VarioMail funktioniert mit industriellen Hochgeschwindigkeitskameras, die bei Bandgeschwindigkeiten von bis zu 2m/s die Daten wie z. B. Barcodes und Adressen erfassen. Eine intelligente Bildverarbeitungssoftware liest die Adressen und leitet das Ergebnis mit dem Weiterverarbeitungskriterium an Drucker und Sorter weiter. Die aufgenommenen Bilder werden zusammen mit den Daten für eine mögliche Sendungsverfolgung oder Redressverarbeitung abgespeichert.
Alleinstellungsmerkmal des Systems ist seine Flexibilität: VarioMail wächst flexibel und bei Bedarf mit Unternehmen mit; aufbauend auf dem Basismodul mit Bildaufnahme, Adress-Lesung und Datenmanagement sind alle weiteren Funktionalitäten als optionale Module erhältlich. Jede Art von Post, ob Brief, Postkarte, Päckchen oder Warensendungen in allen gängigen Formaten bis zu 5 cm Höhe ist für die Verarbeitung geeignet. Hohe Leseraten (für Adressen > 80 %, für Barcodes und 2D-Codes > 95%) bei schnellen Erkennungsgeschwindigkeiten führen dazu, dass Unternehmen die Bearbeitungszeiten für Sendungen deutlich verkürzen. Pro Stunde kann die Anlage bis zu 14.400 Sendungen verarbeiten. Die schnellere Bearbeitung von Sendungen führt insbesondere in Kombination mit einer Redressbearbeitung zur schnelleren Postzustellung, so dass Postdienstleister ihren Service deutlich verbessern können.