Das ERP-System SoftM Suite wird um ein Workflow-Modul erweitert. Die komplett in JAVA programmierte Lösung beschleunigt nicht nur firmeninterne Geschäftsprozesse wie etwa die Rechnungseingangsprüfung. Sie eignet sich auch als Mittel, um im Rahmen des Business Process Management (BPM) komplexe Geschäftsabläufe – über die Grenzen von Firmen und IT-Systemen hinweg – zu modellieren und technisch umzusetzen. Das Workflow-Modul wird mit dem nächsten Release 2.5 der SoftM Suite im Frühjahr 2006 ausgeliefert.
Auf dem Kongress SoftM CommonWay, der in der vergangenen Woche in München stattfand, wurden die neuen Workflow-Funktionalitäten vor 280 Teilnehmern erstmals präsentiert. Das ERP-System SoftM Suite verfügt bereits seit Jahren über einige Workflow-Elemente. So ist es mit dem „Aufgabenmanager“ von SoftM Suite möglich, die Abwicklung von Geschäftsprozessen über Nachrichten für zuständige Mitarbeiter zu unterstützen. Das neue Zusatzmodul nutzt den Aufgabenmanager und integriert ihn in ein umfassendes Workflow-System. Dieses ermöglicht die „firmen- und system-übergreifende Modellierung von Geschäftsprozessen sowie ein umfassendes Monito-ring und Controlling der gesamten Abläufe“, so Michael Wockenfuß Produktmanager bei der SoftM AG, in seiner Präsentation auf dem SoftM Kongress.
„Anwenderunternehmen“, betont Wockenfuß, „können mit dem neuen Zusatzmodul zeit- und qualitätskritische Abläufe über standardisierte Termine, Erinnerungen, Wie-dervorlagen, Mahnungen, Weiterleitungen und Kontrollen optimieren, transparent ma-chen und beschleunigen.“ Auch die Workflow-Historie lässt sich während des laufen-den Prozesses oder im Nachhinein verfolgen, so dass überprüft werden kann, was an einem Prozess richtig oder falsch gelaufen ist und was korrigiert oder wiederholt wer-den musste.
„Technisch gesehen“, erläutert Wockenfuß, „entspricht das Workflow-Modul den aktuellen Software-Standards. Der Code wurde komplett in Java geschrieben, die Pro-gramme laufen auf Standard-Application-Servern. Mit dem XPDL-Standard (XML Pro-cess Definition Language) der Workflow Management Coalition (WfMC) wird die durchgängige Übertragbarkeit der Daten im Austauschformat XML sichergestellt. Client-seitige Datenbankzugriffe via Internet lassen sich über Java-Database-Connectivity (JDBC) realisieren. Zur standardisierten Rollenbenutzerverwaltung kommt das „Lightweight Directory Access Protocol“ LDAP zum Einsatz. Unterstützt werden auch Standards für Enterprise Application Integration (EAI) wie Webservices und nati-ves SOAP. Zur Anbindung von Drittsystemen bietet das Workflow-System mehrere Eingabeassistenten, die einen großen Teil der Arbeit übernehmen.
Die Komponenten
Das neue Modul umfasst zwei Komponenten: Zum einen lassen sich mit dem „Desig-ner“ Workflows jedweder Art – ohne Programmierung – in einem „Flussdiagramm“ mo-dellieren. „Formulare“, „Checks“ und „Datenbank-Einträge“ werden zu einem Prozess zusammengefügt. Weiterhin sind Rollen, Regeln und Routen festzulegen. Damit wird der Geschäftsprozess in allen Einzelheiten definiert (Fristen, Zeitlimits, Aufgabenzu-weisungen an Rollen und Benutzer, Benachrichtigungen per E-Mail, Delegierung an Vertreter, Rücksetzung nach Erledigung der Aufgabe, Erledigt-Vermerke). Aufspaltun-gen eines Workflows – etwa dann, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig ihren Part spie-len sollen – sind bei Verwendung dieses Zusatzmoduls jederzeit möglich. Die zweite Komponente bildet die Serveranwendung (Workflow-Engine), in der die notwendige Programmlogik hinterlegt ist. Die im Designer definierten Workflows stehen zur Ausfüh-rung bereit, wenn sie in den Server geladen wurden.
„Mit dem neuen Tool lassen sich beliebige Workflows und Geschäftsprozesse unab-hängig von Branche, Firmengröße und Mitarbeiterzahl modellieren und realisieren“, so Wockenfuß weiter. Eine Reihe für mittelständische Unternehmen typischer Workflows sind bereits vorkonfiguriert: Dazu zählen
• die Rechnungseingangsprüfung, die sich als abteilungsübergreifender Prozess durch den Workflow schneller, sicherer und mit deutlich reduzierten Aufwand durchführen lässt,
• der kommerzielle Entscheidungsfall, bei dem via Workflow schnell und effizient die zuständigen Verantwortlichen in den Entscheidungsprozess einbezogen werden,
• die dezentrale Artikelstammdatenverwaltung, bei welcher via Workflow die Pflege der Stammdaten in einem sicheren Prozess arbeitsteilig von verschie-denen Beteiligten/Abteilungen vorgenommen werden kann.
