Veränderte Rahmenparameter im Barzahlungsverkehr stellen Kreditinstitute vor immer neue Herausforderungen. Die Deutsche Bundesbank akzeptiert seit Januar 2011 Münzgeld nur noch in standardisierter Form. Ein Best Practice-Ansatz in der Taunus Sparkasse zeigt aussichtsreiche Lösungswege.
Institute, die die neue Regelung umsetzen müssen, haben schnell einen hohen Mehraufwand. Annahme und Abgabe von Münzgeld jenseits der Normcontainer sind mit teilweise hohen Kosten verbunden. Eine so weitreichende Veränderung innerhalb des Bargeldkreislaufs zieht letztlich nicht nur erhebliche Konsequenzen für die Wirtschaftlichkeit und Effizienz der Kreditinstitute nach sich. Auch Werttransporteure bangen um ihre Margen. Dennoch zeigt der Blick in die Praxis, dass eine effiziente Gestaltung der Bargeldkreisläufe möglich ist. Immerhin haben Finanzinstitute in der Regel Münzgeld im Überfluss und auf Handelsseite wird selbiges dringend benötigt.
In der Taunus Sparkasse etwa dient ein Münzgeldpool dazu, den Bedarf auf der einen Seite zu decken und auf der anderen Seite die „Entsorgungskosten“ signifikant zu reduzieren. Selbst unter Beachtung sicherheitsrelevanter Aspekte ist dieser praxisorientierte Lösungsansatz eine wirkliche Alternative. Würde man den Verfahrensweisen der Deutschen Bundesbank zur Münzgeldabpackung folgen, wären die Kosten um ein Vielfaches höher.
Bargeldversorgung und -entsorgung bleibt Herausforderung
Die Taunus Sparkasse mit Sitz in Bad Homburg setzt dabei auf Qualität und Effizienz im Barzahlungsverkehr. Mit 48 personenbesetzten und 23 Service-Geschäftsstellen präsentiert sie sich in einem Umfeld mit hoher Bankendichte. Die Sparkasse hat einen hohen täglichen Bearbeitungs- und Abstimmungsaufwand. Nicht nur für die Fachexperten im Institut selbst, sondern auch für den Wertdienstleister, der das gesamte Geschäftsgebiet bearbeitet und anfährt, liegt in der Bargeldversorgung und -entsorgung der 71 Geschäftsstellen eine logistische Herausforderung.
In diesem ohnehin schon anspruchsvollen Umfeld kamen die neuen Rahmenbedingungen der Bundesbank denkbar ungelegen. Es erfolgte eine Restrukturierung mit erheblichen Veränderungen: Zum einen wurden die Konten der Wertdienstleister gekündigt, zum anderen mussten Normcontainer für Münzgeld angeschafft werden. Um den daraus resultierenden zusätzlichen Kosten entgegenzuwirken, hat die Taunus Sparkasse ihre Bargeldstrategie neu ausgerichtet und vorhandene Prozesse unter die Lupe genommen.
Neue Rahmenbedingungen erfordern neue Lösungen
Gemeinsam mit den Experten für Cash Cycle Optimierung, der Leipziger Firma Alvara, wurde eine Neuorientierung geplant und umgesetzt. Die Geschäftsbeziehung zum bisherigen Wertdienstleister (WDL), der IWS Industrie- Werkschutz GmbH Aschaffenburg, bleibt auch im neuen Konzept aufgrund der erfolgreichen Zusammenarbeit unberührt. Aus den neuen Herausforderungen für Banken, Sparkassen und WDL wurde ein neues, innovatives Geschäftsmodell entwickelt.
Münzgeldumverteilung auf direktem Weg
Das hohe Münzgeldaufkommen in den Sparkassen-Geschäftsstellen reichte dennoch nicht aus, um den von der Bundesbank geforderten Münzgeldcontainer optimal nutzen zu können. Andererseits verfügte der Wertdienstleister über die technische Ausrüstung zur benötigten Versorgung seiner Handelskunden mit Wechselgeld. Ihm fehlten wiederum die Münzen. Logische und zielführende Konsequenz: Das Münzgeld durch den WDL von den Kreditinstituten direkt zu den Handelsunternehmen bringen zu lassen. Das Verfahren musste hierbei so organisert werden, dass die Taunus Sparkasse als Poolbank nicht gegen die Anforderungen an ausgelagerte Prozesse gemäß § 25a KWG verstößt. Neben der Prozessoptimierung und der Kostenersparnis im Bereich Münzgeld sollte für die Sparkasse durch die Bereitstellung der Gelder sowie das An- und Verkaufen der Münzrollen zusätzlich ein neues Ertragsfeld entstehen.
