Fotografieren, schreiben, Grafiken gestalten - die Tätigkeiten des Berliner Redaktionsbüros red2pro sind vielfältig und kreativ. Die Buchhaltung fällt dagegen an Attraktivität deutlich ab und kostet wertvolle Zeit. red2pro setzt daher jetzt auf archivwerk und auf die Software "Billomat", um die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen schlanker zu gestalten. Gleichzeitig wird durch die digitale Archivierung der Austausch von Daten mit dem Steuerberater erleichtert.
Das Redaktionsbüro übernimmt für seine Kunden umfassende Aufgaben in Bereichen wie Werbung, Grafik und Öffentlichkeitsarbeit. Das Spektrum reicht von der Betreuung von Internetseiten über fotojournalistische Tätigkeiten bis zum Erstellen von Druckerzeugnissen - inklusive Layout, Design und dem Erstellen der Druckvorstufen. Die Branchen der Kunden sind breit gestreut, allerdings liegt ein besonderer Schwerpunkt auf Sporteinrichtungen.
Bearbeitung von überall möglich durch Nutzung der "Cloud"
Mobilität und Geschwindigkeit sind in dem Geschäft natürliche Verbündete, während Aktenordner, starre Bürozeiten und langwierige manuelle Verwaltungsprozesse eher hinderlich sind. Redaktionsleiter Claudio Gärtner verfolgt daher das Ziel des "papierreduzierten Büros". Als ein Feld mit relativ schnell zu erschließendem Optimierungspotenzial hat er dabei zunächst die Rechnungen ins Auge gefasst.
"Wir haben uns verschiedene Rechnungslösungen angeguckt und sind dann bei archivwerk und Billomat gelandet", erklärt Gärtner. Billomat vereinfacht den gesamten Prozess der Rechnungsstellung, weil alle grundlegenden Informationen und Vorlagen hinterlegt werden können und jeweils nur noch die aktuellen Daten ergänzt werden müssen. Ein wesentlicher Vorteil ist dabei laut Gärtner, dass der Vorgang über die "Cloud" - also in einem externen Rechenzentrum - abgewickelt wird. Die meisten vergleichbaren Produkte müssten dagegen auf der lokalen Festplatte installiert werden und erforderten dadurch zusätzlichen Aufwand für die Datenarchivierung und -sicherung.
Direkter Zugang für den Steuerberater
Darüber hinaus sei mit archivwerk und Billomat die Präsenz vor Ort im Büro nicht notwendig. "Man muss, wenn man eine Rechnung erstellt, nicht an den physischen Rechner ran", so Gärtner. Besonders interessant sei, dass Abonnementrechnungen mit Billomat sogar komplett automatisiert erstellt und versandt werden können. "Bei einer lokalen Lösung muss man im neuen Monat alle Rechnungen wieder neu erstellen", erklärt Gärtner. "Das bindet Zeit."
Auch in weiteren Verarbeitungsschritten verzeichnet red2pro nun weniger Aufwand. Zum einen ist die Mitarbeiterin, die sich um die Buchhaltung kümmert, durch die Online-Lösung nicht mehr an spezielle Bürozeiten gebunden. Zum anderen hat auch der Steuerberater einen Zugriff auf das digitale Archiv erhalten. Neben den Ausgangsrechnungen, die ohnehin digitalisiert vorliegen, speichert das Redaktionsbüro dafür inzwischen auch alle anderen Belege in elektronischer Form und hinterlegt sie bei archivwerk. Der Steuerberater erhält nicht mehr klobige Ordner geliefert, sondern muss nur noch die Kontoauszüge zugeschickt bekommen.
Datensicherheit gewährleistet
Vor der Entscheidung für die digitale Archivierung hat Gärtner noch das Thema Datensicherheit geprüft. "Als Unternehmer hat man ja immer erst mal leichte Bauchschmerzen, wenn man betriebsempfindliche Daten herausgibt", sagt er. Ein großer Vorteil bei archivwerk sei, dass es sich um ein deutsches Unternehmen handele und die Daten auch hier gespeichert werden. Bei Rechenzentren außerhalb der EU sei die Rechtslage deutlich schwieriger.
Die Zusammenarbeit mit archivwerk ist unterdessen gut gestartet und wird weiter ausgebaut - nach und nach werden weitere Funktionalitäten hinzugefügt, um zusätzliche Effizienzpotenziale bei der Datenarchivierung zu erschließen. "Ich stehe im regen Kontakt mit archivwerk", berichtet Gärtner. "Das ist eine sehr konstruktive Zusammenarbeit."