Ralf Gärtner, Vorstand Marketing und Vertrieb der SoftM AG, ist überzeugt, dass das neue Workflow-Modul in mittelständischen Unternehmen die Transparenz, Sicherheit und Schnelligkeit im täglichen Geschäft erhöht. „Mit dem Einsatz des Zusatzmoduls gewinnt der Prozess die Hoheit. Die Software ist nicht nur ein Hilfsmittel an den einzel-nen Arbeitsplätzen, sondern bringt den Prozess insgesamt voran. Über die offene Ar-chitektur und die Unterstützung der neuesten EAI-Standards können auch firmenüber-greifende Prozesse effizienter gestaltet werden. Damit wird das neue Modul einen wichtigen Beitrag zur Prozessbeschleunigung und Kostenreduzierung in mittelständi-schen Unternehmen leisten.“
Auf dem Kongress SoftM CommonWay, der in der vergangenen Woche in München stattfand, wurden die neuen Workflow-Funktionalitäten vor 280 Teilnehmern erstmals präsentiert. Das ERP-System SoftM Suite verfügt bereits seit Jahren über einige Workflow-Elemente. So ist es mit dem „Aufgabenmanager“ von SoftM Suite möglich, die Abwicklung von Geschäftsprozessen über Nachrichten für zuständige Mitarbeiter zu unterstützen. Das neue Zusatzmodul nutzt den Aufgabenmanager und integriert ihn in ein umfassendes Workflow-System. Dieses ermöglicht die „firmen- und system-übergreifende Modellierung von Geschäftsprozessen sowie ein umfassendes Monito-ring und Controlling der gesamten Abläufe“, so Michael Wockenfuß Produktmanager bei der SoftM AG, in seiner Präsentation auf dem SoftM Kongress.
„Anwenderunternehmen“, betont Wockenfuß, „können mit dem neuen Zusatzmodul zeit- und qualitätskritische Abläufe über standardisierte Termine, Erinnerungen, Wie-dervorlagen, Mahnungen, Weiterleitungen und Kontrollen optimieren, transparent ma-chen und beschleunigen.“ Auch die Workflow-Historie lässt sich während des laufen-den Prozesses oder im Nachhinein verfolgen, so dass überprüft werden kann, was an einem Prozess richtig oder falsch gelaufen ist und was korrigiert oder wiederholt wer-den musste.
„Technisch gesehen“, erläutert Wockenfuß, „entspricht das Workflow-Modul den aktuellen Software-Standards. Der Code wurde komplett in Java geschrieben, die Pro-gramme laufen auf Standard-Application-Servern. Mit dem XPDL-Standard (XML Pro-cess Definition Language) der Workflow Management Coalition (WfMC) wird die durchgängige Übertragbarkeit der Daten im Austauschformat XML sichergestellt. Client-seitige Datenbankzugriffe via Internet lassen sich über Java-Database-Connectivity (JDBC) realisieren. Zur standardisierten Rollenbenutzerverwaltung kommt das „Lightweight Directory Access Protocol“ LDAP zum Einsatz. Unterstützt werden auch Standards für Enterprise Application Integration (EAI) wie Webservices und nati-ves SOAP. Zur Anbindung von Drittsystemen bietet das Workflow-System mehrere Eingabeassistenten, die einen großen Teil der Arbeit übernehmen.
Die Komponenten
Das neue Modul umfasst zwei Komponenten: Zum einen lassen sich mit dem „Desig-ner“ Workflows jedweder Art – ohne Programmierung – in einem „Flussdiagramm“ mo-dellieren. „Formulare“, „Checks“ und „Datenbank-Einträge“ werden zu einem Prozess zusammengefügt. Weiterhin sind Rollen, Regeln und Routen festzulegen. Damit wird der Geschäftsprozess in allen Einzelheiten definiert (Fristen, Zeitlimits, Aufgabenzu-weisungen an Rollen und Benutzer, Benachrichtigungen per E-Mail, Delegierung an Vertreter, Rücksetzung nach Erledigung der Aufgabe, Erledigt-Vermerke). Aufspaltun-gen eines Workflows – etwa dann, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig ihren Part spie-len sollen – sind bei Verwendung dieses Zusatzmoduls jederzeit möglich. Die zweite Komponente bildet die Serveranwendung (Workflow-Engine), in der die notwendige Programmlogik hinterlegt ist. Die im Designer definierten Workflows stehen zur Ausfüh-rung bereit, wenn sie in den Server geladen wurden.
„Mit dem neuen Tool lassen sich beliebige Workflows und Geschäftsprozesse unab-hängig von Branche, Firmengröße und Mitarbeiterzahl modellieren und realisieren“, so Wockenfuß weiter. Eine Reihe für mittelständische Unternehmen typischer Workflows sind bereits vorkonfiguriert: Dazu zählen
• die Rechnungseingangsprüfung, die sich als abteilungsübergreifender Prozess durch den Workflow schneller, sicherer und mit deutlich reduzierten Aufwand durchführen lässt,
• der kommerzielle Entscheidungsfall, bei dem via Workflow schnell und effizient die zuständigen Verantwortlichen in den Entscheidungsprozess einbezogen werden,
• die dezentrale Artikelstammdatenverwaltung, bei welcher via Workflow die Pflege der Stammdaten in einem sicheren Prozess arbeitsteilig von verschie-denen Beteiligten/Abteilungen vorgenommen werden kann.
Ralf Gärtner, Vorstand Marketing und Vertrieb der SoftM AG, ist überzeugt, dass das neue Workflow-Modul in mittelständischen Unternehmen die Transparenz, Sicherheit und Schnelligkeit im täglichen Geschäft erhöht. „Mit dem Einsatz des Zusatzmoduls gewinnt der Prozess die Hoheit. Die Software ist nicht nur ein Hilfsmittel an den einzel-nen Arbeitsplätzen, sondern bringt den Prozess insgesamt voran. Über die offene Ar-chitektur und die Unterstützung der neuesten EAI-Standards können auch firmenüber-greifende Prozesse effizienter gestaltet werden. Damit wird das neue Modul einen wichtigen Beitrag zur Prozessbeschleunigung und Kostenreduzierung in mittelständi-schen Unternehmen leisten.“