Als Revisions- und Steuerungs-Software integriert
Seit März 2011 wird die Alvara ICC-Plattform zur Steuerung von Bargeld und Wertdienstleistern zudem als Revisions- und Steuerungs-Software eingesetzt. Dafür sprachen nach einer Prüfung unter anderem:
• die revisions- und versicherungskonforme Darstellung aller Bargeldprozesse
• das Erschließen neuer Potenziale durch eine umfassende Automatisierung von Prozessen.
Auch die selbsterklärende und prozessorientierte Arbeitsweise der Lösung war von Vorteil. Das Webbasierte Tool mit OPDV-Zertifizierung ist für die Taunus Sparkasse mehrwertig, zugleich entfallen Zusatzkosten.
Bargeldeffizienz mit IT-Unterstützung
Die Web-basierte Plattform unterstützt verschiedene Prozesse (s. Abb. 1): von der Direkteinzahlung bei der Deutschen Bundesbank durch Filialen mit Hauptkasse bis hin zur Verarbeitung von Filialerlösen und Automatengeldern durch einen professionellen Wertdienstleister. Modular aufgebaut, profitieren Anwender von der großen Flexibilität sowie einer schnellen, sicheren und automatisierten Bearbeitung.
Die Taunus Sparkasse hat ihre Wirtschaftlichkeit im Barzahlungsverkehr spürbar steigern können. Im September 2011 wurden fünf Geschäftsstellen im Echtbetrieb freigeschaltet. Aufgrund der positiven Erfahrungen im ersten Projektabschnitt wurde entschieden, weitere Geschäftsstellen zu integrieren.
Da die ersten Sparkassenmitarbeiter sich sehr schnell mit der Arbeitsweise des Systems vertraut machen konnten, gelang die weitere Inbetriebnahme anhand von gelieferten Schulungsunterlagen selbstständig. Ein großer Erfolg für die Taunus Sparkasse, die so unter anderem die Aufgabe „CashEDI“ deutlich früher als gefordert erfüllen konnte.
Münzgeldpool als Erfolgsmodell
Die Einführung des Münzgeldpools hat sich bewährt. Umliegende Sparkassen und Handelskunden des Wertdienstleisters haben sich dem Geschäftskonzept angeschlossen und konnten als Neukunden gewonnen werden. Die Taunus Sparkasse verarbeitet heute neben ihren eigenen Münzen auch das Kleingeld anderer Institute und erwirtschaftet damit sogar Erträge im Bargeldverkehr.
Alle Münzgeldbestellungen stehen der Sparkasse täglich zur Verfügung. Diese prüft, ob der Gegenwert auf ihrem Konto bereitgestellt wurde und gibt die Bestellungen frei. Im Anschluss gehen die freigegebenen Geldbestellungen zum Wertdienstleister, der sie sukzessive abarbeitet (nicht freigegebene Geldbestellungen werden somit auch nicht bearbeitet).
Der WDL packt die gewünschten Mengen zusammen und liefert die Gelder an die Kunden aus. Die eingehenden Münzgelder werden ausgezählt und ebenfalls durch den Wertdienstleister bearbeitet. Die Zählergebnisse gelangen mit Hilfe der integrierten ICC-Lösung zu den Kunden. Dabei kann die Taunus Sparkasse bei Abweichungen jederzeit eingreifen: Der Münzgeldpool wird mit jeder ein- und ausgehenden Münze bzw. Rolle fortlaufend dokumentiert und im System dargestellt. In der Hauptkasse erfolgt zudem die Kontrolle der ausgelagerten Prozesse (Münzgeldpool beim WDL) gemäß den Anforderungen des § 25a KWG.
Zur Sicherung der geforderten Qualitätsstandards erfolgen regelmäßige Zusammenkünfte aller Beteiligten. Die Integration von Neuerungen und die Abstimmung neuer Anforderungen sowie Ideen gewährleisten, dass System und Prozesse jederzeit allen rechtlichen Anforderungen sowie einem hohen Maß an Effizienz entsprechen. Dazu gehört auch die automatische Bereitstellung aller Funktionserweiterungen durch Alvara mit Hilfe von Softwareupdates.
Fazit
Der praxisorientierte Lösungsansatz in der Taunus Sparkasse hat gezeigt, dass trotz sich verschärfender Rahmenbedingungen, eine effiziente Gestaltung des Cash-Kreislaufs möglich ist. Der An- und Verkauf von Münzgeldrollen hat die Kosten für den Barzahlungsverkehr nicht nur verringert, sondern trägt zusätzlich zum wirtschaftlichen Erfolg der Sparkasse bei.
Autoren
Sükrü Dikmenoglu ist verantwortlich für den MSO-Bargeldmanagement- und Service der Taunus Sparkasse in Bad Homburg v.d.H.