Weitere Informationen:
www.archivwerk.com www.red2pro.net
Das Redaktionsbüro übernimmt für seine Kunden umfassende Aufgaben in Bereichen wie Werbung, Grafik und Öffentlichkeitsarbeit. Das Spektrum reicht von der Betreuung von Internetseiten über fotojournalistische Tätigkeiten bis zum Erstellen von Druckerzeugnissen - inklusive Layout, Design und dem Erstellen der Druckvorstufen. Die Branchen der Kunden sind breit gestreut, allerdings liegt ein besonderer Schwerpunkt auf Sporteinrichtungen.
Bearbeitung von überall möglich durch Nutzung der "Cloud"
Mobilität und Geschwindigkeit sind in dem Geschäft natürliche Verbündete, während Aktenordner, starre Bürozeiten und langwierige manuelle Verwaltungsprozesse eher hinderlich sind. Redaktionsleiter Claudio Gärtner verfolgt daher das Ziel des "papierreduzierten Büros". Als ein Feld mit relativ schnell zu erschließendem Optimierungspotenzial hat er dabei zunächst die Rechnungen ins Auge gefasst.
"Wir haben uns verschiedene Rechnungslösungen angeguckt und sind dann bei archivwerk und Billomat gelandet", erklärt Gärtner. Billomat vereinfacht den gesamten Prozess der Rechnungsstellung, weil alle grundlegenden Informationen und Vorlagen hinterlegt werden können und jeweils nur noch die aktuellen Daten ergänzt werden müssen. Ein wesentlicher Vorteil ist dabei laut Gärtner, dass der Vorgang über die "Cloud" - also in einem externen Rechenzentrum - abgewickelt wird. Die meisten vergleichbaren Produkte müssten dagegen auf der lokalen Festplatte installiert werden und erforderten dadurch zusätzlichen Aufwand für die Datenarchivierung und -sicherung.
Direkter Zugang für den Steuerberater
Darüber hinaus sei mit archivwerk und Billomat die Präsenz vor Ort im Büro nicht notwendig. "Man muss, wenn man eine Rechnung erstellt, nicht an den physischen Rechner ran", so Gärtner. Besonders interessant sei, dass Abonnementrechnungen mit Billomat sogar komplett automatisiert erstellt und versandt werden können. "Bei einer lokalen Lösung muss man im neuen Monat alle Rechnungen wieder neu erstellen", erklärt Gärtner. "Das bindet Zeit."
Auch in weiteren Verarbeitungsschritten verzeichnet red2pro nun weniger Aufwand. Zum einen ist die Mitarbeiterin, die sich um die Buchhaltung kümmert, durch die Online-Lösung nicht mehr an spezielle Bürozeiten gebunden. Zum anderen hat auch der Steuerberater einen Zugriff auf das digitale Archiv erhalten. Neben den Ausgangsrechnungen, die ohnehin digitalisiert vorliegen, speichert das Redaktionsbüro dafür inzwischen auch alle anderen Belege in elektronischer Form und hinterlegt sie bei archivwerk. Der Steuerberater erhält nicht mehr klobige Ordner geliefert, sondern muss nur noch die Kontoauszüge zugeschickt bekommen.
Datensicherheit gewährleistet
Vor der Entscheidung für die digitale Archivierung hat Gärtner noch das Thema Datensicherheit geprüft. "Als Unternehmer hat man ja immer erst mal leichte Bauchschmerzen, wenn man betriebsempfindliche Daten herausgibt", sagt er. Ein großer Vorteil bei archivwerk sei, dass es sich um ein deutsches Unternehmen handele und die Daten auch hier gespeichert werden. Bei Rechenzentren außerhalb der EU sei die Rechtslage deutlich schwieriger.
Die Zusammenarbeit mit archivwerk ist unterdessen gut gestartet und wird weiter ausgebaut - nach und nach werden weitere Funktionalitäten hinzugefügt, um zusätzliche Effizienzpotenziale bei der Datenarchivierung zu erschließen. "Ich stehe im regen Kontakt mit archivwerk", berichtet Gärtner. "Das ist eine sehr konstruktive Zusammenarbeit."
Weitere Informationen:
www.archivwerk.com www.red2pro.net
