Die Dokumentenexperten der Behrens & Schuleit GmbH haben ein besonders herausforderndes Projekt abgeschlossen: Sie konnten zirka 6.000 Akten, die bei einem Brand im Ausländeramt Peine im Januar 2011 teils erheblich beschädigt worden waren, digitalisieren und somit wichtige Informationen vor dem Verlust bewahren.
Die durch Feuer und Löschwasser stark in Mitleidenschaft gezogenen Unterlagen waren äußerst wichtig, da es sich bei ihnen um nur ein Mal vorliegende Dokumente handelte, die unter anderem für laufende Verfahren benötigt wurden und werden. Dazu gehörten beispielsweise Pässe. Deshalb suchte der Landkreis nach einer Lösung, um zu retten, was noch zu retten war. Auf Empfehlung nahm der Landkreis Kontakt mit der Behrens & Schuleit GmbH auf. Die Düsseldorfer gehören zu den Spezialisten in allen Fragen rund ums Dokument und bieten umfassende Dienstleistungen im Bereich der Dokumentenverarbeitung an. Und: Sie konnten auch in dieser Situation helfen.
Durch ein Gutachten wurde der Zustand der Akten festgestellt. Ein Sanierungsunternehmen wurde mit Vorgaben aus dem Gutachten beauftragt, die verbliebenen Akten zu sortieren, einzuschweißen und für den Transport in Kartons zu verpacken. In Düsseldorf angekommen, begann sofort die Rettungsaktion: Die Unterlagen wurden ausgepackt, voneinander getrennt sowie von verschmolzenen Klarsichthüllen, Ruß und Heftklammern befreit. „Dabei mussten die Mitarbeiter nicht nur äußerst sorgsam mit dem Papier umgehen. Aufgrund der starken Geruchskontamination waren sie auch gezwungen, die Akten in separaten Räumen zu verarbeiten – zeitweise sogar unter Verwendung von Atemschutzmasken“, erklärt Thomas Rick, Geschäftsführer der Behrens & Schuleit GmbH.
Der schlechte Zustand des Papiers ließ eine durchgehende Stapelverarbeitung der Dokumente nicht zu. Die Mitarbeiter mussten sie von Hand an einen Durchlaufscanner legen oder mit Hilfe eines Buchscanners digitalisieren. Nur so konnte gewährleistet werden, dass besonders stark beschädigte Exemplare ohne gerade Flächen bestmöglich digitalisiert wurden. Auch Informationen auf Fragmenten ließen sich auf diese Weise einlesen.
Die erfassten Dokumente wurden täglich verschlagwortet, in das PDF/A-Format konvertiert und auf einem FTP-Server zum Download bereitgestellt. Durch die Verwendung von PDF/A, dem ISO-Standard für die Langzeitarchivierung, konnte Behrens & Schuleit die Akten auch dauerhaft retten.
Weil das Ausländeramt nach dem Brand zunächst über keinerlei Unterlagen verfügte, hatten die rund fünf Mitarbeiter, die bei Behrens & Schuleit mit dem Projekt betraut waren, noch eine weitere Herausforderung zu meistern: Sie mussten dringend benötigte Akten zeitnah aus dem Bestand heraussuchen und digitalisieren. Da die Unterlagen vorsortiert waren, gelang ihnen dies – ebenso wie die gewünschte möglichst schnelle Verarbeitung der gesamten Akten. In nur drei Monaten konnten sie alle noch vorhandenen Informationen sichern und die alten Akten gemäß den Datenschutzbestimmungen vernichten.
Die durch Feuer und Löschwasser stark in Mitleidenschaft gezogenen Unterlagen waren äußerst wichtig, da es sich bei ihnen um nur ein Mal vorliegende Dokumente handelte, die unter anderem für laufende Verfahren benötigt wurden und werden. Dazu gehörten beispielsweise Pässe. Deshalb suchte der Landkreis nach einer Lösung, um zu retten, was noch zu retten war. Auf Empfehlung nahm der Landkreis Kontakt mit der Behrens & Schuleit GmbH auf. Die Düsseldorfer gehören zu den Spezialisten in allen Fragen rund ums Dokument und bieten umfassende Dienstleistungen im Bereich der Dokumentenverarbeitung an. Und: Sie konnten auch in dieser Situation helfen.
Durch ein Gutachten wurde der Zustand der Akten festgestellt. Ein Sanierungsunternehmen wurde mit Vorgaben aus dem Gutachten beauftragt, die verbliebenen Akten zu sortieren, einzuschweißen und für den Transport in Kartons zu verpacken. In Düsseldorf angekommen, begann sofort die Rettungsaktion: Die Unterlagen wurden ausgepackt, voneinander getrennt sowie von verschmolzenen Klarsichthüllen, Ruß und Heftklammern befreit. „Dabei mussten die Mitarbeiter nicht nur äußerst sorgsam mit dem Papier umgehen. Aufgrund der starken Geruchskontamination waren sie auch gezwungen, die Akten in separaten Räumen zu verarbeiten – zeitweise sogar unter Verwendung von Atemschutzmasken“, erklärt Thomas Rick, Geschäftsführer der Behrens & Schuleit GmbH.
Der schlechte Zustand des Papiers ließ eine durchgehende Stapelverarbeitung der Dokumente nicht zu. Die Mitarbeiter mussten sie von Hand an einen Durchlaufscanner legen oder mit Hilfe eines Buchscanners digitalisieren. Nur so konnte gewährleistet werden, dass besonders stark beschädigte Exemplare ohne gerade Flächen bestmöglich digitalisiert wurden. Auch Informationen auf Fragmenten ließen sich auf diese Weise einlesen.
Die erfassten Dokumente wurden täglich verschlagwortet, in das PDF/A-Format konvertiert und auf einem FTP-Server zum Download bereitgestellt. Durch die Verwendung von PDF/A, dem ISO-Standard für die Langzeitarchivierung, konnte Behrens & Schuleit die Akten auch dauerhaft retten.
Weil das Ausländeramt nach dem Brand zunächst über keinerlei Unterlagen verfügte, hatten die rund fünf Mitarbeiter, die bei Behrens & Schuleit mit dem Projekt betraut waren, noch eine weitere Herausforderung zu meistern: Sie mussten dringend benötigte Akten zeitnah aus dem Bestand heraussuchen und digitalisieren. Da die Unterlagen vorsortiert waren, gelang ihnen dies – ebenso wie die gewünschte möglichst schnelle Verarbeitung der gesamten Akten. In nur drei Monaten konnten sie alle noch vorhandenen Informationen sichern und die alten Akten gemäß den Datenschutzbestimmungen vernichten.
