autinform, IT-Beratungsspezialist und langjähriger SAP Alliance und Business Partner aus Wiesbaden, hat bei der Dynamit Nobel Kunststoff GmbH, Weißenburg, mit JustScan Enterprise von Futuresoft eine Lösung zur Automatisierung des Posteingangs und zur automatischen Rechnungsbearbeitung im SAP R/3 Umfeld implementiert. Ziel des Projekts bei dem Hersteller von Thermo- und Duraplasten ist nach dem Echtstart Ende Juni 2004 eine effiziente Abbildung des Workflows zur schnelleren Weiterverarbeitung von Rechnungseingängen. Hierfür sorgt das System durch das Einscannen und automatisierte Weiterverarbeiten der täglich rund 500 Lieferantenrechnungen.
Automatisierung erhöht Effizienz
Mithilfe der Formular- und Datenerkennung von JustScan Enterprise lassen sich nach einer entsprechenden "Trainingsphase" des Systems Kopf- und Positionsdaten aus den bei DNK eingehenden Rechnungen der insgesamt 2.000 Lieferanten vollautomatisch auslesen und mit den SAP-Informationen aus der Bestell- und Wareneingangsdatenbank abgleichen. Auf dieser Grundlage vergibt das System dann entsprechende Status-Meldungen, beispielsweise "Daten stimmen überein", "Bestellung noch nicht eingegangen" oder "Betrag stimmt nicht überein". Bei Konflikten veranlasst ein entsprechender Workflow eine visuelle Nachkontrolle und Überarbeitung. Anhand von DNK-spezifischen Geschäfts-prozessregeln werden die notwendigen SAP-Daten sowie die gescannten und in einem externen Dokumentenmanagement-System revisionssicher abgelegten Dokumente den entsprechenden Mitarbeitern zur Prüfung und Genehmigung automatisch weitergeleitet. Bei erfolgter Genehmigung werden die notwendigen Rechnungsdaten im SAP-System automatisch verbucht und bleiben mit den Dokumenten im Archiv verlinkt.
Im Rahmen der Einführung hat autinform sein fundiertes Knowhow in den Bereichen Dokumentenmanagement, JustScan Enterprise Implementierung sowie Workflow-Modellierung unter Beweis gestellt. Zur Automatisierung des gesamten Prozesses ist die Business Process Management Anwendung des SAP NetWeaver verwendet worden. Im Rahmen der partnerschaftlichen Implementierung erfolgte auch eine intensive Schulung der DNK Mitarbeiter. Diese sind damit in der Lage, zukünftig anfallende Arbeiten ohne externe Hilfe durchführen zu können.
Überzeugende Vorteile
Der hohe Automatisierungsgrad der Futuresoft-Lösung führt bei DNK zu einer signifikanten Verkürzung der Durchlaufzeiten in Posteingang und Rechnungsprüfung. Hierzu trägt die bequeme und bis hin zu einem hohen Prozentsatz automatische Verbuchung auch komplexer Rechnungen bei. Durch den definierten Workflow ist das System dabei weniger fehleranfällig und spart neben Zeit vor allem auch Kosten - so entfällt beispielsweise vor dem Scannen das aufwändige Vorsortieren oder die manuelle Eingabe der Daten. Durch den automatisierten und jederzeit transparenten Genehmigungsprozess, mit entsprechender Zeitüberwachung und Vertretungsregelungen, werden Skonti und Zahlungsziele besser genutzt und Mahngebühren vermieden.
"Wir freuen uns, dass uns mit der Unterstützung durch autinform jetzt ein optimales System zur automatisierten Rechnungsbearbeitung zur Verfügung steht, mit dessen Hilfe wir nach und nach ganz entscheidende Einsparpotenziale generieren können", nimmt Johannes Schaeffer, Manager Financial Accounting bei den Dynamit Nobel Kunststoffen, zufrieden Stellung.
