Bau- und Industriezulieferer Debrunner Koenig digitalisiert Personaldossiers mit Arcplace

Arcplace hat für das Schweizer Grosshandelsunternehmen Debrunner Koenig Gruppe gegen 2'500 papierbasierte Personaldossiers digitalisiert / Das Scanning erfolgte direkt beim Kunden durch die Spezialisten von Arcplace

Debrunner Koenig Gruppe digitalisiert Personaldossiers mit Arcplace (PresseBox) ( Zürich, )
Die Debrunner Koenig Gruppe ist ein kompetenter B2B-Handelspartner und Dienstleister für Bau, Gewerbe und Industrie und besteht aus den drei Geschäftsbereichen «Bewehrungen», «Multi Metal» und «Technische Produkte». Der Bereich Human Resources des Unternehmens wird zentral von der Debrunner Koenig Management AG (DKM), der Dienstleistungsgesellschaft der Debrunner Koenig Gruppe betreut. DKM suchte nach einem Lösungspartner, um die rund 2’500 zentral am Hauptsitz abgelegten Papier-Personaldossiers zu digitalisieren und via HR-System Abacus für die HR-Mitarbeitenden in den Filialen zugänglich zu machen.

Hochleistungs-Scanning vor Ort durch Team von Arcplace

Aufgrund von Referenzen entschied sich DKM für Arcplace als Scanning-Partner. Gemeinsam wurde im Vorfeld die Struktur der digitalen Personaldossiers definiert, wobei die grosse Expertise von Arcplace voll zum Tragen kam. Das Scanning erfolgte bei DKM in St. Gallen durch ein erfahrenes mehrsprachiges Team von Arcplace auf einer temporär installierten Infrastruktur. Die Dossiers wurden gestaffelt und abgestimmt auf die laufenden Personalgeschäfte verarbeitet. Der Prozess umfasste die Bereinigung der Dossiers gemäss klar definierter Vorgaben, das Sortieren und Zuordnen der Dokumente, das Scanning, die Indexierung sowie die Endkontrolle. Die elektronischen Dateien wurden anschliessend so übergeben, dass sie problemlos in Abacus transferiert werden konnten.

Dossiers sind jetzt digital in der ganzen Gruppe verfügbar

Dank dem erfolgreich und im gesteckten Termin- und Kostenrahmen durchgeführten Digitalisierungsprojekt stehen die Personaldossiers den HR-Mitarbeitenden in der ganzen Gruppe elektronisch im HR-System Abacus zur Verfügung. Dadurch konnten die HR-Prozesse bei Debrunner markant beschleunigt werden. Der ganzheitliche Scanning-Service von Arcplace stellte sicher, dass die sensiblen Personalinformationen im Haus bleiben und auch während der Verarbeitung verfügbar waren. Durch den Wegfall der Papierablage wurde im Hauptsitz zudem wertvoller Büroplatz frei. Matthias Züllig, Leiter Human Resources Debrunner Koenig Gruppe, lobt die Zusammenarbeit mit Arcplace: «Das Projekt verlief von A bis Z hoch professionell. Arcplace konnte uns aufgrund der vorhandenen Expertise wertvolle Inputs zur Struktur der digitalen Dossiers und zur Organisation des gesamten Digitalisierungsprozesses liefern. Wir sind sehr zufrieden.»
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