Das international tätige IT-Beratungsunternehmen bdf consultants GmbH hat auf Basis seiner vollständig in SAP ERP integrierten Add-On-Lösung Document Control Center (DCC) gemeinsam mit der MPC Ferrostaal IT Services GmbH eine leistungsfähige, skalierbare und flexible Lösung für Erfassung, Prüfung, Freigabe und rechtssichere Dokumentation von Eingangsrechnungen implementiert.
Eine moderne SAP-Architektur der nächsten Generation (Next-Level SAP) verlangt für die optimale Unterstützung der Geschäftsprozesse eine Planung, Generierung, Zuordnung und Ablage der Dokumente für jeden Arbeitsschritt. Hier bietet die Nutzung der SAP-Infrastruktur in Kombination mit DCC eine sehr preiswerte und zugleich eine funktional weitreichende Lösung.
Ferrostaal verwaltet jährlich eine hohe Anzahl von Eingangsrechnungen. Diese treffen auf einen systemgestützten externen Workflow und werden nach Freigabe in Richtung SAP ERP über entsprechende SAP Belege weiter verwaltet (siehe Abbildung). Die Rechnungsoriginale wurden bisher in einer mittlerweile veralteten und kostenintensiven Archiv-Ablage gespeichert. Aus Gründen der Kostenreduktion und Systemoptimierung sollte diese Ablage durch eine neue SAP integrierte Ablage-Lösung ersetzt werden. Ferrostaal setzt bereits seit vielen Jahren DMS in Verbindung mit dem Softwareprodukt Document Control Center (DCC) der Firma bdf-consultants in Düsseldorf ein. Daher lag es nahe, dass Eingangsrechnungen zukünftig auch mit Hilfe von Dokumenteninfosätzen über DCC verwaltet werden sollen.
Die wichtigste Anforderung an diese Software ist die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen für eine revisionssichere Ablage, sodass manipulative Eingriffe auf Eingangsrechnungsoriginale verhindert werden. Um den Gesamtanforderungen gerecht zu werden, ist es besonders wichtig , Eingangsrechnungen bereits zu einem sehr frühen Zeitpunkt, also kurz nach dem Eintreffen, revisionssicher abzulegen, auch wenn zu diesem Zeitpunkt noch keine entsprechenden SAP-Belege erfasst sind.
Eben diese Voraussetzungen erfüllt DCC durch mehrere Mechanismen. Über die DCC Web Services werden aus dem externen Workflow-System Dokumenteninfosätze kurz nach ihrem Eintreffen automatisiert im SAP-System generiert. Diese Dokumente befinden sich nach Generierung direkt in einem gesperrten Zustand, sodass Änderungen am Dokumenteninfosatz und auch am Rechnungsoriginal verhindert werden.
Die Rechnungsoriginale werden über den SAP Knowledge Provider in einem SAP Content Server abgelegt. Um auch hier das Original zusätzlich vor manipulativen Eingriffen zu schützen, wird sowohl beim Ein- als auch beim Auschecken des Originals im SAP Content Server eine maschinelle Prüfung des Originals durchgeführt. Dadurch kann jederzeit festgestellt werden, ob Manipulationen an Rechnungsoriginalen stattgefunden haben (DCC Konsistenzsicherung).
Nach Erfassung der Rechnungsbelege in SAP, werden diese mit den zugehörigen Datenbankbelegen der SAPBuchhaltungsapplikationen verknüpft. Dies ermöglicht jederzeit eine bequeme Navigation zwischen Belegen und Dokumenten. Darüber hinaus lassen sich die Rechnungsdokumente auch in einer DCC Dokumentenablagestruktur (Aktenordner) verwalten und wiederfinden.
Mit SAP-DMS und DCC kommen Standardkomponenten zum Einsatz. Dadurch kann sehr einfach und effizient eine hohe Integration in bestehende SAP-Prozesse implementiert werden. So lässt sich bspw. durch die Integration von SAP TREX eine Leistungsfähige Suchmaschine in den Dokumentenprozess einbinden. Auch hier bietet DCC eine Erweiterung der TREX-Funktionalitäten an, um eine umfangreichere und noch leistungsfähigere Suche über sämtliche DMS Attribute und Dateiinhalte zu ermöglichen.
Der SAP Content Server als SAP-eigenes, kostenloses Produkt legt Dokumente auf einer separaten Instanz neben SAP ab. Für die rechtssichere Verwaltung großer Dokumentmenge im produktiven Betrieb kann er in Kombination mit DCC entsprechend konzipiert und zertifiziert werden.
Neben den technischen Anforderungen gaben auch die umfangreichen Anforderungen der betriebswirtschaftlichen Prozesse von Ferrostaal den Ausschlag für die Nutzung der DCC-Plattform. Hier liegt ein wesentlicher Optimierungsaspekt darin, dass es für alle Dokumenttypen eine einheitliche Ablageplattform gibt. Diese basiert auf DCC und SAP DMS. Durch diesen Ansatz können alle Dokumenttypen mit ihren jeweils prozessspezifischen Anforderungen geplant, erzeugt und abgelegt werden (siehe Abbildung):
1. GP-Belege sind die in das Format pdf bzw. pdf/A gedruckten Ausgaben von automatisierten Geschäftsprozessen (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, …).
