Der Softwareanbieter BNS hat sein Lösungs-Angebot für die Logistikbranche um ein Dokumentenmanagement- und Archivierungssystem ergänzt. Das neue Modul trägt den Namen "OnArchive" und fügt sich nahtlos in die Produktfamilie rund um das Transportmanagementsystem OnRoad ein. Mit OnArchive können Spediteure, Transportunternehmer und Verlader sämtliche Dokumente wie Borderos, Lieferscheine oder Rollkarten auf einfache Weise digitalisieren, Kosten sparend aufbewahren und mit umfangreichen Suchfunktionen und Verknüpfungen bei Bedarf schnell wieder auffinden. OnArchive sorgt für schnellere und effizientere Abläufe, befreit von aufwändigem manuellen Suchen sowie von teuren Lagerkapazitäten für Ordner und Aktenschränke. Das neue Modul ist zudem "der erste Schritt einer konsequenten Neuausrichtung der BNS GmbH", wie der neue Geschäftsführer Patrick Wallinger betont. "Hier wurde für unsere Kunden eine Lösung geschaffen mit der sofort operative Kosten gesenkt werden können."
Mit OnArchive ist gewährleistet, das alle unternehmensrelevanten Dokumente gesetzeskonform archiviert und bei Bedarf schnell wieder gefunden werden. Diese Anforderungen werden durch die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) sowie der "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) geregelt und von OnArchive erfüllt.
Die Lösung verfügt über eine OCR-Texterkennung zur automatischen Verschlagwortung aller eingescannten Dokumente. Ein- und ausgehende Mail sowie am Computer erzeugte Fax-Dokumente werden automatisch archiviert und zugeordnet. Regelverletzungen wie zum Beispiel eine nicht fortlaufende Rechnungsnummer erzeugen einen Warnhinweis sowie auf Knopfdruck eine Aufstellung aller fehlender Dokumente.
Umfangreiche Suchfunktionen sorgen für ein schnelles Wiederauffinden aller Informationen und Belege. Neben der Suche nach Schlüsselwörtern steht hierbei die Volltextrecherche sowie eine erweiterte Suche nach Inhalten in angelegten Notizen, zuletzt importierten Dokumenten oder nach Elementen aus älteren Versionen zur Verfügung.
Die Darstellung der Suchergebnisse kann in kompletten Auftragsmappen erfolgen. Hier werden zum Beispiel alle zu einer bestimmten Auftragsnummer gefundenen Dokumente wie Angebot, unterschriebener Lieferschein, Auftragsbestätigung und Rechnung zusammengefasst.
Eine umfassende Berechtigungsverwaltung regelt den Zugriff von Mitarbeitern und Kunden auf Dokumente und Ordner. Eine integrierte Trackingfunktion zeigt auf Wunsch den kompletten Dokumentenfluss und alle daran beteiligten Nutzer.Erst im September hatte BNS das Zusatzmodul "OnCustoms" vorgestellt, das für das elektronische Ausfuhrverfahren ATLAS zertifiziert ist.
Mit OnArchive ist gewährleistet, das alle unternehmensrelevanten Dokumente gesetzeskonform archiviert und bei Bedarf schnell wieder gefunden werden. Diese Anforderungen werden durch die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) sowie der "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) geregelt und von OnArchive erfüllt.
Die Lösung verfügt über eine OCR-Texterkennung zur automatischen Verschlagwortung aller eingescannten Dokumente. Ein- und ausgehende Mail sowie am Computer erzeugte Fax-Dokumente werden automatisch archiviert und zugeordnet. Regelverletzungen wie zum Beispiel eine nicht fortlaufende Rechnungsnummer erzeugen einen Warnhinweis sowie auf Knopfdruck eine Aufstellung aller fehlender Dokumente.
Umfangreiche Suchfunktionen sorgen für ein schnelles Wiederauffinden aller Informationen und Belege. Neben der Suche nach Schlüsselwörtern steht hierbei die Volltextrecherche sowie eine erweiterte Suche nach Inhalten in angelegten Notizen, zuletzt importierten Dokumenten oder nach Elementen aus älteren Versionen zur Verfügung.
Die Darstellung der Suchergebnisse kann in kompletten Auftragsmappen erfolgen. Hier werden zum Beispiel alle zu einer bestimmten Auftragsnummer gefundenen Dokumente wie Angebot, unterschriebener Lieferschein, Auftragsbestätigung und Rechnung zusammengefasst.
Eine umfassende Berechtigungsverwaltung regelt den Zugriff von Mitarbeitern und Kunden auf Dokumente und Ordner. Eine integrierte Trackingfunktion zeigt auf Wunsch den kompletten Dokumentenfluss und alle daran beteiligten Nutzer.Erst im September hatte BNS das Zusatzmodul "OnCustoms" vorgestellt, das für das elektronische Ausfuhrverfahren ATLAS zertifiziert ist.
