Rechnungen per E-Mail als Unternehmen versenden und empfangen

Berliner Steuerberatungskanzlei

Berlin, (PresseBox) - Zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung in § 14 Abs. 1 und Abs. 3 UStG durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 zum 01.07.2011 hat das BMF mit Schreiben vom 02.07.2012 detaillierte Ausführungen gemacht.

Sowohl bei Papier, als auch - nun klargestellt- bei elektronischen Rechnungen müssen nach § 14 Abs. 1 UStG n. F. die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden.

Dies kann durch z.B. durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erreicht werden, das die zweifelsfreie Verbindung zwischen Rechnung und Leistung prüft.

Das vorliegende BMF-Schreiben nimmt zu den Einzelheiten Stellung und ändert den Umsatzsteueranwendungserlass in verschiedenen Abschnitten.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Mit diesem Verfahren im Sinne der E-Rechnung soll lediglich die korrekte Übermittlung der Rechnungen abgeprüft und sichergestellt werden. Möglichkeiten sind z.B. die qualifizierte elektronische Signatur oder die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz.

Interessant für die Praxis ist die Annahme durch das BMF, dass bei Vorliegen einer inhaltlich richtigen Rechnung ( geprüft hinsichtlich Leistung, Leistenden, Entgelt, Leistungszeitraum und Zahlungsempfänger ) dass auch bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind. Nach Abschnitt 14b.1 Abs. 10 Satz 2 UStAE (n.F.) bleibt der Anspruch auf Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG durch die Verletzung von Archivierungspflichten unberührt. Als Steuerberater können wir Ihnen hierzu nähere Erläuterungen an die Hand geben.

Bei digitalem Erhalt archivieren

Nach § 14b UStG i.V.m. mit den Regelungen der GoBS (BStBl. 1995 I S. 738, Abschnitt VIII Nr.2) sind digital übermittelte Dokumente auch digital zu archivieren. Verletzt der Unternehmer insoweit seine Aufbewahrungspflichten nach § 14b UStG, kann dies als eine Ordnungswidrigkeit im Sinne des § 26a Abs. 1 Nr. 2 UStG geahndet werden (Abschnitt 14b.1 Abs. 10 Satz 1 UStAE n.F.).

Wenn eine Rechnung per E-Mail als z.B. als pdf-Anhang elektronisch übermittelt wird, dann kann diese zwar ausgedruckt und abgelegt werden, muss aber auch digital archiviert werden.

Auch Verletzungen der "Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) und der "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) wirken sich ebenfalls nicht auf den ursprünglichen Vorsteuerabzug aus. Der Unternehmer trägt allerdings nach allgemeinen Grundsätzen die objektive Feststellungslast für alle Tatsachen, die den Anspruch auf Vorsteuerabzug begründen. Fragen Sie Ihren Steuerberater nach Einzelheiten dazu.

Per Fax übermittelte Rechnungen

Eine Praxislösung besonders für Kleinunternehmen , insbesondere für die Archivierung, könnte die Faxübertragung sein, da nach Abschnitt 14.4 Abs. 2 Satz 2 UStAE in der Fassung des BMF-Schreibens vom 02.07.2012 eine Übermittlung von Standardfaxen sowie von Computerfaxen/ Faxen via Faxserver an ein Standardfax stets als Papierrechnung gelten, also auch im Sinne der GoBS in Papierform aufbewahrt werden können.

Praxishinweise

Die elektronische Übertragung und Archivierung von Rechnungen ist ein wesentlicher Punkt der Kosteneinsparung.

Von allen Empfängern digitaler Rechnungen muss die Zustimmung eingeholt werden.

Für den Rechnungseingang empfehlen wir Ihnen einen gesonderten E-Mail- account einzurichten. denn die Betriebsprüfung darf auf das E-Mail-System zugreifen, soweit "steuerlich relevante" Daten (zu denen Rechnungen gehören) gespeichert sind. Mit dem gesonderten Mailaccountwerden die Zugriffsmöglichkeiten der Betriebsprüfung etwas eingeschränkt. Zu Einzelheiten steht Ihnen Ihr Steuerberater Rede und Antwort.

Zusammenfassend ist also mit dem BMF-Schreiben vom 02.07.2012 das Bemühen der Finanzverwaltung erkennbar, die Erleichterungen und Kosteneinsparungen durch digitale Rechnungsstellung auch in der Unternehmenspraxis umzusetzen und der Realität gerecht zu werden. Gehen Sie nicht nur auf Ihr IT Unternehmen sondern auch auf Ihren Steuerberater zu, um die Zeichen der Zeit richtig zu nutzen und nicht etwas zu übersehen.

Fundstelle

BMF, Schreiben vom 02.07.2012, IV D 2 - S 7287 - a/09/10004
Mehr Infos finden Sie unter: www.artevana.de (Steuerberatung in Berlin)

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