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Digitalisierung der kommunalen Verwaltungen mit der eAkte: interkommunale Zusammenarbeit im Landkreis St. Wendel

Vereinfachte elektronisch geprägte Kommunikation zwischen Verwaltung, Öffentlichkeit sowie innerhalb der Kommunen

(PresseBox) (Meppen, )
Seit 2015 verfolgen der Landkreis St. Wendel und seine acht kreisangehörigen Kommunen die interkommunale Zusammenarbeit. Eine derartige Kooperation, welche vom saarländischen Innenministerium unterstützt wird, zeigt bei der Einführung der elektronischen Aktenführung (eAkte) wiederholt konkrete Ergebnisse. Nachdem der Landkreis St. Wendel nach Durchführung eines Vergabeverfahrens d.3ecm als Anwendungsplattform für die eAkte angeschafft hatte, haben sich nun auch alle acht kreisangehörigen Kommunen für diese Anwendungssoftware entschieden. Damit wird die künftig vorwiegend elektronisch geprägte Kommunikation sowohl zwischen den Bürgern und den Verwaltungen als auch unter den Kommunen selbst deutlich vereinfacht.

Der Landkreis St. Wendel setzt bereits in vielen Bereichen verstärkt darauf, die Verwaltungsprozesse zu digitalisieren. Zur rechtskonformen Verwaltung der elektronischen Akten verwenden nun auch die acht kreisangehörigen Kommunen nach einer gemeinschaftlichen Entscheidung die ECM-Basis d.3ecm des Softwareherstellers d.velop AG. Die codia Software GmbH aus Meppen, als Tochterunternehmen der d.velop, richtet das d.3ecm speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen der eAkte öffentlicher Verwaltungen aus. In den acht Kommunen vom Landkreis St. Wendel werden unter anderem eine verwaltungsweite Schriftgutverwaltung nach Aktenplan sowie die Einbindung der jeweiligen Finanz- und Veranlagungsverfahren zusammen mit der digitalen Steuerakte umgesetzt. Durch die vereinfachte Terminkoordination, den fachlichen Austausch unter den Kommunen und die gemeinsamen Schulungen im Rahmen der interkommunalen Kooperation werden Kosten gespart und es entstehen Potenziale, einander in den Verwaltungen noch einfacher zu unterstützen.

Mithilfe der eAkte von codia schaffen der Landkreis und die Kommunen für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ganzheitlich digitale Arbeitsplätze sowie die notwendige Flexibilität und Mobilität, um auch in Krisenzeiten wie der Corona-Pandemie handlungsfähig und für den Bürger ansprechbar zu bleiben. Aber auch bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) spielt das d.3ecm von codia in den bürgerfreundlichen Kommunen eine zentrale Rolle, da entsprechende Portallösungen direkt angebunden werden können.

Konkret zeigen sich die Vorteile einer eAkte in der gesetzeskonformen und revisionssicheren Dokumentenablage sowie in der standortübergreifenden und medienbruchfreien Arbeit mit Akten; aber auch in der nahtlosen Integration in Fachverfahren. Denn in der elektronischen Akte stehen alle vorgangsrelevanten Informationen den berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammengefasst zur Verfügung. Die eAkte beinhaltet somit alle Unterlagen, die eine vollständige Information über einen Sachverhalt möglich machen.

Udo Recktenwald, Landrat des Landkreises St. Wendel, ist sich sicher, dass durch die gemeinschaftliche Entscheidung der acht Kommunen, ebenso wie der Landkreis St. Wendel d.3ecm als Anwendungsplattform für die e-Akte zu nutzen, wichtige Synergieeffekte für die Bürger und die Verwaltungen erzielt werden können. So haben die Kommunen die Möglichkeit, bei der Bewältigung der anstehenden Aufgaben Ressourcen und Fähigkeiten zu bündeln, Arbeitsabläufe und Verfahren nachhaltig aufeinander abzustimmen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und so die Kosten langfristig zu senken. Dabei sollen bei der Einführung der eAkte für die Bürgerinnen und Bürger des Landkreises St. Wendel keinerlei Einschränkungen entstehen.

d.velop public sector GmbH

codia ist seit 20 Jahren einer der innovativen Lösungsanbieter für das gesamte ECM-Umfeld mit Spezialisierung auf öffentliche Verwaltungen. Der größte Teil der mehr als 400 Kunden besteht dabei aus Hochschulen und Kommunalverwaltungen verschiedener Größenordnungen im gesamten Bundesgebiet. Die von der codia eingesetzten Lösungen lassen sich einfach, schnell und kosteneffizient an die jeweiligen Anforderungen anpassen oder in vorhandene Fachanwendungen integrieren, um Abläufe zu optimieren.

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