Office@Home – was braucht man dafür?

Handlungsempfehlungen für Unternehmer und Selbständige

In der aktuellen Situation schwenken viele Unternehmen auf "Homeoffice" um, damit ihre Mitarbeiter geschützt sind und wenigstens einem Teil ihrer Aufgaben von zuhause aus erledigen können. Wir berichten von unseren Erfahrungen aus 5 Jahren mit einem gemischten Arbeitsplatzmodell, in welchem der Heimarbeitsplatz ein wichtiger Bestandteil ist. (PresseBox) ( Berlin, )
Die aktuelle Situation zwingt viele Arbeitgeber zum Umdenken. Und zum Einsatz von flexibleren Arbeitsmodellen. Bisher spielte die Vertrauensfrage, ob die Mitarbeiter zuhause ihren Pflichten auch ordnungsgemäß nachkommen, eine nicht zu untzerschätzende Rolle. Aber auch die mit der Einrichtung von funktionierenden Heimarbeitsplätzen verbundenen Kosten waren Hinderungsgründe. Jetzt war schnelles Handeln notwendig, und es wurde viel improvisiert. Das ist war richtig und wichtig, aber das heisst noch lange nicht, dass die ursprünglichen Bedenken gegenüber dem Heimarbeitsplatz aus der Welt sind.

Im Gegenteil, irgendwann taucht die Frage nach der Effizienz wieder auf. Das wird später noch auszuwerten sein. Und danach müssen sich willige Arbeitgeber mit einer weiteren Frage beschäftigen, nämlich welche Arbeitsumgebung muss auf beiden Seiten vorhanden sein, damit das Modell „Homeoffice“ auch langfristig funktionieren kann. Denn es ist klar, dass derzeit weder Arbeitgeber noch die meisten Privathaushalte optimal darauf vorbereitet sind.

Wir berichten aus unserer mehrjährigen Erfahrung mit Homeoffice-Modellen und geben ein paar Denkanstöße, was Sie beachten sollten, wenn Sie aus dem aus der Not geborenen Lösung ein dauerhaft erfolgreiches Arbeitsmodell machen wollen.

Ein Bericht aus fünf Jahren Erfahrung mit dem Homeooffice

In der BB-ONE.net arbeiten wir bereits seit mehr als fünf Jahren erfolgreich in einem gemischten Arbeitsmodell mit Büroanwesenheitszeiten und Homeoffice Phasen.  Und machen damit gute Erfahrungen. Das liegt zum einen in der Natur der Sache: Wir sind ein Internet-Unternehmen und sitzen an der Quelle der technischen Möglichkeiten. Diese schöpfen wir natürlich aus. Und wir sind das Arbeiten in einer virtuellen und isolierten Welt gewohnt. Wir kennen die Probleme, die dabei entstehen können. Deshalb achten wir auch sehr stark auf den entsprechenden Ausgleich und die Einhaltung von ein paar wichtigen Regeln.

Wir können hier in der Kürze nicht alle Aspekte des Themas abdecken, zum Beispiel wie wir der drohenden Vereinsamung oder Störungen im Kommunikationsfluss begegnen. Aber die wichtigsten "technischen" Punkte, vor allem die pragmatischen Lösungen, haben wir für Sie zusammengetragen.

Der ergonomische Arbeitsplatz

Derzeit kursieren in den Medien viele praktische Tipps, wie Sie ein Homeoffice organisieren können. Die Ratschläge sind alle gut gemeint, aber nur zum Teil geeignet. Bei uns ist der Heimarbeitsplatz genau so eingerichtet wie das Firmenbüro: ein vernünftiger Bürostuhl, ein Tisch mit ausreichend Platz für einen größeren Bildschirm, separate Tastatur und Maus und ein firmeneigenes Notebook, das ausschließlich für die Firmen-relevanten Arbeiten genutzt wird.

