„Optimierung, Kostenreduktion, Effizienzsteigerung und Fehlerquellenvermeidung“ – diese Schlagworte haben Einzug gehalten in den Geschäftsalltag. Im Zeitalter moderner Technologien sind bereits viele Geschäftsprozesse mit Hilfe von entsprechenden Software-Anwendungen optimiert worden. ERP-Systeme unterstützen und vereinfachen beispielsweise die Prozesskette vom Angebot über Auftrag und Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnungsstellung und der automatischen Verbuchung in der Finanzbuchhaltung. Soweit so gut. Doch wie verhält es sich im umgekehrten Fall – beim Rechnungseingang?
Wenn man die Prozesskette „Rechnungseingang“ einmal genauer unter die Lupe nimmt, wird man sehr schnell feststellen, dass auch im Zeitalter von elektronischen Rechnungen, die via XML oder Edifact versendet werden, nach wie vor in Europa rund 30 Milliarden Rechnungen pro Jahr in Papierform versendet werden. Die manuelle Bearbeitung in den Kreditorenbuchhaltungen der herkömmlichen papierbasierten Rechnung ist nach wie vor aufwendig und damit ineffizient, kostenintensiv. Der Medienbruch zwischen Papierbelegen und der Weiterverarbeitung im ERP-System verhindert schlicht und ergreifend einen Optimierungsprozess.
Komplette Basis-Lösung zur Rechnungseingangsbearbeitung
Die scanview® InvoiceFactory des DMS-Spezialisten Allgeier IT Solutions schließt den Kreis zwischen papierbasierten Eingangsrechnungen und der elektronischen Weiterverarbeitung. InvoiceFactory stellt als Modul zu dem DMS-System scanview eine komplette Basis-Lösung für die Rechnungseingangsbearbeitung dar und lässt sich mühelos in vorhandene ERP-Systeme oder auch hocheffiziente Capturing-Lösungen (wie z.B. die Lösungen des Allgeier-Partners AnyDoc) einbinden.
Eingangsrechnungen werden gescannt, sämtliche buchungsrelevanten Daten mittels OCR/ICR (Optical/Intelligent Character Recognition) erkannt. Die Daten werden in einem Validierungsprozess gegen bereitgestellte ERP-Stamm- und Bewegungdaten, wie z.B. Kreditorenstammdaten, Artikelstammdaten, Bestelldaten etc., abgeglichen. Bei einer zeitgleichen Ablage des Dokumentes in einem gesetzeskonformen Archiv durchläuft das nun digitalisierte Dokument anhand regelbasierter Workflows sämtliche Inhouse-Prozesse. In der Kreditorenbuchhaltung organisiert der scanview-Client die Eingangsrechnungen übersichtlich in digitalen Postkörben und erlaubt eine einfache Bearbeitung. Der Genehmigungsprozess erfolgt über eine Web-Anwendung, die allen Benutzern einfachen und schnellen Zugriff auf die für sie bestimmten Dokumente gewährt.
scanview InvoiceFactory ermöglicht eine freie Auswahl, zu welchem Zeitpunkt die Eingangsrechnung verbucht wird. Nach Validierung sämtlicher Daten aus dem ERP-System kann die Entscheidung getroffen werden, ob die Rechnung vor oder erst nach dem Anerkennungsprozess in der Finanzbuchhaltung automatisch verbucht wird. Wahlweise kann der Anerkennungsprozess auch automatisiert werden, wenn die Validierung der Daten aus dem ERP-System erfolgreich abgeschlossen wurde.
Erfolgreich im Einsatz
Vorbei also die Zeiten, in denen eine Rechnung tagelang von einem Schreibtisch zum anderen gewandert ist, bis sie endlich in der Kreditorenbuchhaltung verbucht werden konnte. Allgeier-Kunden wie die MTS-Group oder Lanxess bestätigen die Optimierungspotenziale der InvoiceFactory und konnten durch verkürzte Durchlaufzeiten enorme Skontovorteile erzielen. Die Prozessoptimierung hält nun auch Einzug in die Kreditorenbuchhaltungen – und schließt den Kreis.
Wenn man die Prozesskette „Rechnungseingang“ einmal genauer unter die Lupe nimmt, wird man sehr schnell feststellen, dass auch im Zeitalter von elektronischen Rechnungen, die via XML oder Edifact versendet werden, nach wie vor in Europa rund 30 Milliarden Rechnungen pro Jahr in Papierform versendet werden. Die manuelle Bearbeitung in den Kreditorenbuchhaltungen der herkömmlichen papierbasierten Rechnung ist nach wie vor aufwendig und damit ineffizient, kostenintensiv. Der Medienbruch zwischen Papierbelegen und der Weiterverarbeitung im ERP-System verhindert schlicht und ergreifend einen Optimierungsprozess.
Komplette Basis-Lösung zur Rechnungseingangsbearbeitung
Die scanview® InvoiceFactory des DMS-Spezialisten Allgeier IT Solutions schließt den Kreis zwischen papierbasierten Eingangsrechnungen und der elektronischen Weiterverarbeitung. InvoiceFactory stellt als Modul zu dem DMS-System scanview eine komplette Basis-Lösung für die Rechnungseingangsbearbeitung dar und lässt sich mühelos in vorhandene ERP-Systeme oder auch hocheffiziente Capturing-Lösungen (wie z.B. die Lösungen des Allgeier-Partners AnyDoc) einbinden.
Eingangsrechnungen werden gescannt, sämtliche buchungsrelevanten Daten mittels OCR/ICR (Optical/Intelligent Character Recognition) erkannt. Die Daten werden in einem Validierungsprozess gegen bereitgestellte ERP-Stamm- und Bewegungdaten, wie z.B. Kreditorenstammdaten, Artikelstammdaten, Bestelldaten etc., abgeglichen. Bei einer zeitgleichen Ablage des Dokumentes in einem gesetzeskonformen Archiv durchläuft das nun digitalisierte Dokument anhand regelbasierter Workflows sämtliche Inhouse-Prozesse. In der Kreditorenbuchhaltung organisiert der scanview-Client die Eingangsrechnungen übersichtlich in digitalen Postkörben und erlaubt eine einfache Bearbeitung. Der Genehmigungsprozess erfolgt über eine Web-Anwendung, die allen Benutzern einfachen und schnellen Zugriff auf die für sie bestimmten Dokumente gewährt.
scanview InvoiceFactory ermöglicht eine freie Auswahl, zu welchem Zeitpunkt die Eingangsrechnung verbucht wird. Nach Validierung sämtlicher Daten aus dem ERP-System kann die Entscheidung getroffen werden, ob die Rechnung vor oder erst nach dem Anerkennungsprozess in der Finanzbuchhaltung automatisch verbucht wird. Wahlweise kann der Anerkennungsprozess auch automatisiert werden, wenn die Validierung der Daten aus dem ERP-System erfolgreich abgeschlossen wurde.
Erfolgreich im Einsatz
Vorbei also die Zeiten, in denen eine Rechnung tagelang von einem Schreibtisch zum anderen gewandert ist, bis sie endlich in der Kreditorenbuchhaltung verbucht werden konnte. Allgeier-Kunden wie die MTS-Group oder Lanxess bestätigen die Optimierungspotenziale der InvoiceFactory und konnten durch verkürzte Durchlaufzeiten enorme Skontovorteile erzielen. Die Prozessoptimierung hält nun auch Einzug in die Kreditorenbuchhaltungen – und schließt den Kreis.
