Mit ihrem Document Service Center bietet die Kölner ALOS GmbH umfassende Serviceleistungen zur Bearbeitung von Belegen, Mikrofilmen und Mikrofichen. Das Portfolio beinhaltet die Belegaufbereitung, die eigentliche Digitalisierung, Indizierung und Datenübergabe im vereinbarten Wunschformat. Ergänzend können die ALOS-Kunden auch Hosting-Leistungen für Daten und Dokumente nutzen. Als besondere Kompetenz nennt der Spezialist für Dokumenten-Management seinen Service im Bereich Mikrografie. Hier bietet ALOS Know-how und Technik für die Konvertierung von Rollfilmen, Planfilmen, wie Mikrofiches und Jackets sowie Filmdatenkarten in elektronische Formate. Möglich sind ebenso Hybridanwendungen mit Langzeitspeicherung auf Mikrofilm in den Rollfilmformaten 16 oder 35 mm. Die Outsourcing-Dienstleistungen des Document Service Centers von ALOS ergänzen das Portfolio des Systemhauses für Soft- und Hardware als Komplettanbieter. Im Document Service Center kommen modernste Hochleistungsscanner zum Einsatz sowie verschiedene Technologien zur Optimierung der gescannten Images. Zuverlässiges Personal mit fachlichem Know-how und Erfahrung stehen für eine hohe Termintreue und Qualitätsarbeit. Das Angebot richtet sich an Unternehmen, die die Investition in eigene Technologien sowie in deren Betrieb und Wartung sparen wollen. Auch lässt sich eigenes Personal entlasten, wenn die Tätigkeiten rund um die Dokumentenerfassung, -digitalisierung und -archivierung outgesourct werden. „Berücksichtigt man die Personalbindung für die Archivierung mit ihren Lohn- und Lohnnebenkosten sowie die Probleme für Vertretungen in Urlaubszeiten und Krankheitsfällen, steht unser Service weit im Plus“, betont Dieter Woeste, Geschäftsführer der ALOS GmbH.
Das Document Service Center kann sowohl für einmalige Projekte zur Digitalisierung beauftragt werden als auch für die Bearbeitung von kontinuierlichem Belegaufkommen. So kann ALOS beispielsweise einen Altbestand an Daten konvertieren oder aber auch den gesamten Posteingang eines Unternehmens täglich scannen und zu vereinbarten Zeiten regelmäßig elektronisch zur Verfügung stellen. „Die Digitalisierung von Datenbeständen ist für den Anwender häufig eine zeitliche und mengenmäßige Herausforderung. Durch unsere Ausstattung und Spezialisierung sind wir in der Lage, diese Aufgabe generell oder zeitlich begrenzt zur Abarbeitung bestimmter Mengen zuverlässig und kostentransparent zu übernehmen“, fasst Dieter Woeste zusammen.
Zu den personalintensiven Tätigkeiten im Bereich der Dokumentendigitalisierung gehört vor allem die Belegaufbereitung. Hier übernimmt ALOS eine datenschutzgerechte Abholung sowie das anschließende Entklammern und Glätten der Dokumente, Trennen von geklebten Unterlagen, Kopieren von Urkunden, gegebenenfalls Vorsortieren der Belege und vieles mehr. Die Digitalisierung erfolgt mit Hochleistungsscannern unter Einsatz von Bildoptimierungs-Technologien. Hier werden die Bilder optisch auf Qualität überprüft und im Rahmen des Image Processings Ränder beschnitten, Flecken entfernt und Images gerade gerückt. Bei der anschließenden Indizierung werden modernen Auslesetechniken verwendet und ausgelesene Daten auf Plausibilität und Vollständigkeit überprüft. Gegebenenfalls werden die Ergebnisse gegen Solldatenbanken abgeglichen.
In einer kompletten Formular- oder Freeform-Auslesung liegt durch eigenes technisches Know-how eine besondere Stärke der ALOS-Dienstleistung. Jegliche Art von Formularen wird automatisiert verarbeitet, bis hin zu Eingangsbelegen mit Kopf- und Positionsdaten. Im Document Service Center von ALOS werden konvertierte Dokumente und Daten dem Unternehmen wahlweise auf optischen Medien oder direkt per sicherer Online-Übertragung über Standleitung oder VPN in deren DMS- beziehungsweise Backend-Systeme übergeben.
Das Document Service Center kann sowohl für einmalige Projekte zur Digitalisierung beauftragt werden als auch für die Bearbeitung von kontinuierlichem Belegaufkommen. So kann ALOS beispielsweise einen Altbestand an Daten konvertieren oder aber auch den gesamten Posteingang eines Unternehmens täglich scannen und zu vereinbarten Zeiten regelmäßig elektronisch zur Verfügung stellen. „Die Digitalisierung von Datenbeständen ist für den Anwender häufig eine zeitliche und mengenmäßige Herausforderung. Durch unsere Ausstattung und Spezialisierung sind wir in der Lage, diese Aufgabe generell oder zeitlich begrenzt zur Abarbeitung bestimmter Mengen zuverlässig und kostentransparent zu übernehmen“, fasst Dieter Woeste zusammen.
Zu den personalintensiven Tätigkeiten im Bereich der Dokumentendigitalisierung gehört vor allem die Belegaufbereitung. Hier übernimmt ALOS eine datenschutzgerechte Abholung sowie das anschließende Entklammern und Glätten der Dokumente, Trennen von geklebten Unterlagen, Kopieren von Urkunden, gegebenenfalls Vorsortieren der Belege und vieles mehr. Die Digitalisierung erfolgt mit Hochleistungsscannern unter Einsatz von Bildoptimierungs-Technologien. Hier werden die Bilder optisch auf Qualität überprüft und im Rahmen des Image Processings Ränder beschnitten, Flecken entfernt und Images gerade gerückt. Bei der anschließenden Indizierung werden modernen Auslesetechniken verwendet und ausgelesene Daten auf Plausibilität und Vollständigkeit überprüft. Gegebenenfalls werden die Ergebnisse gegen Solldatenbanken abgeglichen.
In einer kompletten Formular- oder Freeform-Auslesung liegt durch eigenes technisches Know-how eine besondere Stärke der ALOS-Dienstleistung. Jegliche Art von Formularen wird automatisiert verarbeitet, bis hin zu Eingangsbelegen mit Kopf- und Positionsdaten. Im Document Service Center von ALOS werden konvertierte Dokumente und Daten dem Unternehmen wahlweise auf optischen Medien oder direkt per sicherer Online-Übertragung über Standleitung oder VPN in deren DMS- beziehungsweise Backend-Systeme übergeben.
