Eine elektronische Poststelle bietet der Post Danmark neue Möglichkeiten: Mit der Digital Mailroom-Lösung von BancTec, Inc., einem globalen Anbieter von Enterprise Content Management Lösungen, kann sie für ihre Kunden, wie z.B. große Unternehmen mit vielen verteilten Niederlassungen, den kompletten Posteingang übernehmen. Die Post Danmark öffnet dabei die Briefe für den Kunden, sortiert, scannt und klassifiziert sie. Dann werden sie elektronisch an die jeweils zuständigen Sachbearbeiter zugestellt. Diese Digital Mailroom-Lösung, in der sowohl Hardware als auch Software von BancTec zum Einsatz kommt, wurde erstmals auf der internationalen Fachmesse POST EXPO in Bukarest, Rumänien (23. bis 25. September 2004, www.postexpo.com) vorgestellt.
Die Kunden der Post Danmark profitieren durch die Auslagerung der Poststelle und die Automatisierung der internen Postverteilung von einer Reihe von Vorteilen. Im Vordergrund stehen Kosteneinsparungen und Ressourcenoptimierung, denn durch die ausgelagerte Poststelle wird z.B. Raum und qualifiziertes Personal für andere Einsatzbereiche frei. Zudem kann die eingehende Post genauer und schneller als bislang zugestellt werden. Dadurch sinkt die Antwortzeit für die Endkunden, und die Unternehmen können ihren Kundenservice verbessern.
BancTec stellt der Post Danmark alle technischen Mittel für die elektronische Poststelle zur Verfügung. Sie kann damit alle Dokumente, die die Outsourcing-Kunden erhalten, an einem Punkt automatisiert managen.
Zunächst wird die Post geöffnet und mit dem DocuScan 9000 Document Scanner eingescannt. Diese High-End-Lösung zur Dokumentenverarbeitung kann unterschiedlichstes Beleggut in großem Umfang effizient und rentabel verarbeiten. Gemischte Dokumentformate verarbeitet der Scanner mit einer Geschwindigkeit von bis zu 130 cm/s in einem einzigen Stapel. Die Briefe müssen auf diese Weise weder nach Größe oder Typ zeitaufwändig manuell vorsortiert werden. Umfangreiche, hard- und softwarebasierte Bildverarbeitungsoptionen, z.B. automatisches Geraderücken, Image Enhancement Features, Hintergrundreduktion oder Blindfarbenkorrektur ermöglichen ein optimales Scan-Ergebnis.
Anschließend klassifiziert das Software-Modul BancTec eFIRST capture die gesamte Post automatisch. Die Inhalte werden, abhängig vom Dokumenttyp, durch das Capture-Modul extrahiert. Gleichgültig, ob strukturierte Dokumente wie Formulare in die Poststelle kommen, oder gänzlich unstrukturierte Briefe. Mit Hilfe von modernsten Technologien liest und sortiert die eFIRST capture Engine die gesamte Eingangpost. Im Anschluss daran leitet die Post Danmark die Informationen im XML-Format elektronisch an den Outsourcing-Kunden weiter und speist sie in die jeweils relevanten Workflows ein.
„Durch den Rückgang der Briefpost suchen Postunternehmen und Outsourcing-Dienstleister im Scan-Bereich verstärkt nach neuen Geschäftsfeldern,“ erklärt Ralf Kastner, Business Development Capture der BancTec GmbH. „Die Digital Mailroom-Lösung von BancTec erschließt für diese Unternehmen neue Servicebereiche. Die Post Danmark ist damit bereits äußerst erfolgreich. Und auch eine zukünftige Erweiterung des Servicespektrums ist mit BancTec-Produkten zu realisieren: Im nächsten Schritt können Dienstleister auch die elektronische Archivierung der Dokumente anbieten. Die Outsourcing-Kunden sind dann in der Lage, jederzeit über ein Portal auf ihre Dokumente zuzugreifen.“
Die Kunden der Post Danmark profitieren durch die Auslagerung der Poststelle und die Automatisierung der internen Postverteilung von einer Reihe von Vorteilen. Im Vordergrund stehen Kosteneinsparungen und Ressourcenoptimierung, denn durch die ausgelagerte Poststelle wird z.B. Raum und qualifiziertes Personal für andere Einsatzbereiche frei. Zudem kann die eingehende Post genauer und schneller als bislang zugestellt werden. Dadurch sinkt die Antwortzeit für die Endkunden, und die Unternehmen können ihren Kundenservice verbessern.
BancTec stellt der Post Danmark alle technischen Mittel für die elektronische Poststelle zur Verfügung. Sie kann damit alle Dokumente, die die Outsourcing-Kunden erhalten, an einem Punkt automatisiert managen.
Zunächst wird die Post geöffnet und mit dem DocuScan 9000 Document Scanner eingescannt. Diese High-End-Lösung zur Dokumentenverarbeitung kann unterschiedlichstes Beleggut in großem Umfang effizient und rentabel verarbeiten. Gemischte Dokumentformate verarbeitet der Scanner mit einer Geschwindigkeit von bis zu 130 cm/s in einem einzigen Stapel. Die Briefe müssen auf diese Weise weder nach Größe oder Typ zeitaufwändig manuell vorsortiert werden. Umfangreiche, hard- und softwarebasierte Bildverarbeitungsoptionen, z.B. automatisches Geraderücken, Image Enhancement Features, Hintergrundreduktion oder Blindfarbenkorrektur ermöglichen ein optimales Scan-Ergebnis.
Anschließend klassifiziert das Software-Modul BancTec eFIRST capture die gesamte Post automatisch. Die Inhalte werden, abhängig vom Dokumenttyp, durch das Capture-Modul extrahiert. Gleichgültig, ob strukturierte Dokumente wie Formulare in die Poststelle kommen, oder gänzlich unstrukturierte Briefe. Mit Hilfe von modernsten Technologien liest und sortiert die eFIRST capture Engine die gesamte Eingangpost. Im Anschluss daran leitet die Post Danmark die Informationen im XML-Format elektronisch an den Outsourcing-Kunden weiter und speist sie in die jeweils relevanten Workflows ein.
„Durch den Rückgang der Briefpost suchen Postunternehmen und Outsourcing-Dienstleister im Scan-Bereich verstärkt nach neuen Geschäftsfeldern,“ erklärt Ralf Kastner, Business Development Capture der BancTec GmbH. „Die Digital Mailroom-Lösung von BancTec erschließt für diese Unternehmen neue Servicebereiche. Die Post Danmark ist damit bereits äußerst erfolgreich. Und auch eine zukünftige Erweiterung des Servicespektrums ist mit BancTec-Produkten zu realisieren: Im nächsten Schritt können Dienstleister auch die elektronische Archivierung der Dokumente anbieten. Die Outsourcing-Kunden sind dann in der Lage, jederzeit über ein Portal auf ihre Dokumente zuzugreifen.“