2. PLM-Daten sind Zeichnungen, CAx-Modelle, Produktdokumentationen, ….
3. Allgemeine Unterlagen: Verträge, Investitionsanträge, Dokumentation von Betriebseinrichtungen, ..
Ferrostaal nutzt seit ca. 10 Jahren SAP PLM und DCC für die Strukturierung und Ablage von Projektdokumenten, Lieferantendokumente usw. Diese Funktionalität wurde dann schrittweise um die Ablage von Dokumenten zu Geschäftsprozessbelegen erweitert. Es ist geplant die Lösung schrittweise auf weitere Dokumenttypen auszudehnen. Durch die DCC-Ordner und die DCC-Verknüpfungstechnologie, können die Dokumente sowohl
• direkt mit allen SAP-Objekten verknüpft (redundanzfrei)
• in einem oder mehreren DCC-Ordnern (Akten) abgelegt (redundanzfrei) werden.
Die DCC-Ordner (Akten) können auch wiederum mit einem oder mehreren SAP-Objekten verknüpft (redundanzfrei) werden. Durch diesen Ansatz sind die Dokumente erheblich flexibler nutzbar als bei einer reinen Archiv-Link Verknüpfung. Wesentliche Kostenvorteile entstehen durch den natürlichen hohen Integrationsgrad in alle SAP-Anwendungen und Objekte (Wegfall von externen Schnittstellen) und durch die preiswerte und leistungsfähige Ablagetechnologie für die Dokumentinhalte (Originaldateien).
Der SAP Content Server als SAP-eigenes, kostenloses Produkt legt Dokumente auf einer separaten Instanz neben SAP ab, vergleichbar einem Content Adressed Storage (CAS)-System. Für die rechtssichere Verwaltung großer Dokumentmenge im produktiven Betrieb ist er in Kombination mit einem entsprechenden Bewirtschaftungskonzept ebenso geeignet, wie andere festplattenbasierte Ablagesysteme auch.
Über Ferrostaal
Turning Ideas into Reality: Industriedienstleister mit Expertise und Finanzierungskompetenz
Ferrostaal ist ein weltweit tätiger, technologie-, hersteller- und lieferantenunabhängiger Industriedienstleister. Weltweit bietet Ferrostaal Industriedienstleistungen aus einer Hand. Kunden und Partner profitieren von der Stärke der Ferrostaal-Gruppe, den Kompetenzen der Teilkonzerne und der internationalen Präsenz. Mit Gesellschaften in rund 40 Ländern ist Ferrostaal einer der am breitesten aufgestellten Industriedienstleister der Welt. Rund 2.700 Mitarbeiter verbinden für die Kunden vor Ort jahrzehntelange Industrieexpertise mit Finanzierungskompetenz.
Als Projektentwickler für Industrieanlagen ist das Unternehmen in den Bereichen Petrochemie, Windenergie, Beleuchtungslösungen, Air Technology, Öl & Gas und ausgewählten Industrien tätig. Ferrostaal verfügt in der Projektentwicklung, Finanzierung und Realisierung von Industrieanlagen über jahrzehntelange Erfahrung und internationale Referenzen von Industrieanlagen jeder Größenordnung. Ferrostaal verfolgt dabei einen ganzheitlichen Ansatz und begleitet seine Kunden beim gesamten Prozess der Projektentwicklung – von der Idee, Machbarkeitsstudien über die Auswahl geeigneter Partner und Technologien, Beteiligung an Projekt-Gesellschaften bis zum Financial Close. Als „Owner’s Engineer“ sorgt Ferrostaal an der Seite des Kunden dafür, dass die Industrieanlagen termin- und budgetgerecht realisiert werden. Die Übernahme von EPC-Paketen oder der Funktion des Generalunternehmers für den Neubau und die Instandhaltung von Industrieanlagen in den Bereichen Petrochemie, Windenergie, Beleuchtungslösungen, Air Technology sowie Öl & Gas und ausgewählten Industrien gehört ebenfalls zu Ferrostaals Leistungen als Industriedienstleister.
Firmenprofil MPC Ferrostaal IT Services GmbH
Die MPC Ferrostaal IT Services GmbH (MPC FS IT) ist der zentrale IT-Dienstleister der MPC-Gruppe und der Ferrostaal-Gruppe. Die MPC FS IT unterstützt ihre Kunden in über 40 Ländern mit maßgeschneiderten Lösungen, die sich aus den diversen Anforderungen der Gruppenunternehmen ergeben. Ziel ist es für alle Gruppengesellschaften eine sichere, einheitliche und professionelle IT zu realisieren.
Für rund 2000 Anwender bietet MPC FS IT internationalen Benutzerservice, Anwendungsbetreuungen und die Entwicklung von Individualsoftware, sowie IT Infrastruktur und Telekommunikationsdienstleistungen.
