Als eines der ältesten Industrieunternehmen Deutschlands verbindet der Hersteller von Schreibprodukten STAEDTLER Tradition und Moderne. Im Personalwesen setzt das renommierte Unternehmen auf die HR-Systeme von SAP in Verbindung mit IT-Lösungen von Centric für die digitale Aktenführung und eine revisionssichere Entgeltabrechnung.
STAEDTLER hat die Digitale Personalakte Centric Employee File eingeführt. Der HR-Bereich wollte damit seine Papierakten in den deutschen Niederlassungen abschaffen und mobiles Arbeiten fördern. Im Ausschreibungsprozess überzeugte die Aktenlösung von Centric durch ihre stringente technische Architektur, die eine reine Cloud-to-Cloud-Integration mit SAP SuccessFactors ermöglicht. Zentraler Faktor für das Mittelstandsunternehmen war auch das unschlagbare Preis-Leistungs-Verhältnis der Centric-Lösung. Schon seit dem Jahr 2020 verwendet STAEDTLER außerdem die Audit- & Compliance-Tools PLK und PLX von Centric. Der HR-Bereich hatte die Tools im Zuge der Einführung von SAP zur Prüfung der Entgeltabrechnung und Stammdaten implementiert. Die Prüftools sind heute fester Bestandteil des monatlichen Abrechnungslaufs und des SAP-internen Kontrollsystems (IKS).
DSGVO-konform, revisionssicher und anwenderfreundlich
Die Vorteile der Digitalen Personalakte Centric Employee File wurden nach der Implementierung sofort spürbar. Durch die zentrale Datenhaltung mit automatisierten Aufbewahrungs- und Löschfristen gewährleistet das System eine DSGVO-konforme Aktenführung. Schattenakten in den Standorten oder eine zusätzliche Dokumentenablage auf Laufwerken oder in Aktenschränken gibt es bei STAEDTLER heute nicht mehr. Die Ablage von Dokumenten erfolgt dabei viel einfacher und schneller. So können beispielsweise Dokumente wie E-Mail-Anhänge ohne Datenbruch in die Akte transferiert werden. Auch die Anzahl der Ausdrucke hat sich stark verringert. Da alle berechtigten HR-Mitarbeitende auf die zentral verfügbaren Dokumente zugreifen können, hat sich auch die Suche nach einzelnen Papierakten erledigt.
Mit den Centric Audit- & Compliance-Tools PLX und PLK verfügt der HR-Bereich außerdem über ein Audit-sicheres Prüfsystem und hat von Anfang an dafür gesorgt, dass die Datenqualität im Abrechnungs- und Zeitwirtschaftssystem sehr gut bleibt. Die HR-Anwender heben dabei die einfache Handhabung und die gute Integration in das SAP-System hervor. So lassen sich beispielsweise direkt aus der Prüfung heraus wichtige Informationsquellen wie Lohnkonto, Zeitnachweis oder Stammdaten einsehen und ändern.
STAEDTLER zieht ein positives Fazit zum Einsatz der Centric-Tools. Die Abteilungsleiterin Entgeltabrechnung Andrea Wittmann hält fest: „Unser Ziel ist es, alle Papierprozesse End-to-End in digitale Workflows zu packen. Die modulare Produktreihe von Centric eröffnet uns hier alle Möglichkeiten.“
STAEDTLER hat die Digitale Personalakte Centric Employee File eingeführt. Der HR-Bereich wollte damit seine Papierakten in den deutschen Niederlassungen abschaffen und mobiles Arbeiten fördern. Im Ausschreibungsprozess überzeugte die Aktenlösung von Centric durch ihre stringente technische Architektur, die eine reine Cloud-to-Cloud-Integration mit SAP SuccessFactors ermöglicht. Zentraler Faktor für das Mittelstandsunternehmen war auch das unschlagbare Preis-Leistungs-Verhältnis der Centric-Lösung. Schon seit dem Jahr 2020 verwendet STAEDTLER außerdem die Audit- & Compliance-Tools PLK und PLX von Centric. Der HR-Bereich hatte die Tools im Zuge der Einführung von SAP zur Prüfung der Entgeltabrechnung und Stammdaten implementiert. Die Prüftools sind heute fester Bestandteil des monatlichen Abrechnungslaufs und des SAP-internen Kontrollsystems (IKS).
DSGVO-konform, revisionssicher und anwenderfreundlich
Die Vorteile der Digitalen Personalakte Centric Employee File wurden nach der Implementierung sofort spürbar. Durch die zentrale Datenhaltung mit automatisierten Aufbewahrungs- und Löschfristen gewährleistet das System eine DSGVO-konforme Aktenführung. Schattenakten in den Standorten oder eine zusätzliche Dokumentenablage auf Laufwerken oder in Aktenschränken gibt es bei STAEDTLER heute nicht mehr. Die Ablage von Dokumenten erfolgt dabei viel einfacher und schneller. So können beispielsweise Dokumente wie E-Mail-Anhänge ohne Datenbruch in die Akte transferiert werden. Auch die Anzahl der Ausdrucke hat sich stark verringert. Da alle berechtigten HR-Mitarbeitende auf die zentral verfügbaren Dokumente zugreifen können, hat sich auch die Suche nach einzelnen Papierakten erledigt.
Mit den Centric Audit- & Compliance-Tools PLX und PLK verfügt der HR-Bereich außerdem über ein Audit-sicheres Prüfsystem und hat von Anfang an dafür gesorgt, dass die Datenqualität im Abrechnungs- und Zeitwirtschaftssystem sehr gut bleibt. Die HR-Anwender heben dabei die einfache Handhabung und die gute Integration in das SAP-System hervor. So lassen sich beispielsweise direkt aus der Prüfung heraus wichtige Informationsquellen wie Lohnkonto, Zeitnachweis oder Stammdaten einsehen und ändern.
STAEDTLER zieht ein positives Fazit zum Einsatz der Centric-Tools. Die Abteilungsleiterin Entgeltabrechnung Andrea Wittmann hält fest: „Unser Ziel ist es, alle Papierprozesse End-to-End in digitale Workflows zu packen. Die modulare Produktreihe von Centric eröffnet uns hier alle Möglichkeiten.“