In der aktuellen Situation kann man schon mal für ein paar Stunden oder Tage auf der Couch, am Esstisch oder im Schlafzimmer am Katzentisch arbeiten. Aber als Dauerlösung funktioniert das unserer Erfahrung nach nicht. Denn die altbewährten Regeln der Ergonomie gelten auch hier. Da hilft übrigens auch der Blick in die Empfehlungen der Berufsgenossenschaften, sich die wichtigsten Punkte wieder ins Gedächtnis zu rufen.

Das Notebook ist als vielseitiges, mobiles Arbeitsgerät nur bedingt als dauerhaftes Arbeitsmittel für die professionelle Arbeit geeignet. Denn das viel zu kleine Display, die integrierte Tastatur und Maus verführen zu ungesunden Sitzhaltungen, die nur im ersten Moment bequem erscheinen. Tatsächlich führen sie relativ schnell zu diversen gesundheitlichen Beschwerden.

Die technische Ausstattung

Das Büro mal eben aus der Firma in die private Wohnung zu verlegen, klingt einfach. Aber tatsächlich müssen ein paar technische Vorkehrungen getroffen werden. Schließlich müssen Sie sowohl für den Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter als auch für die Einhaltung von Datenschutz und IT-Sicherheit sorgen. Deshalb brauchen Sie:

Eine stabile, breitbandige Internetanbindung

Es sollten mindestens 32 MBit/6 MBit/s ausschliesslich für Sie bereitstehen. Mehr ist natürlich immer besser, aber darauf haben Sie leider kaum Einfluss. Idealer Weise sollte man eine Dienstepriorisierung über das heimische IP-Gateway (Router) vornehmen können, damit z. B. videostreamende Mitbewohner nicht die Leitungen überstrapazieren.

Eine individuell einstellbare Firewall

In professionellen IP-Gateways ist eine Firewall meist schon integriert. Wir setzen zwar auch ein Standardprodukt ein, aber dies lässt sich programmieren und an die Anforderungen aller heimischen Internetanwendungen (Web, Telefonie, TV, Radio) anpassen. Allerdings setzen wir bei der beruflichen Nutzung überwiegend auf die Dienste, die über Webbrowser erreichbar sind. Für das externe Arbeiten im firmeneigen Netzwerk gehen wir andere Wege. Dass hier die eine vom Leitungsanbieter vorgefertige "XYZ-Box" für uns nicht infrage kommt, sollte klar sein.

IP-Telefonie und VoIP-fähige Endgeräte im Homeoffice

Sie brauchen die Möglichkeit, auch im Homeoffice mit den Rufnummern der Firma zu arbeiten. Kein Kunde oder Arbeitgeber möchte, dass Mitarbeiter Geschäftskontakte über private Rufnummern anrufen. Wir nutzen dazu eine virtuelle, relativ frei programmierbar Telefonanlage eines großen IP-Telefonieanbieters. Unsere Mitarbeiter erhalten eigene SIM-Karten für ihre Mobilfunktelefone mit denselben firmeneigenen Rufnummern, die auch im Betrieb genutzt werden. Dadurch sehen Anrufer und Angerufene in der Nummernkennung immer unseren Büroanschluss.

Ein firmeneigener PC oder ein entsprechendes Notebook

Privates und Berufliches muss streng getrennt voneinander gehalten werden. Diese strikte technische Trennung ist für uns aus Datenschutz- und IT-Sicherheitsgründen ein absolute Notwendigkeit. Es ist unabdingbar, zu verhindern, das Familienmitglieder oder Gäste mutwillig oder aus Versehen auf Firmeninterna zugreifen können. Auch muss das Arbeitsgerät zu jeder Zeit und ohne Einschränkungen dem Mitarbeiter allein zur Verfügung stehen. Und wir müssen sicherstellen, dass Fehlbedienungen und Nachlässigkeiten der Mitbewohner nicht zu Sicherheitslücken werden.

