch wird das umständliche Kopieren von Nachrichten in unterschiedliche Kanäle erspart.

So funktioniert es:

1. Beitrag in einem Kanal verfassen.
2. In dem Schreibfeld oben rechts auf „Einstellungen “ gehen und dort ”mehrere Kanäle“ auswählen. Es erscheint der aktuelle Kanal über dem Betreff.
3. Durch Klicken auf das Plus weitere Kanäle hinzufügen, in denen der Beitrag ebenfalls erscheinen soll.

6) Tags verwenden

Mit Tags kann man spezifische Gruppen von Personen innerhalb eines Teams ansprechen, ohne alle Namen einzeln erwähnen zu müssen. Durch die Erwähnung mit einem Tag werden die Personen explizit angesprochen und bekommen eine Benachrichtigung.

1. Auf die drei Punkte (Weitere Optionen) neben einem Team-Namen in der linken Seitenleiste klicken. 
2. „Tags verwalten “ auswählen. Es öffnet sich ein neues Fenster.
3. Für das neue Tag einen Tag-Namen und optional eine Tag-Beschreibung hinterlegen und beliebige Personen hinzufügen.
4. Das Tag in Beiträgen verwenden, indem beim Schreiben einer Nachricht ein “@” vorangestellt und daran anschließend der Tag-Name erwähnt wird. Dieser wird blau hinterlegt.

7) Externe Gäste integrieren

Auch unternehmensexterne Personen wie Kunden, Geschäftspartner oder persönliche Konten können in Teams hinzugefügt werden. Durch die Integration dieser kann die Nutzung von E-Mails reduziert und alle Gespräche zentral geführt werden. Ebenso kann die externe Person auch Zugriff auf geteilte Dateien bekommen, um somit immer den neuesten Stand der Datei zu sehen. Des Weiteren können Besitzer eines Teams für Gäste bestimmte Einstellungen treffen, um den Zugriff dieser zu limitieren.

Externe Gäste hinzufügen:

1. Auf die drei Punkte (Weitere Optionen) neben einem Team-Namen in der linken Seitenleiste klicken.
2. „Mitglied hinzufügen “ auswählen.
3. Die E-Mail-Adresse des Gasts eingeben und diesen hinzufügen.

8) Loop-Komponenten verwenden

Loop-Komponenten können in Chats oder Kanälen verwendet werden, um die Zusammenarbeit interaktiver, schneller und übersichtlicher zu machen. Es gibt standardmäßig elf Tools, welche im Folgenden kurz erklärt werden.

So funktioniert es:

Allgemein öffnet man die Loop-Komponenten, indem man im Schreibbereich auf das Zeichen  klickt. Der Bereich ändert sich und man kann einen Titel eingeben und die passende Komponente auswählen. Die möglichen Komponenten sind:

• Tabelle: Eine kollaborative Tabelle, in der Team-Mitglieder gleichzeitig Daten oder Informationen eintragen und bearbeiten können.
• Liste mit Aufzählungszeichen: Eine einfache Liste mit Bullet Points, in der Ideen, Notizen oder Punkte gesammelt werden können.
• Checkliste: Eine interaktive To-Do-Liste, bei der Team-Mitglieder Aufgaben hinzufügen, bearbeiten und abhaken können.
• Aufgabenliste: Eine Liste mit Aufgaben, die in klar definierte Schritte unterteilt ist. Man kann Aufgaben zuweisen, sie kategorisieren und ein Fälligkeitsdatum anlegen.
• Abstimmungstabelle: Eine Tabelle, in der Team-Mitglieder verschiedene Optionen eintragen und bewerten können, um durch eine Abstimmung eine Entscheidung zu treffen.
• Nummerierte Liste: Eine Liste, bei der die Punkte nummeriert werden, um eine klare Reihenfolge zu schaffen.
• F&A-Sitzung: Hiermit können mehrere Fragen gestellt und einzeln beantwortet werden.
• Statusnachverfolgung: Eine Funktion, die es ermöglicht, den Fortschritt von Aufgaben zu überwachen. Man gibt die Aufgabe und einen Besitzer sowie ein Enddatum und den Status ein. Alle Team-Mitglieder können diese Aufgabe nun aktualisieren.
• Code: Diese Komponente erlaubt es, Code-Blöcke in einem gemeinsamen Bereich zu teilen und zu bearbeiten. Entwicklerteams können so Code austauschen, besprechen und kollaborativ arbeiten.
• Kanban-Board: Ein visuelles Tool zur Projektverwaltung, bei dem Aufgaben als Karten in Spalten (z. B. “Zu erledigen”, “In Arbeit”, “Erledigt”) organisiert werden.
• Team-Rückblick: Eine Komponente, die zur Durchführung von Reflexionen verwendet wird. Team-Mitglieder können ihre Gedanken und Beobachtungen zu einem Thema teilen, um Verbesserungen für die Zukunft zu identifizieren.

Mit diesem Beitrag startet die Serie rund um nützliche Tipps und Tricks in Microsoft Teams. Verpassen Sie keine zukünftigen Beiträge, um weitere versteckte Funktionen zu entdecken und das Beste aus Teams herauszuholen – folgen Sie noch heute unserem Blog!

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