Bernd Hohlfeld ist Vorstandsvorsitzender der Alvara Cash Management Group AG in Leipzig.
Institute, die die neue Regelung umsetzen müssen, haben schnell einen hohen Mehraufwand. Annahme und Abgabe von Münzgeld jenseits der Normcontainer sind mit teilweise hohen Kosten verbunden. Eine so weitreichende Veränderung innerhalb des Bargeldkreislaufs zieht letztlich nicht nur erhebliche Konsequenzen für die Wirtschaftlichkeit und Effizienz der Kreditinstitute nach sich. Auch Werttransporteure bangen um ihre Margen. Dennoch zeigt der Blick in die Praxis, dass eine effiziente Gestaltung der Bargeldkreisläufe möglich ist. Immerhin haben Finanzinstitute in der Regel Münzgeld im Überfluss und auf Handelsseite wird selbiges dringend benötigt.
In der Taunus Sparkasse etwa dient ein Münzgeldpool dazu, den Bedarf auf der einen Seite zu decken und auf der anderen Seite die „Entsorgungskosten“ signifikant zu reduzieren. Selbst unter Beachtung sicherheitsrelevanter Aspekte ist dieser praxisorientierte Lösungsansatz eine wirkliche Alternative. Würde man den Verfahrensweisen der Deutschen Bundesbank zur Münzgeldabpackung folgen, wären die Kosten um ein Vielfaches höher.
Bargeldversorgung und -entsorgung bleibt Herausforderung
Die Taunus Sparkasse mit Sitz in Bad Homburg setzt dabei auf Qualität und Effizienz im Barzahlungsverkehr. Mit 48 personenbesetzten und 23 Service-Geschäftsstellen präsentiert sie sich in einem Umfeld mit hoher Bankendichte. Die Sparkasse hat einen hohen täglichen Bearbeitungs- und Abstimmungsaufwand. Nicht nur für die Fachexperten im Institut selbst, sondern auch für den Wertdienstleister, der das gesamte Geschäftsgebiet bearbeitet und anfährt, liegt in der Bargeldversorgung und -entsorgung der 71 Geschäftsstellen eine logistische Herausforderung.
In diesem ohnehin schon anspruchsvollen Umfeld kamen die neuen Rahmenbedingungen der Bundesbank denkbar ungelegen. Es erfolgte eine Restrukturierung mit erheblichen Veränderungen: Zum einen wurden die Konten der Wertdienstleister gekündigt, zum anderen mussten Normcontainer für Münzgeld angeschafft werden. Um den daraus resultierenden zusätzlichen Kosten entgegenzuwirken, hat die Taunus Sparkasse ihre Bargeldstrategie neu ausgerichtet und vorhandene Prozesse unter die Lupe genommen.
Neue Rahmenbedingungen erfordern neue Lösungen
Gemeinsam mit den Experten für Cash Cycle Optimierung, der Leipziger Firma Alvara, wurde eine Neuorientierung geplant und umgesetzt. Die Geschäftsbeziehung zum bisherigen Wertdienstleister (WDL), der IWS Industrie- Werkschutz GmbH Aschaffenburg, bleibt auch im neuen Konzept aufgrund der erfolgreichen Zusammenarbeit unberührt. Aus den neuen Herausforderungen für Banken, Sparkassen und WDL wurde ein neues, innovatives Geschäftsmodell entwickelt.
Münzgeldumverteilung auf direktem Weg
Das hohe Münzgeldaufkommen in den Sparkassen-Geschäftsstellen reichte dennoch nicht aus, um den von der Bundesbank geforderten Münzgeldcontainer optimal nutzen zu können. Andererseits verfügte der Wertdienstleister über die technische Ausrüstung zur benötigten Versorgung seiner Handelskunden mit Wechselgeld. Ihm fehlten wiederum die Münzen. Logische und zielführende Konsequenz: Das Münzgeld durch den WDL von den Kreditinstituten direkt zu den Handelsunternehmen bringen zu lassen. Das Verfahren musste hierbei so organisert werden, dass die Taunus Sparkasse als Poolbank nicht gegen die Anforderungen an ausgelagerte Prozesse gemäß § 25a KWG verstößt. Neben der Prozessoptimierung und der Kostenersparnis im Bereich Münzgeld sollte für die Sparkasse durch die Bereitstellung der Gelder sowie das An- und Verkaufen der Münzrollen zusätzlich ein neues Ertragsfeld entstehen.
