Karlsruhe unterschreibt elektronisch

Stadtwerke erfüllen Auflagen der Bundesnetzagentur an den elektronischen Rechnungsversand

Verwaltungsgebäude der Stadtwerke Karlsruhe
(PresseBox) ( Ettlingen/Karlsruhe, )
Die Stadtwerke Karlsruhe GmbH hat mit Unterstützung der command ag die digitale Signatur in der Fakturierung eingeführt. Damit erfüllt sie eine aktuelle Auflage der Bundesnetzagentur(BNetzA), nach der Strom- und Gasversorger demnächst Rechnungen für Netznutzung ausschließlich elektronisch signiert versenden müssen. Hintergrund sind neue Richtlinien des deutschen Umsatzsteuerrechts. Danach darf bei Rechnungen, die über E-Mail verschickt werden, nur dann Vorsteuer abgezogen werden, wenn sie qualifiziert signiert sind. Zudem müssen Rechnungen und Signatur mindestens zehn Jahre elektronisch archiviert und auf Verlangen vorgezeigt werden. Die Stadtwerke Karlsruhe wenden die digitale Signatur derzeit bei sieben Lieferanten an und werden sie schrittweise auf die übrigen ausweiten.

Technologische Grundlage ist das von command entwickelte Tool CMDSignIT. Es deckt den kompletten Prozess des elektronischen Rechnungsversands ab und lässt sich in die vorhandene Archivsoftware EASY ENTERPRISE integrieren. Der Ablauf: Die im Abrechnungssystem SAP IS-U erstellten Rechnungen werden lieferantenbezogen aggregiert und von dort an einen Konvertierungsserver übertragen, der das IDOC-Dokument in das Edifact-Format INVOIC umwandelt und an den virtuellen Signaturserver sendet. Dieser erstellt eine qualifizierte elektronische Signatur und protokolliert den Vorgang. Bei der Signatur handelt es sich um eine eigene Datei, die verschiedene Informationen speichert, z. B. den Hashwert des signierten Dokuments, das Signaturzertifikat (Public Key) der unterzeichnenden Person, das Datum, die Uhrzeit sowie den Verweis auf das zuständige Trustcenter, welches das Zertifikat ausgestellt hat. Der Signaturserver wurde vom command-Partner e.siqia entwickelt und ist hardwareunabhängig einsetzbar. Es handelt sich dabei um eine sogenannte "Massen Signatur": Das Programm wird über PIN und Chipkarte gestartet und kann bis 5.000 Dokumente täglich signieren. Alternativ lassen sich ganze Stapel mit einer begrenzten Anzahl von Files bearbeiten.

CMDSignIT kümmert sich um alles

Rechnung und elektronische Unterschrift werden anschließend über einen nachgelagerten Mailserver verschickt und gleichzeitig revisionssicher im Archiv abgelegt. Das Archivsystem wiederum erzeugt automatisch eine Document-ID und übermittelt sie per Schnittstelle an das SAP-System. Somit lässt sich aus IS-U heraus jederzeit die betreffende Rechnung einschließlich Signatur recherchieren.

Für CMDSignIT entschieden sich die Karlsruher auf Grund des breiten Funktionsumfanges. Die Komplettlösung der command ag deckt den gesamten Prozess der Fakturierung ab: von der Erstellung und Signatur über die Protokollierung und Archivierung bis zur Rückmeldung an das SAP-System. Der Vorteil gegenüber anderen Lösungen: Die Rechnung wird direkt aus SAP heraus signiert und muss nicht in ein extra Verzeichnis gestellt werden. Zudem werden Rechnung und Signaturdatei in ein- und demselben Archiv aufbewahrt und nicht getrennt voneinander.

Für die Stadtwerke Karlsruhe war auch die räumliche Nähe des Ettlinger Softwarehauses von Vorteil. Die command ag ist für das Versorgungsunternehmen kein Unbekannter. Mit der Tochter cormeta ag hatten die Stadtwerke bereits das Zwei-Vertragskontenmodell und SAP EDM für das Energiedatenmanagement eingeführt. Beim "Signatur-Projekt" war cormeta für die Einrichtung des Konvertierungsservers zuständig. Auch zukünftig wollen die Karlsruher mit beiden Unternehmen zusammenarbeiten. Demnächst soll auch der Empfang elektronisch unterschriebener Dokumente seitens der Geschäftspartner möglich sein.
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