AnyDoc Invoice: Prozesse in der Rechnungsverarbeitung flexibel optimieren

Die automatische Rechnungsverarbeitung mit AnyDoc Invoice stellt die ALOS GmbH auf der diesjährigen DMS-Expo in Köln in den Mittelpunkt ihres Messeauftritts. Die Lösung ist mit einer Freiform-Technologie zur automatisierten Datenerfassung ausgestattet und verarbeitet zuverlässig alle unstrukturierten Rechnungsdokumente. Die Anwendung kommt dabei völlig ohne manuell anzulegende Formatvorlagen (Templates) aus. Ausgelesen werden sowohl die Kopfdaten einer Rechnung wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Rechnungssumme als auch die einzelnen Positionsdaten einer Rechnung. Durch die Mandantenfähigkeit der Lösung eignet sich AnyDoc Invoice für Unternehmen mit unterschiedlichsten organisatorischen Anforderungen im Rechnungswesen. So können beispielsweise gemischtes Beleggut oder die Eingangsrechnungen mehrerer Buchungskreise logisch zugeordnet und verarbeitet werden. Die Lösung ist darüber hinaus lernfähig: Durch die Nachbearbeitung von Rechnungen, deren Daten nicht komplett ausgelesen werden konnten, wird das System dynamisch trainiert. Auf diese Weise steigen die Erkennungsraten und die Produktivität der Anwendung kontinuierlich an. AnyDoc Invoice kann aufgrund seiner offenen Architektur mit beliebigen Workflow-, Archiv- und ERP-Systemen zusammen arbeiten. Vorhandene Daten, wie zum Beispiel aus dem Lieferantenstamm, Bestell- oder Personalwesen lassen sich zur automatischen Validierung heranziehen. Die Datenübergabe an die Zielsysteme übernimmt ein Manager, der über mehr als 15 zertifizierte Schnittstellen verfügt, unter anderem für das Dokumenten-Management-System DocuWare 5.0.

Vorteile bietet die flexible Lösung für alle Unternehmen, die ihre Rechnungen papierbasiert manuell erfassen. Mit AnyDoc Invoice können direkte und versteckte Erfassungskosten bis zu 75 Prozent reduziert werden. „Eine Anbindung der Rechnungsverarbeitung an ein ERP- oder sonstiges Stammdatensystem ist nicht zwingend erforderlich. Damit kann AnyDoc Invoice auch völlig unabhängig von Zielsystemen eingesetzt werden.“ So hebt Dieter Woeste, Geschäftsführer von ALOS, eine Besonderheit der Lösung hervor, die viele Wettbewerbsprodukte nicht aufweisen. Darüber hinaus lassen sich auch Formulartypen aller Art mit der Freiformerkennung verarbeiten, so dass ein Unternehmen AnyDoc Invoice für jede Anforderung in der Dokumentenerfassung einsetzen kann. Weiterhin können diese Dokumententypen gemischt erfasst, bearbeitet und klassifiziert werden.

AnyDoc Invoice basiert auf der Systemarchitektur von OCRforAnyDoc, eine Basisplattform des Herstellers AnyDoc Software. Diese Softwarebasis gewährleistet eine hohe Dokumenten- und Datensicherheit während der Verarbeitung. Die AnyDoc-Produkte wurden mehrfach ausgezeichnet, zuletzt von der AIIM-Organisation im Mai 2006. ALOS hat die Vertriebspartnerschaft in Deutschland und bietet rund um das Produkt den kompletten Service. Hierzu gehören Projektberatung, Konfigurationsentwicklung, Individualanpassungen zu Anbindungen von Zielsystemen sowie auch Workflowsoftware für die individuelle Rechnungsfreigabe.