Als Revisions- und Steuerungs-Software integriert
Seit März 2011 wird die Alvara ICC-Plattform zur Steuerung von Bargeld und Wertdienstleistern zudem als Revisions- und Steuerungs-Software eingesetzt. Dafür sprachen nach einer Prüfung unter anderem:
• die revisions- und versicherungskonforme Darstellung aller Bargeldprozesse
• das Erschließen neuer Potenziale durch eine umfassende Automatisierung von Prozessen.
Auch die selbsterklärende und prozessorientierte Arbeitsweise der Lösung war von Vorteil. Das Webbasierte Tool mit OPDV-Zertifizierung ist für die Taunus Sparkasse mehrwertig, zugleich entfallen Zusatzkosten.
Bargeldeffizienz mit IT-Unterstützung
Die Web-basierte Plattform unterstützt verschiedene Prozesse (s. Abb. 1): von der Direkteinzahlung bei der Deutschen Bundesbank durch Filialen mit Hauptkasse bis hin zur Verarbeitung von Filialerlösen und Automatengeldern durch einen professionellen Wertdienstleister. Modular aufgebaut, profitieren Anwender von der großen Flexibilität sowie einer schnellen, sicheren und automatisierten Bearbeitung.
Die Taunus Sparkasse hat ihre Wirtschaftlichkeit im Barzahlungsverkehr spürbar steigern können. Im September 2011 wurden fünf Geschäftsstellen im Echtbetrieb freigeschaltet. Aufgrund der positiven Erfahrungen im ersten Projektabschnitt wurde entschieden, weitere Geschäftsstellen zu integrieren.
Da die ersten Sparkassenmitarbeiter sich sehr schnell mit der Arbeitsweise des Systems vertraut machen konnten, gelang die weitere Inbetriebnahme anhand von gelieferten Schulungsunterlagen selbstständig. Ein großer Erfolg für die Taunus Sparkasse, die so unter anderem die Aufgabe „CashEDI“ deutlich früher als gefordert erfüllen konnte.
Münzgeldpool als Erfolgsmodell
Die Einführung des Münzgeldpools hat sich bewährt. Umliegende Sparkassen und Handelskunden des Wertdienstleisters haben sich dem Geschäftskonzept angeschlossen und konnten als Neukunden gewonnen werden. Die Taunus Sparkasse verarbeitet heute neben ihren eigenen Münzen auch das Kleingeld anderer Institute und erwirtschaftet damit sogar Erträge im Bargeldverkehr.
Alle Münzgeldbestellungen stehen der Sparkasse täglich zur Verfügung. Diese prüft, ob der Gegenwert auf ihrem Konto bereitgestellt wurde und gibt die Bestellungen frei. Im Anschluss gehen die freigegebenen Geldbestellungen zum Wertdienstleister, der sie sukzessive abarbeitet (nicht freigegebene Geldbestellungen werden somit auch nicht bearbeitet).
Der WDL packt die gewünschten Mengen zusammen und liefert die Gelder an die Kunden aus. Die eingehenden Münzgelder werden ausgezählt und ebenfalls durch den Wertdienstleister bearbeitet. Die Zählergebnisse gelangen mit Hilfe der integrierten ICC-Lösung zu den Kunden. Dabei kann die Taunus Sparkasse bei Abweichungen jederzeit eingreifen: Der Münzgeldpool wird mit jeder ein- und ausgehenden Münze bzw. Rolle fortlaufend dokumentiert und im System dargestellt. In der Hauptkasse erfolgt zudem die Kontrolle der ausgelagerten Prozesse (Münzgeldpool beim WDL) gemäß den Anforderungen des § 25a KWG.
Zur Sicherung der geforderten Qualitätsstandards erfolgen regelmäßige Zusammenkünfte aller Beteiligten. Die Integration von Neuerungen und die Abstimmung neuer Anforderungen sowie Ideen gewährleisten, dass System und Prozesse jederzeit allen rechtlichen Anforderungen sowie einem hohen Maß an Effizienz entsprechen. Dazu gehört auch die automatische Bereitstellung aller Funktionserweiterungen durch Alvara mit Hilfe von Softwareupdates.
Fazit
Der praxisorientierte Lösungsansatz in der Taunus Sparkasse hat gezeigt, dass trotz sich verschärfender Rahmenbedingungen, eine effiziente Gestaltung des Cash-Kreislaufs möglich ist. Der An- und Verkauf von Münzgeldrollen hat die Kosten für den Barzahlungsverkehr nicht nur verringert, sondern trägt zusätzlich zum wirtschaftlichen Erfolg der Sparkasse bei.
Autoren
Sükrü Dikmenoglu ist verantwortlich für den MSO-Bargeldmanagement- und Service der Taunus Sparkasse in Bad Homburg v.d.H.
Bernd Hohlfeld ist Vorstandsvorsitzender der Alvara Cash Management Group AG in Leipzig.