Wieder auf dem Tablett: sichere Cloudanwendungen

Die größte Herausforderung in Sachen Heimarbeitsplätze liegt unserer Erfahrung nach in der Arbeitsorganisation. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter auch auf Distanz zu jeder Zeit auf alle Daten in aktueller Form zugreifen können. Private (dedizierte) Datenclouds sind hier sehr hilfreich, vor allem wenn sie echte Kollaboration an gemeinsamen Dokumenten erlauben. Auch Groupware-Lösungen für ERP- und CRM-Anwendungen leisten gute Dienste. Denn dann haben Ihre Mitarbeiter auch von zuhause Zugriff auf viele unternehmensrelevante Prozesse und Ressourcen. Wichtig ist hierbei, dass die Nutzung dieser Cloudanwendungen lückenlos und vollumfänglich in den Unternehmensalltag integriert sind, sonst sind sie nutzlos.

Spätestens jetzt sollten Sie sich auch von der Vorstellung verabschieden, dass Sie mit WhatsApp, Dropbox und ähnlichen Diensten betrieblich oder beruflich arbeiten können. Zum einen aus Datenschutzgründen und weil diese Dienste, einmal installiert, zur Übergriffigkeit neigen. Zum anderen brauchen Sie auch Backup-Strategien und Datenschutzkonzepte gemäß DSGVO. Das heisst, Sie brauchen hier Transparenz der Softwarfunktionalitäten, tiefergehende Verschlüsselungsmethoden und Möglichkeiten zur unternehmens-individuellen Anpassung.

Nicht zu unterschätzen: die Softskills

Der Heimarbeitsplatz ist eine echte Herausforderung an die Fähigkeit zur Selbstdisziplin, Eigenmotivation und Selbstorganisation. Sich genau so auf den Tag vorzubereiten wie beim klassischen Weg ins Büro, also wie gewohnt zur gleichen Zeit aufstehen, sich sauber und ordentlich zurecht machen etc. – das ist nur ein sehr kleiner Teil des Ganzen. Und genau wie der richtge, sichere Umgang mit der Technik muss auch das trainiert werden.

Nach entsprechender Eingewöhnung und Übung sollten alle Beteiligten die Zeiten und Phasen kennen, die am produktivsten sind. Und spätestens hier sollte man sich als Arbeitgeber von klassischen Arbeitszeitmodellen mit festen Beginn-, Pausen-  und Endphasen verabschieden und lernen, in qualifizierten Aufgabenmodellen zu denken. Wir haben gute Erfahrugnen damit gemacht, den Mitarbeitern zu vertrauen und ihnen klar definierte Aufgaben fürs Homeoffice zuzuteilen. Hier weiss also jeder, was in welcher Qualität mit welchem Ergebnis bis wann abgeliefert werden muss.

Vorher haben wir gemeinsam mit dem Mitarbeiter versucht herauszufinden, wann z. B. die optimale Zeit zum Beantworten von E-Mails ist, wie man sie idealer Weise priorisiert. Oder welche Phase sich am besten für Telefonate eignet und welche für hochkonzentriertes oder kreatives Arbeiten. Ganz zentral war hier übrigens auch die Frage, wie sich die Unterstützung des privaten Umfeldes für einen ruhigen Arbeitsplatz zu Hause gestaltet.

Wir haben narturgemäß ganz unterschiedliche Leistungskurven bei unseren Mitarbeitern festgestellt und daraufhin unsere Anwesenheitszeiten später auch im Büro angepasst. Der "frühe Vogel" und der "Spätzünder" arbeiten auch im Büro inzwischen in ihren produktivsten Leistungsphasen.

Fazit

Sicherlich gab es auch bei uns immer wieder neue Herausforderungen zu meistern. Zum Beispiel trotz Heimarbeitsplatz den Kommunikationsfluss untereinander aufrecht zu erhalten, die Zeitplanung für Projekte immer wieder abzugleichen oder zu Hause erledigte Arbeiten gut zu dokumentieren. Das war nicht immer einfach und wir müssen auch jetzt noch beständig "dranbleiben". Aber dank sorgfältiger Vorbereitung, dem Einsatz gut aufeinander abgestimmter IT- bzw. IP-Technik und viel gutem Willen auf beiden Seiten bereuen wir den Schritt nicht, das "Homeoffice" als Bestandteil des betrieblichen Arbeitsplatzes eingeführt zu haben.
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