Hintergrundinformationen zur Dynamit Nobel Kunststoff GmbH
Die sich derzeit im Verkaufsprozess an den amerikanischen Automobilzulieferer Flex-N-Gate befindliche Dynamit Nobel Kunststoff GmbH, ist ein europaweit tätiger Automobilzulieferer für Kunststoffaußenteile. Der mit Hauptsitz in Weißenburg ansässige Hersteller von Thermo- und Duraplasten beschäftigt rund 5.000 Mitarbeiter an 24 deutschen und ausländischen Standorten. Weitere Informationen sind unter www.dnk.de erhältlich.
Automatisierung erhöht Effizienz
Mithilfe der Formular- und Datenerkennung von JustScan Enterprise lassen sich nach einer entsprechenden "Trainingsphase" des Systems Kopf- und Positionsdaten aus den bei DNK eingehenden Rechnungen der insgesamt 2.000 Lieferanten vollautomatisch auslesen und mit den SAP-Informationen aus der Bestell- und Wareneingangsdatenbank abgleichen. Auf dieser Grundlage vergibt das System dann entsprechende Status-Meldungen, beispielsweise "Daten stimmen überein", "Bestellung noch nicht eingegangen" oder "Betrag stimmt nicht überein". Bei Konflikten veranlasst ein entsprechender Workflow eine visuelle Nachkontrolle und Überarbeitung. Anhand von DNK-spezifischen Geschäfts-prozessregeln werden die notwendigen SAP-Daten sowie die gescannten und in einem externen Dokumentenmanagement-System revisionssicher abgelegten Dokumente den entsprechenden Mitarbeitern zur Prüfung und Genehmigung automatisch weitergeleitet. Bei erfolgter Genehmigung werden die notwendigen Rechnungsdaten im SAP-System automatisch verbucht und bleiben mit den Dokumenten im Archiv verlinkt.
Im Rahmen der Einführung hat autinform sein fundiertes Knowhow in den Bereichen Dokumentenmanagement, JustScan Enterprise Implementierung sowie Workflow-Modellierung unter Beweis gestellt. Zur Automatisierung des gesamten Prozesses ist die Business Process Management Anwendung des SAP NetWeaver verwendet worden. Im Rahmen der partnerschaftlichen Implementierung erfolgte auch eine intensive Schulung der DNK Mitarbeiter. Diese sind damit in der Lage, zukünftig anfallende Arbeiten ohne externe Hilfe durchführen zu können.
Überzeugende Vorteile
Der hohe Automatisierungsgrad der Futuresoft-Lösung führt bei DNK zu einer signifikanten Verkürzung der Durchlaufzeiten in Posteingang und Rechnungsprüfung. Hierzu trägt die bequeme und bis hin zu einem hohen Prozentsatz automatische Verbuchung auch komplexer Rechnungen bei. Durch den definierten Workflow ist das System dabei weniger fehleranfällig und spart neben Zeit vor allem auch Kosten - so entfällt beispielsweise vor dem Scannen das aufwändige Vorsortieren oder die manuelle Eingabe der Daten. Durch den automatisierten und jederzeit transparenten Genehmigungsprozess, mit entsprechender Zeitüberwachung und Vertretungsregelungen, werden Skonti und Zahlungsziele besser genutzt und Mahngebühren vermieden.
"Wir freuen uns, dass uns mit der Unterstützung durch autinform jetzt ein optimales System zur automatisierten Rechnungsbearbeitung zur Verfügung steht, mit dessen Hilfe wir nach und nach ganz entscheidende Einsparpotenziale generieren können", nimmt Johannes Schaeffer, Manager Financial Accounting bei den Dynamit Nobel Kunststoffen, zufrieden Stellung.
Hintergrundinformationen zur Dynamit Nobel Kunststoff GmbH
Die sich derzeit im Verkaufsprozess an den amerikanischen Automobilzulieferer Flex-N-Gate befindliche Dynamit Nobel Kunststoff GmbH, ist ein europaweit tätiger Automobilzulieferer für Kunststoffaußenteile. Der mit Hauptsitz in Weißenburg ansässige Hersteller von Thermo- und Duraplasten beschäftigt rund 5.000 Mitarbeiter an 24 deutschen und ausländischen Standorten. Weitere Informationen sind unter www.dnk.de erhältlich.
