Lösung in nur vier Monaten implementiert
Die in nur vier Monaten umgesetzte Lösung deckt den gesamten Workflow für die rund 120’000 jährlichen Kreditorenrechnungen ab. Dies beinhaltet die Rechnungs-Erfassung, die Validierung und Freigabe bis hin zur Zahlung und revisionssicheren digitalen Archivierung. Die realisierte Lösung basiert auf den Technologien AnyDoc (Scanning und Schrifterkennung), Basware (Workflows) und Windream (Archiv). Über eine Schnittstelle bezieht die Lösung Daten wie Lieferantenadressen, Kontenpläne und Kostenstellen direkt aus der bestehenden Immobilien-Software REM. Neue Rechnungen können so bereits beim Einscannen an den beiden vor Ort installierten Scan-Stationen vom System verifiziert und automatisch mit weiteren Informationen ergänzt werden.
Flexibel definierbare Workflows
Die erfassten Rechnungen werden elektronisch, basierend auf vordefinierten Workflow-Regeln, an einen oder mehrere Empfänger versendet. Das Regelwerk löst auch Konfliktsituationen. So werden beispielsweise Abwesenheiten von einzelnen Personen erkannt und deren Stellvertreter automatisch in den Workflow einbezogen. Auch lassen sich einfach Kontrollen bezüglich Zahlungsfristen, Buchungsperioden, Einhaltung des Vieraugenprinzips oder Rechnungsbeträgen einrichten. Für die Prüfung, Genehmigung und Kontierung der Rechnungen benutzen die Mitarbeitenden eine übersichtliche Webapplikation. Die bearbeiteten Rechnungen werden anschliessend zu REM transferiert, dort verbucht, bezahlt und dann zusammen mit dem Umlaufprotokoll und allfälligen Anhängen revisionssicher in der Archiv-Lösung Windream abgelegt.
Kosten- und Zeiteinsparungen
Mit der neuen Lösung spart die Bilfinger Real Estate AG Zeit und Kosten im Kreditorenwesen. Der direkte Abgleich mit den Stammdaten der bestehenden Immobilien-Software REM und die exakt definierten Workflows ermöglichen schnellere, effizientere und sicherere Prozesse. Dank der elektronischen Ablage sind sämtliche Rechnungsbelege schnell verfügbar und müssen nicht mehr in Ordnern gesucht werden. Fehler bei der Zuordnung von Kosten und in der Ablage werden durch die neue AVK-Lösung („Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen“) zuverlässig vermieden.
Case Study: Bilfinger Real Estate automatisiert ihre Rechnungsverarbeitung
Case Study: Bilfinger Real Estate automates it's invoice processing
Études de cas: Bilfinger Real Estate automatise le traitement de ses factures
Die in nur vier Monaten umgesetzte Lösung deckt den gesamten Workflow für die rund 120’000 jährlichen Kreditorenrechnungen ab. Dies beinhaltet die Rechnungs-Erfassung, die Validierung und Freigabe bis hin zur Zahlung und revisionssicheren digitalen Archivierung. Die realisierte Lösung basiert auf den Technologien AnyDoc (Scanning und Schrifterkennung), Basware (Workflows) und Windream (Archiv). Über eine Schnittstelle bezieht die Lösung Daten wie Lieferantenadressen, Kontenpläne und Kostenstellen direkt aus der bestehenden Immobilien-Software REM. Neue Rechnungen können so bereits beim Einscannen an den beiden vor Ort installierten Scan-Stationen vom System verifiziert und automatisch mit weiteren Informationen ergänzt werden.
Flexibel definierbare Workflows
Die erfassten Rechnungen werden elektronisch, basierend auf vordefinierten Workflow-Regeln, an einen oder mehrere Empfänger versendet. Das Regelwerk löst auch Konfliktsituationen. So werden beispielsweise Abwesenheiten von einzelnen Personen erkannt und deren Stellvertreter automatisch in den Workflow einbezogen. Auch lassen sich einfach Kontrollen bezüglich Zahlungsfristen, Buchungsperioden, Einhaltung des Vieraugenprinzips oder Rechnungsbeträgen einrichten. Für die Prüfung, Genehmigung und Kontierung der Rechnungen benutzen die Mitarbeitenden eine übersichtliche Webapplikation. Die bearbeiteten Rechnungen werden anschliessend zu REM transferiert, dort verbucht, bezahlt und dann zusammen mit dem Umlaufprotokoll und allfälligen Anhängen revisionssicher in der Archiv-Lösung Windream abgelegt.
Kosten- und Zeiteinsparungen
Mit der neuen Lösung spart die Bilfinger Real Estate AG Zeit und Kosten im Kreditorenwesen. Der direkte Abgleich mit den Stammdaten der bestehenden Immobilien-Software REM und die exakt definierten Workflows ermöglichen schnellere, effizientere und sicherere Prozesse. Dank der elektronischen Ablage sind sämtliche Rechnungsbelege schnell verfügbar und müssen nicht mehr in Ordnern gesucht werden. Fehler bei der Zuordnung von Kosten und in der Ablage werden durch die neue AVK-Lösung („Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen“) zuverlässig vermieden.
Case Study: Bilfinger Real Estate automatisiert ihre Rechnungsverarbeitung
Case Study: Bilfinger Real Estate automates it's invoice processing
Études de cas: Bilfinger Real Estate automatise le traitement de ses factures
