Der Chef im Posteingang: Kundendienst-Verband Deutschland vertraut auf BytStorMail als E-Mail-Manager

(PresseBox) ( Münster/Hessen, )
"Oh, das war keine Absicht", schallt es aus so manchem Büro: Denn das versehentliche Löschen von E-Mails geschieht nahezu täglich. Die oftmals schwerwiegenden Folgen trägt zumeist der Chef. Dies weiß der Kundendienst-Verband Deutschland e.V. (KVD) nur zu genau: Die 1.600 Mitglieder sind allesamt selbst Führungskräfte. Um seine E-Mails lückenlos zu archivieren, setzt der Verband auf die E-Mail-Management-Software BytStorMail der ByteAction GmbH. Sobald E-Mails auf dem Server des KVD eintreffen oder ihn verlassen, speichert sie die Lösung samt Anhang in einem digitalen Archiv ab. Somit gehen keine wichtigen Firmendaten durch individuelle Fehler verloren.

Der KVD ist Europas größter und bedeutendster Berufsverband für Führungskräfte im Service-Sektor. Die Mitglieder tauschen hier ihre Erfahrungen auf Managementebene aus. Darüber hinaus bietet der Verband Best Practice-Veranstaltungen, Kongresse, Service-Messen, Weiterbildungsangebote und Fachpublikationen, die Entscheider im Kundenservice unterstützen. Eine solch professionelle Unterstützung holte sich der KVD auch für seinen internen E-Mail-Verkehr.

Alle E-Mails jederzeit griffbereit

Der KVD setzt die Lösung BytStorMail (BSM) als E-Mail-Manager ein. Sämtliche elektronische Nachrichten archiviert die Software lückenlos. Gelangt eine E-Mail in den Posteingang, wird sie kopiert, mit einem Zeitstempel versehen und samt Anhang im Archiv abgelegt - das Gleiche gilt auch für alle vom Verband verschickten Nachrichten. Dadurch stellt BSM stets sicher, dass der KVD die strengen Datenschutzvorgaben erfüllt und es keine unbefugten Zugriffe auf den E-Mail-Verkehr gibt. Die potenzielle Bedrohung von Spam-Mails oder virenverseuchter Post merzt der in die Lösung integrierte Filter aus. Das Archiv, in dem alle firmeninternen und -externen E-Mails gespeichert sind, erreichen nur autorisierte Nutzer über einen personalisierten Zugang per Web-Browser. Recherchieren Mitarbeiter nach bestimmten Nachrichten, hilft ihnen die komfortable Suchfunktion. Diese sucht die eingegebenen Schlüsselwörter sowohl in den Mails als auch in allen Anhängen. So können einzelne Nachrichten wieder an das eigene Postfach zurückgeleitet werden.

KVD lagert IT an ByteAction aus

Neben der E-Mail-Management-Lösung BytStorMail nutzt der KVD auch das reichhaltige Angebot des Full-Service-IT-Dienstleisters. Der Verband betreibt unter anderem sein Virtual Private Network (VPN) über die Server des hessischen Entwicklers. Sämtliche Daten werden sicher im Rechenzentrum des IT-Experten abgespeichert. Zudem betreibt ByteAction den internen E-Mail-Server und die Webseite des KVD. Der Verband konnte durch das Auslagern seiner IT auch die Arbeitsbelastung verringern. Insbesondere die Kosten für einen speziellen IT-Verantwortlichen wurden damit eingespart. Denn ByteAction übernimmt die stetige Administration der IT-Infrastruktur sowie anstehende Wartungsarbeiten.

"Um für 1.600 Mitglieder eine breite Angebotspalette in hoher Qualität anbieten zu können, sind eine leistungsfähige IT-Infrastruktur und Softwarelösungen in der Verbandsgeschäftsstelle unerlässlich", erklärt Markus Schröder, Geschäftsführer des KVD. "Die Frage ,make or buy' war schnell entschieden: Kompetenz und Effizienz lassen sich in der langfristigen Zusammenarbeit mit einem professionellen Lösungspartner erreichen. Mit der Byteaction GmbH haben wir einen solchen Partner gefunden."
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