Die bei der Umstellung auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung im Jahr 2013 erzielten Verbesserungen gaben bei Burkhalter den Ausschlag für das Projekt «Elektronische Personaldossiers». Arcplace erarbeitete eine Lösung auf der Basis des bereits für die Rechnungsarchivierung eingesetzten DMS-Systems Kendox InfoShare. Die Papier-Personaldossiers wurden durch Mitarbeitende gescannt und unter Beibehaltung der thematischen Gliederung an Kendox InfoShare übergeben. Die Lösung ist so konfiguriert, dass Personal-Stammdaten direkt aus dem HR-Management-System Xpert.HRM bezogen werden können und fügt sich nahtlos in die bestehende Office-Umgebung ein. Korrespondenz in E-Mails kann direkt aus Outlook heraus ins Personaldossier übernommen werden. Word-, Excel- und PDF-Dateien werden mit wenigen Mausklicks in die elektronischen Personaldossiers eingefügt.
Messbar effizientere Prozesse in der Personaladministration
Die elektronischen Dossiers führen zu messbar effizienteren Prozessen in der Personaladministration. Susanne Fischer, bei der Burkhalter Management AG verantwortlich für das Projekt: «Informationen werden über die Volltextsuche von Kendox sehr schnell aufgefunden. Autorisierte Benutzer greifen heute orts- und zeitunabhängig über verschiedene Endgeräte auf Personalinformationen zu. Die entsprechenden Zugriffsberechtigungen lassen sich präzise in Kendox definieren.» Die Lösung von Arcplace umfasst auch eine Archivierung, die strenge Compliance-Anforderungen erfüllt, da Einblicke und Änderungen lückenlos protokolliert werden. Der implementierte «Single-Sign-On» und die einfache Drag & Drop-Bedienung erhöhen den Benutzerkomfort. Burkhalter hat bereits entschieden, den Funktionsumfang von Kendox zu erweitern. Teilprozesse für das Bewilligen von Absenzen oder die Einsicht in Wochenrapporte oder Lohnabrechnungen werden künftig ebenfalls in Kendox abgebildet.
Messbar effizientere Prozesse in der Personaladministration
Die elektronischen Dossiers führen zu messbar effizienteren Prozessen in der Personaladministration. Susanne Fischer, bei der Burkhalter Management AG verantwortlich für das Projekt: «Informationen werden über die Volltextsuche von Kendox sehr schnell aufgefunden. Autorisierte Benutzer greifen heute orts- und zeitunabhängig über verschiedene Endgeräte auf Personalinformationen zu. Die entsprechenden Zugriffsberechtigungen lassen sich präzise in Kendox definieren.» Die Lösung von Arcplace umfasst auch eine Archivierung, die strenge Compliance-Anforderungen erfüllt, da Einblicke und Änderungen lückenlos protokolliert werden. Der implementierte «Single-Sign-On» und die einfache Drag & Drop-Bedienung erhöhen den Benutzerkomfort. Burkhalter hat bereits entschieden, den Funktionsumfang von Kendox zu erweitern. Teilprozesse für das Bewilligen von Absenzen oder die Einsicht in Wochenrapporte oder Lohnabrechnungen werden künftig ebenfalls in Kendox abgebildet.
